Как подписывать документы при помощи смартфона из любой точки мира: Газпромбанк Автолизинг об опыте работы с КЭДО

Газпромбанк Автолизинг — специализированная лизинговая компания, входит в состав Группы Газпромбанк Лизинг. Компания оказывает услуги финансовой аренды автотранспорта для малого и среднего бизнеса. В числе предметов лизинга — легковые, коммерческие и грузовые автомобили, спецтехника, самоходные машины, автобусы и мототехника.

Цифры о компании:

• топ-3 сильнейших игрока рынка по объему нового бизнеса в сегменте «автотранспорт и спецтехника»;
  
• более 180 млрд рублей в портфеле лизинговых платежей;
  
• более 30 000 клиентов;
  
• более 80 представительств от Калининграда до Южно-Сахалинска;
  
• около 1900 сотрудников.
  

О переходе на кадровый электронный документооборот в компании задумались в 2020 году, когда начался эксперимент Минтруда. С помощью КЭДО в Газпромбанк Автолизинге хотели сократить бюджетные расходы на организацию кадрового делопроизводства. Также планировалось оптимизировать процессы КДП и решить проблему сложного взаимодействия с различными часовыми поясами.

На тот момент в компании работали около 600 сотрудников, а всеми документами занимались два работника КДП. Простые расчеты показали, что Газпромбанк Автолизинг тратит на все шаги по работе с кадровыми документами больше средств, чем будет стоить внедрение системы КЭДО. При классическом документообороте компания тратила ежегодно свыше 680 тысяч рублей. Экономия при внедрении КЭДО составила 44%, то есть около 280 тысяч.

Газпромбанк Автолизинг стал одним из последних участников эксперимента Минтруда и начал активный поиск подходящего провайдера. На тот момент компания уже сформировала бизнес-требования для реализации проекта.

Параллельно с подключением к эксперименту, компания оперативно нашла несколько компаний, предоставляющих услуги КЭДО. Финалиста из шорт-листа выбирали по четырем основным критериям:

• проверенный и надежный подрядчик, зарекомендовавший себя в других проектах компании ранее;
• оптимальная цена;
• подрядчик не связан с банковскими структурами, чтобы не вызывать конфликт интересов;
• поставщик решения может адаптировать его под бизнес-требования заказчика.

В итоге компания выбрала провайдера, который соответствовал всем критериям, а также предложил бесплатную интеграцию с 1С ЗУП. К сожалению, шаги по переходу на КЭДО проходили медленно, процесс оказался очень тяжелым. Подрядчик не смог выполнить взятые на себя обязательства, и в итоге поиск провайдера был возобновлен.

На тот момент сервисом HRlink уже пользовалась одна из компаний в группе Газпромбанка. За год проб и ошибок в организации поняли, чего еще хотят от КЭДО.

• Сервис должен быть максимально простым в использовании, с понятным и удобным интерфейсом, без КЭПов для сотрудников.
  
• Наличие мобильного приложения. Средний возраст работников Газпромбанк Автолизинга — 35 лет, многим удобно работать с системой через смартфон.
  
• Фиксированная стоимость. Закрепление цены при заключении договора — это очень удобно при планировании бюджета.

В итоге HRlink подошел Газпромбанк Автолизингу по всем пунктам, в том числе и дополнительным.

Внедрение HRlink заняло около месяца. За это время компания обозначила свои требования к решению, подписала договор, после чего завела карточки сотрудников и выпустила электронные подписи.

Персонал Газпромбанк Автолизинга позитивно воспринял взятый курс на инновации. Сегодня компания представлена более чем в 80-ти регионах России и во всех часовых зонах. КЭДО помог упростить для сотрудников все процессы: от согласования заявлений на отпуск до приема на работу.

Руководство и сотрудники компании Газпромбанк Автолизинга отмечают: переход на КЭДО не только ускорил внутренние процессы. Многие компании-партнеры также решили обмениваться с организацией документами в электронном виде.

Общие итоги внедрения кадрового электронного документооборота:

• на КЭДО перешли более 1800 сотрудников;
  
• расходы на кадровое делопроизводство сократились на 44%;
  
• работать с множеством регионов и с разными часовыми зонами стало намного удобнее;
  
• все документы можно легко подписать с телефона за пару минут.

В совместных планах Газпромбанк Автолизинга и HRlink — интеграция платформы для КЭДО с сервисом для организации командировок.