Расчетный лист — одна из частых причин обращений к руководителям, кадровым специалистам и бухгалтерам. В расчетный листок включают все показатели, из которых формируется зарплата, и итоговую сумму к выплате за месяц. 

Если сумма оказалась меньше ожидаемой, сотрудник не понимает, за что перечислены деньги или как оплачиваются больничные, есть риски возникновения напряжения и негатива. В такой ситуации руководителю, бухгалтеру или кадровому специалисту приходится объяснять, за какой период и по какой формуле начислена сумма. Десятки таких обращений в месяц превращаются в рабочие часы, которые можно было бы потратить на более приоритетные задачи.

Модуль «Финансы» HRlink помогает закрыть эти вопросы до того, как они превратятся в обращения: сотрудник сам видит, из чего сложилась его зарплата, а бухгалтерия занимается только сложными случаями. По каждому начислению указаны период, отработанные дни и часы, а бухгалтер может добавить к нему пояснение простыми словами.

Доступ к сведениям о зарплате разграничен по ролям: сотрудник видит только свой расчетный листок, руководитель — итоговые суммы по команде, если компания включила эту настройку, бухгалтер — данные по закрепленным за ним юридическим лицам.

В статье расскажем:

• какие задачи решает модуль «Финансы» HRlink;
• чем модуль полезен сотрудникам, руководителям, бухгалтерам и кадровым специалистам;
• какие возможности и методы защиты данных о зарплате есть в модуле.

Команда HRlink проанализировала запросы клиентов и выявила темы, которые в основном беспокоят сотрудников:

• почему зарплата меньше обычной, если в месяце были отпуск, командировка или больничный;
• почему отпускные и зарплата за месяц не складываются в сумму оклада;
• за что начислена выплата, если банк подписывает любые перечисления как зарплату;
• как оплачиваются сверхурочная работа и работа в выходные;
• как происходит расчет, например, если больничный пересекается с командировкой;
• из чего складывается заработок при вахтовом методе с учетом региональных коэффициентов и надбавок;
• почему при почасовой оплате заработок может отличаться от показателей предыдущего месяца.

Модуль «Финансы» позволяет снять операционную нагрузку с руководителей, кадровых специалистов и бухгалтеров и избавить их от необходимости отвечать на однотипные вопросы.

«Финансы» — модуль платформы управления опытом сотрудника HRlink на тарифе «Продвинутый». В основе платформы — кадровый электронный документооборот (КЭДО), с помощью которого сотрудники подписывают документы и получают расчетные листки. 

С модулем «Финансы» в том же личном кабинете можно просматривать раздел с детализацией начислений и удержаний. 

У каждой роли в модуле свой доступ к данным: сотрудник видит свой листок полностью, для руководителя доступна отдельная настройка по просмотру заработной платы подчиненных — опция может быть включена или выключена на пространстве компании.

В разделе «Мои финансы» сотрудник видит свой расчетный листок за выбранный месяц. Данные разбиты на четыре блока: начисления, доход в натуральной форме (при необходимости), вычеты и удержания.

По каждому начислению указаны период, отработанные дни и часы и сумма. Бухгалтер может добавить к начислению пояснение: например, под сокращением «Праздн. и выходн.» сотрудник прочитает «Доплата за работу в праздничные и выходные дни».

В модуле расчетные листки за прошлые месяцы хранятся в том же разделе, и запрашивать их в бухгалтерии не нужно. Если сотрудник работает в нескольких юридических лицах компании, он видит документы по каждому из них. Суммы на экране можно скрыть по аналогии с привычными банковскими приложениями.

Если у работника остались вопросы, можно написать бухгалтеру, нажав соответствующую кнопку. Сотрудник видит контакты специалиста, который ведет расчеты по его юридическому лицу.

Такой инструмент позволяет сотрудникам видеть прозрачную информацию о выплатах и чувствовать заботу работодателя, что снижает негатив и напряжение в команде.

Свой расчетный листок руководитель видит так же, как другие сотрудники, а данные команды без детализации начислений — на вкладке «Финансы сотрудников». Список можно отфильтровать по должности, отделу и юридическому лицу.

Для ответов на вопросы сотрудников и планирования руководителю достаточно итоговых сумм. Такие данные особенно полезны перед массовым повышением зарплат, премированием, индексацией или пересмотром должностей.

Стоит отметить важный нюанс: доступ к финансам подчиненных не включается автоматически, компания настраивает его отдельно, что позволяет соблюдать политику конфиденциальности.

Благодаря модулю сотрудники могут найти ответы на большинство типовых вопросов и обращаться в отдел бухгалтерии только в сложных случаях.

Роль «Бухгалтер» настраивается в системе HRlink, доступ будет предоставляться к данным сотрудников по юридическим лицам, за которыми он закреплен.

Пояснения к начислениям, которые доступны сотрудникам, задает бухгалтер: для этого в модуле есть справочник видов начислений и удержаний.

Кадрового специалиста сотрудники чаще знают лучше, чем бухгалтера, поэтому с вопросом о зарплате нередко идут к нему. Благодаря модулю и наличию формы быстрой связи с бухгалтером отдел КДП может сократить поток входящих обращений.

Данные в модуль передаются из «1С» через бесшовную интеграцию вместе с расчетными листками. Справочник «Виды начислений и удержаний» обновляется из «1С», при необходимости администратор или бухгалтер правит его вручную. Для каждого вида начисления в справочнике указаны назначение, код дохода, формула расчета и описание для сотрудника. 

Администратор портала настраивает:

• видимость раздела «Мои финансы» для сотрудников;
• доступ руководителей подразделений к итоговым суммам по подчиненным;
• роль бухгалтера и юридические лица, по которым бухгалтер видит данные;
• контакты бухгалтеров: телефон с добавочным номером, почту, ссылку на чат или канал и юридические лица, сотрудникам которых виден контакт.

Сведения из расчетного листка — персональные данные сотрудника. По статье 88 ТК РФ и статье 7 закона «О персональных данных» раскрывать их третьим лицам без согласия сотрудника нельзя, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому доступ к ним в модуле ограничен.
В модуль передаются только данные расчетного листка. Данные из регистров «1С» и промежуточные расчеты не пересылаются, и в «Моих финансах» сотрудник видит те же сведения, что и в листке, который получает на ознакомление.

Руководитель и бухгалтер не видят, из чего сложилась сумма удержаний, например, есть ли у сотрудника удержания по исполнительным листам. Вычеты им тоже не показываются.

В модуле появится ИИ-помощник в формате карточек, где сотрудник сможет посмотреть детали начислений.

Данные из регистров «1С» для ИИ-помощника не используются. Детализация на карточке рассчитывается на данных расчетного листка и показателях из формул начислений, например, норме рабочих часов. Также администратор и бухгалтер смогут составлять описания начислений для справочника с помощью ИИ.

В модуле «Финансы» HRlink сотрудник видит, из чего сложилась его зарплата, в том же личном кабинете, где подписывает кадровые документы. Разобраться в типовых вопросах он может сам, а со сложными запросами — с помощью формы с контактами — обратиться к бухгалтеру, который ведет расчеты по его юридическому лицу. Руководитель видит итоговые данные по команде и может оперативнее давать разъяснения.