Перешли на КЭДО и сократили время подписания документов с суток до одного часа: опыт «Силовых машин»

Об опыте внедрения КЭДО и о том какие ожидания связывают с электронным документооборотом в компании нам рассказал Константин Пензин, руководитель проектов в компании «Силовые машины»:

Корпоративная культура в «Силовых машинах» подталкивает к постоянному развитию и повышению операционной эффективности. Первыми о КЭДО задумались коллеги из Центра единого сервиса, которые предоставляют внутренние услуги. Их главной мотивацией был уход от бумажной волокиты и необходимости отслеживать тысячи документов, которые ежедневно отправляются на подписание сотрудникам.

Приведу немного статистики. Из-за высокой нагрузки текучесть кадров в блоке КДП в 2021 году составила 31%, а в 2022 году — 63%. На одного специалиста приходилось 1500 сотрудников и 9000 кадровых документов в год.

У нас в компании 14 000 работников, 15 юрлиц, шесть заводов, а еще множество удаленных офисов по всему миру. При таких масштабах централизовать кадровый документооборот непросто, КЭДО показался нам тем самым инструментом, который позволит закрыть эту потребность.

Мы около полугода исследовали существующие на рынке предложения. Искали представителей КЭДО-сервисов на тематических конференциях, если система казалась внешне удобной и простой, позволяла работать с мобильного устройства и имела опыт внедрения для компаний, похожих на нашу, мы делали запрос на воркшоп, чтобы лучше изучить продукт. За время поиска мы отсмотрели все популярные КЭДО-платформы, которые тогда предлагали свои услуги.

Нам были важны следующие критерии:

• простой и удобный интерфейс;
  
• возможность интеграции с нашими цифровыми сервисами и инструментами.
  

Когда мы впервые увидели HRlink, мы отметили простой интерфейс — как раз то, что нужно, чтобы сотрудникам было максимально легко перейти на КЭДО. Для нас было важно, что HRlink — это готовое решение, которым уже пользовались сотни компаний. Поэтому мы приняли решение в пользу этого инструмента.

Весь проект занял примерно девять месяцев, а его активная фаза — около четырех месяцев. Основная трудность заключалась в настройке интеграции с SAP, это заняло больше всего времени. К тому же, по некоторым документам требовалось настроить сложный маршрут подписания с множеством участников. С нашей стороны потребовалось перестроить существующие процессы.

Интеграция еще не завершена. Мы хотим реализовать ее таким образом, чтобы все данные сотрудников были синхронизированы между SAP и HRlink, а также настроить обработку заявлений в журнале входящих документов в SAP, а не в КЭДО-платформе.

Также существует один важный нерешенный вопрос — доступ с мобильных устройств. Сейчас он есть только у сотрудников, которые имеют учетную запись и сертификат. Подключение происходит через внутренний VPN. В таких условиях подключение всех сотрудников пока невозможно.

HRlink пока пользуются только функциональные подразделения. Рабочие будут подключены в мае-июне, поскольку еще не решен вопрос доступа с мобильных устройств. Мы хотим вовлечь максимальное количество руководителей и сотрудников функциональных подразделений, чтобы они передали опыт работникам с производства и мотивировали их подключаться к КЭДО.

С одной стороны, все новое воспринимается скептически. Кто-то переживал за безопасность данных и опасался пользоваться электронной подписью. Другие не понимали, как проверяющие органы воспримут электронные документы и цифровой архив. Например, не было представления о том, как хранить документы больше 10-15 лет, что делать, если через те же 10-15 лет нужно будет получить справку или подтвердить валидность электронной подписи.

Отмечу, что для того, чтобы правильно продать продукт внутреннему заказчику, нужно самому погрузиться в него, изучить саму программу, законодательную базу. В этом случае предлагать решение и работать с возражениями проще, поскольку аргументация строится на собственном опыте.

Когда сотрудники начали пользоваться HRlink, стало очевидно, что это удобный инструмент, позволяющий автоматизировать и упростить процессы, которые ранее нужно было выполнять вручную и тратить на это много времени.

Сейчас к КЭДО подключено около 500 сотрудников, цель на год — подключить 7500 сотрудников. Ожидаемый результат — 5000, минимальный — 2500. Работа пилотной группы показывает хороший результат, например:

• Сократили время подписания документов до часа, ранее оно занимало сутки.
  
• Сотрудникам не нужно ходить в Центр единого сервиса и тратить время и деньги на дорогу. Раньше сотрудникам удаленных площадок нужно было выделять день, чтобы доехать из одного конца города в другой, сейчас это время можно потратить на более важные задачи.

Также один из планируемых результатов — сокращение двух штатных единиц в центре единого сервиса. Планируем достичь его к концу 2023 года.

Нужно понимать, что за КЭДО будущее. Цифровизация КДП дает вам конкурентное преимущество, а также позволяет экономить время и ресурсы работников, перенаправляя их с оформления документов на более важные задачи. Неважно, готова ли ваша компания к переходу на КЭДО сейчас — рано или поздно автоматизация станет обязательной для всех, и об этом нужно помнить, если вы все еще сомневаетесь.

К октябрю 2023 года на КЭДО перешли 100% сотрудников Центра Единого сервиса, 70% работников офиса и 11% руководителей производственных площадок.

• В общей сложности 1000 сотрудников перешли на кадровый электронный документооборот на текущем этапе внедрения.
• 5000 документов подписано в КЭДО первой группой подключившихся.
• 1500 заявлений подали сотрудники в электронном виде.
• 7500 работников будет подключено к системе до конца 2023 года.