Обновления в HRlink в соответствии с новым приказом Минтруда

1 марта в силу вступил Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н. Согласно ему, при создании электронных кадровых документов применяются единые требования к составу и форматам.

Возможность перевести документооборот в электронный вид появилась у бизнеса в 2021 году. Тогда в ст. 22.1-22.3 ТК РФ были внесены изменения — создавать, обрабатывать, хранить кадровую документацию стало возможно в электронном виде.

С этого момента появились сервисы КЭДО, которые позволяют проводить операции по работе с документами исключительно в цифровом формате. С их помощью бизнес существенно экономит ресурсы и ускоряет рабочие процессы. Особенно если речь идет о крупной компании.

Например, СберЛизинг с более чем семью десятками филиалов по всей стране смог в два раза ускорить процессы КДП, автоматизировав документооборот с помощью КЭДО от HRlink.

Но при этом до марта 2023 года единого регламента для формата документов, которые оформляются в КЭДО, прописано не было. Кадровики использовали привычные для них шаблоны либо формировали удобные для себя варианты, в которых документы одного и того же типа могут отличаться друг от друга.

Приказ № 578н содержит в себе четко прописанные параметры, которым теперь должны соответствовать электронные кадровые документы. Каждый из них должен содержать:

• основную часть (содержание документа) в формате PDF/A-1A;
  
• электронную подпись в формате SGN, если документ подписали УКЭП или УНЭП;
  
• описание документа в XML — полная информация о кадровом документе. В приложении к приказу перечислены все обязательные и необязательные элементы для этой части. Например, уникальный идентификатор описания, id, — обязательный элемент, а должность подписывающего сотрудника, jobtitle, — необязательный.
  
  

Все сервисы КЭДО должны были доработать свой функционал в соответствии с требованиями Минтруда до 1 марта 2023 года. В противном случае бизнес, который использовал электронный документооборот в работе с кадрами, рисковал остановить ряд процессов.

HRlink, как всегда, быстро и гибко среагировал на изменения в законодательстве, и в первый день весны обновления ПО были готовы.Как теперь работает архив в HRlink:

• описание электронного документа формируется в структурированном виде в отдельном файле формата XML;
  
• файл создается автоматически и вкладывается в архив КЭДО по итогу подписания электронного документа сторонами трудовых отношений.