Как работать с сотрудниками через КЭДО, если они живут за границей

На конец мая 2023 года 25% российских работодателей заявили, что часть их сотрудников находится за границей. Исследование провел сервис hh.ru, предоставив информацию СМИ. Большинство из отраслей маркетинга, инвестиций и IT. Документооборот с сотрудниками, которые находятся за границей сегодня — острый вопрос для компаний. Для облегчения процессов бизнес переходит на кадровый электронный документооборот. Что нужно учитывать при работе с зарубежными сотрудниками через КЭДО – расскажем далее.

У HRlink есть несколько клиентов из разных отраслей, которые работают с релоцированными сотрудниками через КЭДО. Функционально для процессов нет никакой разницы, находится ли сотрудник, подключенный к системе кадрового электронного документооборота, на территории России или нет.

При подключении КЭДО HRlink компания всегда проходит несколько этапов:

• утверждение;
  
• подписание стандартной нормативной документации;
  
• внедрение КЭДО;
  
• обучение кадровых работников;
  
• обучение сотрудников по использованию сервиса.
  

Сотрудники, находящиеся заграницей, охотно переходят на КЭДО. Это дает им больше свободы в передвижении, а компания, в свою очередь, получает прозрачные и быстрые процессы КДП. Кроме того, отмечают некоторые клиенты HRlink, КЭДО позитивно влияет на уровень лояльности сотрудников к работодателю.

Большой плюс HRlink в работе с зарубежными кадрами — при подписи документа УНЭП удостоверяющий центр отправляет код активации либо на номер телефона, либо на закрепленную за сотрудником почту. То есть даже если работник при переезде сменил номер телефона на местный, у него не возникнет проблем при подписании документов через КЭДО.

С юридической точки зрения работать с сотрудниками, которые находятся за границей, через сервис электронного документооборота сложно, но возможно. Работодателю необходимо подготовиться к ряду сложностей.

В случае, если ничего из этого не смущает компанию и она готова продолжить трудовые отношения с сотрудниками за пределами РФ, важно учесть несколько нюансов:

• заключить договор дистанционной работы, где будет прописано, что «работник самостоятельно определяет место выполнения трудовой функции»;
  
• принять локально-нормативный акт, который внедряет кадровый электронный документооборот в компании;
  

Также компания может продолжить работать с сотрудником формате гражданско-правового договора. По мнению юристов, это устраняет риски, связанные с социальными гарантиями работников и в разы облегчает документооборот.

Selecty — компания, занимающаяся подбором кадров в сфере IT, а также IT-аутсорсингом для крупного бизнеса.

Сейчас порядка 700 сотрудников Selecty подключено к КЭДО от HRlink. 90% штата компании — IT-специалисты, работают на удаленке и очень мобильны, они могут путешествовать, не отрываясь от проекта. Единовременно около 150 сотрудников могут находиться за границей.

Для подключения сотрудника к КЭДО необходимо подписать согласие в бумажном формате, в Selecty стремятся сделать это до того как специалист временно или постоянно уезжает из страны, чтобы исключить нарушения по срокам подписания. Курьерская доставка между странами работает долго и подписание может затянуться на несколько недель.

В остальном работа через КЭДО осуществляется без проблем независимо от того, в какой точке мира находится в данный момент сотрудник.