Как подписывать документы при помощи смартфона из любой точки мира: Газпромбанк Автолизинг об опыте работы с КЭДО

Опубликован: 21 июля 2023
Чтение: 15 минут
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
Автор статьи
Лера Романова
Копирайтер в HRlink
О клиенте
Газпромбанк Автолизинг — специализированная лизинговая компания, входит в состав Группы Газпромбанк Лизинг. Компания оказывает услуги финансовой аренды автотранспорта для малого и среднего бизнеса. В числе предметов лизинга — легковые, коммерческие и грузовые автомобили, спецтехника, самоходные машины, автобусы и мототехника.

Цифры о компании:

  • топ-3 сильнейших игрока рынка по объему нового бизнеса в сегменте «автотранспорт и спецтехника»;
  • более 180 млрд рублей в портфеле лизинговых платежей;
  • более 30 000 клиентов;
  • более 80 представительств от Калининграда до Южно-Сахалинска;
  • около 1900 сотрудников.
Почему приняли решение переходить на КЭДО
О переходе на кадровый электронный документооборот в компании задумались в 2020 году, когда начался эксперимент Минтруда. С помощью КЭДО в Газпромбанк Автолизинге хотели сократить бюджетные расходы на организацию кадрового делопроизводства. Также планировалось оптимизировать процессы КДП и решить проблему сложного взаимодействия с различными часовыми поясами.

На тот момент в компании работали около 600 сотрудников, а всеми документами занимались два работника КДП. Простые расчеты показали, что Газпромбанк Автолизинг тратит на все шаги по работе с кадровыми документами больше средств, чем будет стоить внедрение системы КЭДО. При классическом документообороте компания тратила ежегодно свыше 680 тысяч рублей. Экономия при внедрении КЭДО составила 44%, то есть около 280 тысяч.

Газпромбанк Автолизинг стал одним из последних участников эксперимента Минтруда и начал активный поиск подходящего провайдера. На тот момент компания уже сформировала бизнес-требования для реализации проекта.
Тоже хотите перейти на электронные документы, но не знаете с чего начать? На бесплатном воркшопе наши эксперты помогут оценить процессы в вашей компании и объяснят, как КЭДО поможет их упростить.
Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп
Узнайте как HRlink поможет именно вашему бизнесу
Как выбирали первого подрядчика и почему в итоге остановились на HRlink
Параллельно с подключением к эксперименту, компания оперативно нашла несколько компаний, предоставляющих услуги КЭДО. Финалиста из шорт-листа выбирали по четырем основным критериям:

  • проверенный и надежный подрядчик, зарекомендовавший себя в других проектах компании ранее;
  • оптимальная цена;
  • подрядчик не связан с банковскими структурами, чтобы не вызывать конфликт интересов;
  • поставщик решения может адаптировать его под бизнес-требования заказчика.
В итоге компания выбрала провайдера, который соответствовал всем критериям, а также предложил бесплатную интеграцию с 1С ЗУП. К сожалению, шаги по переходу на КЭДО проходили медленно, процесс оказался очень тяжелым. Подрядчик не смог выполнить взятые на себя обязательства, и в итоге поиск провайдера был возобновлен.

На тот момент сервисом HRlink уже пользовалась одна из компаний в группе Газпромбанка. За год проб и ошибок в организации поняли, чего еще хотят от КЭДО.

  • Сервис должен быть максимально простым в использовании, с понятным и удобным интерфейсом, без КЭПов для сотрудников.
  • Наличие мобильного приложения. Средний возраст работников Газпромбанк Автолизинга — 35 лет, многим удобно работать с системой через смартфон.
  • Фиксированная стоимость. Закрепление цены при заключении договора — это очень удобно при планировании бюджета.

В итоге HRlink подошел Газпромбанк Автолизингу по всем пунктам, в том числе и дополнительным.
Полезные материалы про HR и КЭДО
Telegram
Рассылка
Как проходил переход на HRlink
Внедрение HRlink заняло около месяца. За это время компания обозначила свои требования к решению, подписала договор, после чего завела карточки сотрудников и выпустила электронные подписи.

Персонал Газпромбанк Автолизинга позитивно воспринял взятый курс на инновации. Сегодня компания представлена более чем в 80-ти регионах России и во всех часовых зонах. КЭДО помог упростить для сотрудников все процессы: от согласования заявлений на отпуск до приема на работу.
Итоги перехода на КЭДО и планы на будущее
Руководство и сотрудники компании Газпромбанк Автолизинга отмечают: переход на КЭДО не только ускорил внутренние процессы. Многие компании-партнеры также решили обмениваться с организацией документами в электронном виде.

Общие итоги внедрения кадрового электронного документооборота:

  • на КЭДО перешли более 1800 сотрудников;
  • расходы на кадровое делопроизводство сократились на 44%;
  • работать с множеством регионов и с разными часовыми зонами стало намного удобнее;
  • все документы можно легко подписать с телефона за пару минут.

В совместных планах Газпромбанк Автолизинга и HRlink — интеграция платформы для КЭДО с сервисом для организации командировок.
Хотите пообщаться с теми, кто уже перешел на кадровый ЭДО? Запишитесь на бесплатную консультацию с экспертами HRlink, и мы организуем референс-встречу с нашим действующим клиентом.
Запись на бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Ещё в нашем блоге
Читайте также: