Подарок на Новый год: как Лайфхакер перешли на КЭДО за самые длинные каникулы года

Лайфхакер — интернет-издание, которое с 2007 года выпускает полезные статьи, тесты, игры и спецпроекты для бизнеса на самые разные темы. Сотрудники компании отвечают на сложные вопросы, дают советы и помогают сделать повседневную жизнь читателей проще.

У Лайфхакера:

• 25 миллионов уникальных посетителей сайта в месяц;
  
• 2 офиса, в Москве и Ульяновске;
  
• 700 материалов ежемесячно;
  
• 130 сотрудников по всей России;
  
• 90% штата на удаленке.
  

Впервые в Лайфхакере задумались перевести кадровые документы в электронный вид в 2021 году. Ковидные ограничения еще действовали. И если раньше сотрудники хотя бы иногда бывали в офисах, то к тому времени более 90% штата издания работало удаленно.

Из-за этого возникали проблемы с обменом документами. Постоянные задержки и выяснения на какой стадии находится договор, когда его доставят и нет ли в нем ошибок. Тогда в Лайфхакере узнали, что можно подписывать документы в электронном виде с сотрудниками на удаленке. Компания сразу начала изучать платформы для КЭДО на рынке.

В издании выделили несколько платформ, которые были самыми популярными в тот момент, в том числе и HRlink. Оценили плюсы и минусы решений, и насколько их функции подходят под процессы в компании.

Основные критерии Лайфхакера при выборе платформы для КЭДО были:

• выгодное предложение по цене;
  
• быстрый выпуск электронных подписей для сотрудников;
  
• понятный интерфейс и процесс подписания;
  
• оперативные ответы техподдержки на запросы;
  
• интеграция с другими системами, например, с 1С.
  

Свою роль при выборе сыграло то, что Лайфхакер смогли задать интересующие вопросы директору по развитию HRlink в его соцсетях лично.

На этапе знакомства с представителями Лайфхакера связался менеджер HRlink и обучил работе с платформой. Он показал, как подключать сотрудников кадрового отдела и остальных работников, как происходит подписание документов.

Для успешного внедрения Лайфхакер получили подробные инструкции о том, какие регламенты необходимо разработать и подписать с сотрудниками. Менеджеры HRlink проводили обучающие встречи с руководством и работниками и отвечали на возникающие вопросы. Также специалисты техподдержки помогли провести интеграцию HRlink с системой 1C. Все эти шаги сделали процесс перехода на КЭДО максимально комфортным.

Интеграция платформы началась в конце декабря 2021 года, а уже после новогодних праздников все сотрудники Лайфхакера перешли на кадровый электронный документооборот.

Представители Лайфхакера выделяют ряд положительных изменений в компании после перехода на КЭДО:

• по итогам первого года затраты на почтовые отправления сократились на 90%;
  
• операционные процессы, например, трудоустройство, стали протекать быстрее в несколько раз;
  
• пропали волнения по поводу документов и освободилось время на другие задачи;
  
• сотрудники довольны отсутствием бюрократии.