Что такое кадровое делопроизводство. Особенности профессии специалиста КДП

Все компании, у которых есть наёмный персонал, обязаны вести кадровое делопроизводство, или КДП. То есть заниматься организацией работы с документами сотрудников, опираясь на нормы трудового законодательства.

В статье определяем суть и задачи кадрового делопроизводства и рассказываем, как упростить жизнь специалисту КДП.

Кадровое делопроизводство — комплекс всех действий, связанных с документами персонала. КДП контролирует отношения организации и её сотрудников и гарантирует, что они соответствуют законодательным нормам. Кадровое делопроизводство можно считать эффективным, когда процессы с документами сотрудников проходят гладко. То есть работники быстро подписывают нужные бумаги, а отдел КДП быстро всё оформляет, проводит оплаты и предоставляет необходимые справки.

Сотрудники кадрового делопроизводства решают различные задач, например:

• оформляют трудовые отношения;
  
• составляют штатное расписание;
  
• ведут личные дела персонала;
  
• следят за графиком отпусков;
  
• оформляют и выдают справки.

ТК РФ предусматривает ряд документов, которые работодатель обязан разработать для КДП.

Условно их можно разделить на 2 большие группы:

1. Локальные нормативные акты, или ЛНА. С ними необходимо ознакомить всех сотрудников компании.
   
2. Документы по учёту кадров. Например, приказ о приёме на работу или трудовые книжки персонала.
   

Заниматься КДП должны все работодатели: и компании, и ИП. Решение о том, как именно наладить работу с кадровыми документами и кто будет ей заниматься, остаётся за компанией. Это может быть целый отдел или специальные сотрудники. Ещё компании имеют право поручить кадровый документооборот подрядчику на аутсорсе. Обычно решение зависит от количества сотрудников и бюджета организации.

Оптимизация процессов с помощью современных инструментов может упростить кадровое делопроизводство и избавить от рутины. Например, сбора данных для графика отпусков или выдачи справок. Ведь на каждое такое действие специалисту КДП нужно подготовить бумажный документ, согласовать его или лично напомнить сотруднику поставить подпись.

Упростить работу КДП может система кадрового электронного документооборота (КЭДО). С её помощью можно подписывать почти все кадровые документы онлайн, без личного присутствия сотрудников. Это в разы увеличивает скорость обмена заявлениями и приказами, ведь их не нужно отправлять почтой. Все документы доступны в любой момент, потому что хранятся в электронном виде в защищенном облаке.

У КЭДО-платформы HRlink есть несколько функций, которые особенно упрощают работу сотрудников КДП:

1. Модуль ЛНА. Он создан, чтобы упростить работу с локально-нормативными актами. Модуль помогает сократить срок ознакомления сотрудников с новыми версиями ЛНА и позволяет сделать процесс управляемым. Это особенно удобно в тех случаях, когда нужно разослать документ нескольким тысячам человек одновременно.
   
2. AI-помощник. Чтобы успешно вести кадровое делопроизводство, приходится напоминать сотрудникам, что нужно подписать документ. Специалисты тратят на это много времени, которое можно использовать по-другому. AI-помощник возьмёт на себя напоминания и будет делать это вовремя и в удобном канале коммуникации.
   
3. Модуль МЧД. С 1 сентября 2023 все юрлица и ИП обязаны использовать машиночитаемые доверенности, чтобы подписывать электронные документы. Модуль МЧД HRlink позволяет создавать и применять доверенности быстро, легко и легитимно.