Как быстрее оформлять новых сотрудников с автоматической проверкой документов в модуле Start Link

Найм в России становится более технологичным: компании продолжают искать сотрудников для новых проектов, сезонных работ и развития бизнеса. При этом кадровый дефицит и изменение требований соискателей, ожидающих быстрого цифрового оформления, заставляют работодателей ускорять кадровые процессы и сокращать рутину. 

Значительную часть этих рисков можно устранить еще на этапе сбора документов. Модуль онлайн-приема Start Link автоматизирует оформление новых сотрудников: распознает более 20 типов документов, переносит данные в «1С» через интеграцию и проверяет их на корректность и соответствие друг другу. Благодаря этому кадровому специалисту не приходится вручную переносить информацию, сверять документы и искать ошибки.

Разберем сценарии, где Start Link помогает кадровым специалистам быстрее довести нового сотрудника до первого рабочего дня.

При оформлении сотрудника кадровому специалисту необходимо проверить, совпадают ли данные во всех документах. Ответственность за корректность информации остается на работодателе.

Модуль онлайн-приема Start Link автоматически проверяет документы соискателя. Система сравнивает данные из разных файлов и подсвечивает несоответствия. Функциональность позволяет сэкономить время на ручной проверке данных, не допустить опечаток и ускорить процесс приема.

Система автоматически проверяет, что во всех загруженных соискателем документах полностью совпадают ФИО, дата рождения и пол.

Паспорт

Также модуль сканирует данные паспорта и проверяет:

• соответствие возраста правилам выдачи и замены паспорта;
• соответствие серии и номера документа принятому в РФ формату. 

ИНН физического лица

Модуль проверяет, что идентификационный налоговый номер состоит из 12 цифр, и выявляет ошибки с помощью алгоритма ФНС, который следит за корректностью контрольных цифр.

СНИЛС

Start Link сканирует формат документа (XXX-XXX-XXX YY) и контрольные цифры, которые подтверждают корректность номера, а также сопоставляет данные с ФИО и датой рождения владельца.

Водительское удостоверение

Модуль проверяет формат номера водительского удостоверения, срок его действия (с учетом установленного периода действия документа) и может выявить несоответствия между датой выдачи удостоверения и возрастом владельца.

Разберем пару примеров, когда автоматическая сверка экономит время и силы кадрового специалиста.

Соискательница вышла замуж, взяла фамилию супруга и начала процесс смены фамилии — успела обновить данные в резюме и паспорте, а остальные документы находятся на переоформлении.
При принятии запроса документов модуль Start Link подсветит отличия. Специалист по кадровому делопроизводству увидит, на какое поле стоит обратить внимание и какие данные содержатся в документе.

На этапе создания карточки кандидата точные данные о человеке могут быть еще неизвестны. В резюме соискатель может указать другое имя (например, журналистский псевдоним, известный в профессиональном сообществе), допустить опечатку. Кроме того, недобросовестные кандидаты могут направлять недостоверные данные и фальшивые документы.

Другая ситуация — когда в СНИЛС или ИНН случайно указана лишняя цифра или фамилия в паспорте отличается на одну букву от той, что была указана кандидатом в карточке, — вместо «ё» — «е». Еще одна возможная проблема — соискатель случайно приложил скан разворота паспорта ребенка или партнера.

Модуль Start Link сопоставит данные из загруженных документов не только между собой, но и с информацией в карточке кандидата. Система покажет несоответствие до переноса сведений в кадровую учетную систему.

Различия в документах и дублирование опечаток могут стать причиной ошибок при подготовке и сдаче кадровой отчетности. Если сведения не проходят проверку, СФР направляет работодателю протокол с кодом ошибки, после чего данные приходится дополнительно проверять и при необходимости исправлять.

При этом сама по себе техническая неточность не означает, что отчетность обязательно будет отклонена или что компанию оштрафуют: если данные позволяют однозначно идентифицировать сотрудника, отчет может быть принят. Тем не менее проверять такие расхождения заранее — разумная мера предосторожности: проще исправить данные на этапе оформления, чем возвращаться к ним после сдачи отчетности.

Дополнительную проверку можно провести с помощью отчета, который подтверждает подлинность паспорта и ИНН.

В результате кадровый специалист получает больше информации для проверки данных кандидата еще до завершения оформления — без ручного поиска расхождений в нескольких источниках.

1. Кадровый специалист проверяет документы, которые соискатель загрузил в систему, и нажимает «Принять».

2. Если модуль выявляет несоответствие в данных, кадровый специалист увидит всплывающее окно. В нем будут указаны подробности ошибки.

3. На этом шаге специалисту необходимо выбрать одно из доступных действий:
а) «Принять» — модуль сохранит данные в текущем виде, даже если есть несоответствие.
б) «Отменить» — подсказка закроется, и кадровый специалист сможет перейти к редактированию сведений.

4. Если несоответствий несколько, система разделит их на вкладки — это удобно и позволяет не запутаться в правках.

Кадровый специалист может переключаться между вкладками, чтобы последовательно изучить все ошибки и принять решение по каждой из них.

При принятии запроса документов система сравнивает данные в карточке кандидата с информацией из паспорта и показывает найденные расхождения. В таблице можно увидеть:

• поле, в котором найдено отличие;
• текущее значение в карточке кандидата;
• значение из паспорта.

Это позволяет проверить данные до принятия запроса и заранее увидеть, какие поля будут обновлены. Например, даже если ФИО в карточке кандидата скрыто, специалист может сверить его с данными паспорта перед внесением изменений.

Как принять запрос с несоответствиями

Перейдите к запросу документов, проверьте загруженные файлы и нажмите «Принять».

Если система обнаружит расхождения между карточкой кандидата и паспортом, откроется таблица отличий. Сравните значения в столбцах «Кандидат» и «В паспорте» и нажмите «Принять», если данные из паспорта нужно использовать для обновления карточки кандидата.

Автоматическая проверка документов не заменяет экспертизу кадрового специалиста, а помогает снизить количество ошибок из-за человеческого фактора и сэкономить время. Сведения проверяются до передачи в «1С», поэтому компания быстрее оформляет новых сотрудников и снижает риски при работе с данными соискателей.