Start Link научился распознавать 20 типов документов

Сбор и проверка документов кандидата — трудоемкий процесс. Нужно рассмотреть десятки файлов, отправленных в мессенджеры, на почту или через специальные формы. Каждый документ требует внимания, сверки и ручного ввода данных. Это отнимает время и повышает риск ошибок.

Сервис Start Link научился распознавать 20 видов документов, которые кандидат загружает удаленно. Данные автоматически подтягиваются в систему, а кадровому специалисту остается только проверить и подтвердить правильность. Рассказываем, как это работает и помогает ускорять найм.

У каждого работодателя есть пакет документов, который он собирает при трудоустройстве. Изначально Start Link позволял запрашивать любой тип документа у кандидата, но автоматически распознавал данные только из паспорта и СНИЛС. Это создавало сложности.

Все сканы вперемешку. Кадровый специалист получал файлы без названий или с названиями вроде «скан1» и «документ_другой». Чтобы разобраться во всем, требовалось дополнительное время. 

Разные каналы связи. Часть сканов кандидаты могли досылать на почту или в мессенджеры. Иногда собирать один пакет документов приходилось из пяти разных писем, а потом еще вручную переносить все данные.

Ошибки. При ручной работе сложно избежать влияния человеческого фактора. В большом потоке документов кадровый специалист мог случайно ошибиться и указать некорректные данные кандидата.

Мы расширили функциональность Start Link, чтобы решить эти проблемы. Теперь сервис автоматически распознает 20 типов самых популярных документов. Вы можете доверить ему работу со сканами кандидатов и освободить себя от ручных операций.

Start Link запрашивает документы у кандидата, распознает и извлекает данные. Вам остается только проверить их корректность и подтвердить перенос в учетную систему «1С».

С какими документами работает Start Link:

• паспортом;
• СНИЛС;
• ИНН;
• свидетельством о рождении;
• дипломом о высшем образовании (с вкладышем);
• документами о профессиональном обучении;
• свидетельством о браке;
• свидетельством о разводе;
• результатами медико-социальной экспертизы (МСЭ);
• военным билетом;
• приписным свидетельством;
• трудовой книжкой;
• справкой о трудовой деятельности (СТД-Р);
• водительскими правами РФ;
• банковскими реквизитами;
• иностранным паспортом;
• патентом;
• видом на жительство;
• вазрешением на временное проживание (РВП);
• сведениями о постановке на регистрационный учет.

Список документов для трудоустройства вы определяете самостоятельно. Start Link адаптируется под вас.

При работе со Start Link можно не переживать, что в учетную систему попадет неправильная информация. После распознавания сервис выводит данные для предпросмотра. Кадровый специалист проверяет, что все строки оцифрованы корректно, и только после этого подтверждает занесение данных в систему. А в случае обнаружения ошибок может сразу исправить их.

Работа с документами кандидата в Start Link — автоматизированный процесс, который экономит время на каждом этапе.

1. Вы формируете пакет документов.

Вы определяете, какие документы нужно собрать с кандидата. В системе можно создать один или несколько пакетов: например, отдельный список документов для офисных сотрудников, отдельный — для линейного персонала. Пакеты настраиваются индивидуально под каждый тип вакансий.

Также на этом этапе вы можете указать, какие развороты и какие поля в документах нужно расшифровать. Если документ не подлежит распознаванию, например, это редкая справка, можно настроить заполнение вручную самим кандидатом. При необходимости эта опция отключается, чтобы не создавать лишнюю нагрузку.

2. Кандидат получает приглашение и загружает документы.

Будущий сотрудник получает приглашение по почте или в СМС, принимает согласие на обработку персональных данных и переходит к загрузке документов. Он может сделать это прямо с телефона: сфотографировать документ через браузер или выбрать файл из медиатеки. Когда все загружено — достаточно кликнуть «Отправить».

3. Вы получаете уведомление и проверяете документы.

Как только кандидат отправил документы, вы получаете уведомление. Можете просмотреть каждый документ, проверить корректность данных и запросить исправленную версию в случае ошибки. Если все в порядке, вы кликаете «Принять документы». Кандидат получает подтверждение. Документам автоматически присваивается статус «Завершен».

4. Данные автоматически переносятся в «1С»‎.

Когда кандидат готов к оформлению, вы открываете «1С»‎ и запускаете внешнюю обработку для Start Link. По клику одной кнопки «Создать сотрудника» все загруженные данные автоматически переносятся в «1С»‎. Кандидатов можно отфильтровать по статусу, тегам, планируемой дате приема и т.д.

Start Link — больше, чем просто расшифровщик документов. Это ваш виртуальный HR-помощник, который:

• Позволяет отправлять кандидатам на подписание согласие на обработку персональных данных с помощью простой электронной подписи. Сервис удаленно собирает необходимые для трудоустройства сведения — запрашивает только те документы, которые установил работодатель.
• Проверяет кандидатов по более чем 20 базам данных. Сервис предоставляет отчет о правовой, финансовой и юридической благонадежности.
• Автоматизирует оформление. Start Link — мост между системой рекрутинга, учетной системой и системой КЭДО. Запрос документов в сервисе осуществляется кликом одной кнопки. Время на передачу информации в отдел кадров и службу безопасности сокращается в 10 раз.