Как КЭДО помог улучшить HR-бренд и освободил время сотрудников: кейс Модульбанка

Модульбанк — первый банк для предпринимателей. С 2014 года разрабатывает технологичные продукты и нефинансовые сервисы для развития бизнеса. Среди услуг банка — расчетно-кассовое обслуживание в 11 валютах, защита от блокировок счета по 115-ФЗ, онлайн-бухгалтерия с подключением к АУСН, сервисы для селлеров на маркетплейсах и владельцев кофеен. У Модульбанка:

• 200 000 клиентов-предпринимателей;
  
• 1000 сотрудников;
  
• звание самого инновационного банка;
  
• 92% положительных отзывов;
  
• стабильная позиция в топ-10 банков по рентабельности капитала.
  

Концепция Модульбанка изначально предполагает цифровизацию – не только в клиентском сервисе, но и во внутренних процессах. К решению задачи по переводу документооборота в электронный вид в Модульбанке приступили еще летом 2018 года. К внедрению КЭДО активно подталкивали такие факторы как географически распределенная команда, а затем и перевод сотрудников на удаленку в 2020 году. Логистика и обработка бумажных документов затрудняли кадровые процессы, а у работников, привыкших к взаимодействию по электронным каналам вызывала недоумение.

Полноценно переходом на кадровый электронный документооборот занялись осенью 2021 года — тогда подходил к концу эксперимент Минтруда по внедрению КЭДО.

Изначально HRlink не входила в пул рассматриваемых систем, но положительные отзывы сотрудников дружественного банка об HRlink подтолкнули Модульбанк к решению познакомиться с разработкой. В итоге платформа для КЭДО HRlink понравилась больше остальных по нескольким причинам:

• на октябрь 2021 года у платформы были полностью разработаны все необходимые функции;
  
• цена за лицензию сотрудника в HRlink оказалась одной из самых низких на рынке;
  
• SaaS-подход позволял сократить время внедрения системы и минимизировать вовлечение в проект внедрения ИТ-специалистов;
  
• хорошая презентация продукта и отзывы коллег также оказали позитивное влияние на решение.
  

Сначала в Модульбанке решили внедрить КЭДО для тестовой группы. В нее вошли все сотрудники ИТ-подразделения компании — всего 200 человек. С момента знакомства с HRlink до подписания договора прошло две недели. Для банка со строгими нормами информационной безопасности это очень короткий срок. Спустя еще 14 дней Модульбанк подключил всех сотрудников ИТ-блока к системе КЭДО.

Менеджер по внедрению HRlink помогала сотрудникам отдела кадров разбираться с системой на еженедельных встречах, а техподдержка оперативно отвечала на все запросы. Весь процесс перехода на систему КЭДО для тестовой группы сотрудников занял около месяца и прошел максимально быстро и бесшовно.

Осенью 2022 года, через год пилотного использования, банк масштабировал кадровый электронный документооборот на всю компанию. Перед внедрением руководство проводило встречи с руководителями команд, чтобы подготовить к изменениям сначала их, а затем и всех сотрудников. Сегодня почти все работники Модульбанка, около тысячи человек, перешли на систему КЭДО HRlink.

Еще до перехода на электронный документооборот в Модульбанке автоматизировали почти все кадровые процессы. Поэтому сотрудники ИТ-подразделения оценили переход на КЭДО как логичный шаг в развитии компании. Подписывать и отправлять документы стало заметно проще, коллектив остался доволен изменениями.

• Увеличилась скорость работы. В подразделении стали быстрее подписывать и пересылать документы. Раньше на это уходили дни, а сейчас это вопрос пары минут и нескольких кликов.
  
• Улучшился контроль. Теперь компания может легко отслеживать неподписанные документы и быстро нажатием одной кнопки напоминать сотрудникам о том, что необходимо это сделать.
  
• Сократились расходы. Модульбанк экономит на кадровом документообороте, особенно в подразделениях с высокой текучестью кадров. Кроме того, в компании отмечают, что КЭДО помог избавиться от физических документов именно в тот момент, когда цены на бумагу резко выросли.
  
• Улучшился HR-бренд. Система КЭДО стала подтверждением того, что в Модульбанке мало бюрократии, и компания реально заботится о своих работниках. Это стало полноценным аргументом «‎за»‎ для потенциальных сотрудников на удаленке.