Новые возможности HRlink: модуль «Оргструктура»

В статье рассказываем, как новый модуль помогает поддерживать актуальную организационную структуру компании, упрощать настройку маршрутов согласования кадровых документов и создавать единое пространство для навигации по организации и повышения прозрачности управленческих процессов.

Организационная структура компании (оргструктура) — это инструмент, который показывает, как устроена организация: какие подразделения в нее входят, кто кому подчиняется и как распределены полномочия между сотрудниками и руководителями. 

На ранних этапах развития бизнеса организационная структура обычно выглядит простой и понятной. Однако по мере роста компании появляются новые подразделения, филиалы, юридические лица и направления деятельности. Сотрудники участвуют в кросс-функциональных проектах, менеджеры управляют несколькими командами, а схемы взаимодействия усложняются. В результате поддерживать актуальное представление о том, как устроена организация, становится значительно сложнее.

Во многих компаниях информация о структуре хранится сразу в нескольких источниках, таких как кадровая учетная система, корпоративный портал, таблицы, презентации и локальные документы в подразделениях. Помимо того, что эти данные разрозненные, они быстро устаревают. Руководители меняются, сотрудники переходят между командами и подразделениями. Дополнительную сложность создает то, что формальная структура, необходимая для кадрового учета, и управленческая структура, по которой фактически работает бизнес, далеко не всегда совпадают.

В кадровой учетной системе, например «1С», фиксируется юридическая структура организации: подразделения, должности, непосредственные руководители и другие данные, необходимые для учета персонала.

Однако реальные процессы внутри компании часто устроены сложнее. Сотрудник может участвовать сразу в нескольких проектах, взаимодействовать с разными командами и согласовывать рабочие вопросы через руководителей, которые не являются его непосредственными начальниками с точки зрения кадрового учета. 

Поэтому юридическая структура не всегда позволяет отразить все особенности фактической модели управления компанией. Особенно заметно это в холдингах, производственных компаниях, розничных сетях, медицинских организациях и компаниях с проектным или матричным управлением. 

В таких условиях бизнесу важно не только хранить структуру компании, но и поддерживать актуальную модель, которая отражает реальные связи между подразделениями, сотрудниками и руководителями и может использоваться в ежедневных рабочих процессах. 
Именно для решения этой задачи в HRlink появился модуль «Оргструктура».

«Оргструктура» позволяет визуализировать структуру компании, проекта, региона, команды или другого направления в простом, интуитивно понятном редакторе, при этом можно вести одновременно несколько структур: юридическую, проектную, управленческую, региональную и другие.

Благодаря модулю: 

• сотрудникам легко находить нужных коллег; 
• HR — поддерживать актуальную организационную модель компании в едином окне, разъяснять работникам, как устроена компания или отдельная команда;
• руководителю — видеть актуальный состав команды, например, при матричной структуре управления;
• кадровому специалисту — поддерживать корректность маршрутов согласования заявлений в пару кликов.

Модуль может использоваться не только для отображения текущего состояния компании, но и для проектирования ее будущей модели. HR-команды и руководители могут создавать черновики организационных изменений: описывать новые подразделения, перераспределение ролей, а также моделировать будущую структуру компании до ее фактической имплементации.

После подключения модуля в HRlink юридическая структура организации будет создана автоматически на основе данных кадровой системы клиента.

Также клиенты могут создавать и обновлять управленческие оргструктуры, отражающие особенности управления или взаимодействия между подразделениями. Благодаря этому компания может поддерживать в актуальном состоянии не только структуру, необходимую для кадрового учета, но и реальную организационную модель.

• создание, редактирование, архивирование новой структуры;
• добавление отделов, сотрудников и руководителей;
• назначение руководителей из управленческих оргструктур в кастомных маршрутах согласования заявлений на платформе КЭДО HRlink;
• разграничение прав просмотра для сотрудников из разных подразделений, отделов и проектов;
• настройка доступа к редактированию организационных структур для HR и других ответственных;
• визуализация дерева подразделений, чтобы сотрудникам и руководителям было проще ориентироваться в структуре;
• поиск коллег и просмотр их профилей. 

Модуль поддерживает различные организационные модели, включая линейную, функциональную, линейно-функциональную, дивизиональную и матричную. Можно одновременно вести несколько управленческих структур для разных организационных сценариев и задач бизнеса.

Для менеджеров модуль становится инструментом, который помогает быстро определить состав подразделения, а также понять, кто участвует в конкретных процессах и кому подчиняются сотрудники. В таких условиях критично знать, кто входит в команду и кто является согласующим в рамках текущего процесса.

Для HR-специалистов модуль становится единым источником актуальной организационной модели компании. Он позволяет оперативно отражать структурные изменения, поддерживать несколько управленческих структур одновременно, моделировать изменения состава подразделений и опираться на актуальные данные. К тому же наличие управленческой структуры позволяет сократить поток типовых обращений от сотрудников, которые не знают, к какому коллеге обратиться с рабочими вопросами.

Вместо разрозненных файлов в Microsoft Excel, данных в «1С», схем и презентаций появляется единая система, которую проще поддерживать в актуальном состоянии и обновлять по мере организационных изменений. Благодаря этому HR не придется отвечать на множество однотипных вопросов от сотрудников и менеджеров.

Инструмент помогает корректно настраивать маршруты согласования заявлений на платформе КЭДО HRlink, учитывать особенности каждого подразделения, проекта и быстрее адаптировать кадровые процессы к изменениям внутри компании.

Кадровые специалисты и HR могут создать иерархию отделов, включить в них сотрудников и руководителей.

HRlink автоматически определяет нужного руководителя — либо во всех структурах, в которых состоит сотрудник, либо только в выбранной. Если для подразделения назначено несколько руководителей, можно заранее определить правило согласования: документ должны подписать все найденные руководители или достаточно согласования любого из них. Это позволяет гибко настраивать процессы под особенности организационной модели компании.

Новички в период адаптации могут быстрее понять, как устроена компания, найти своего руководителя, коллег или нужное подразделение. А текущие сотрудники — быстрее сориентироваться, к кому можно зайти по нестандартным рабочим вопросам. «Оргструктура» упрощает навигацию в компании и рабочее взаимодействие.

Потребность в актуальной организационной структуре существует практически в любой компании любого масштаба, однако в ряде отраслей такая задача становится особенно актуальной.
В производственных организациях структура управления часто включает несколько уровней подчинения: производственные площадки, цеха, участки и смены. Управленческая структура помогает отражать эти связи в единой системе и использовать их при настройке процессов согласования кадровых документов.

В розничной торговле организационная модель может включать десятки или сотни торговых точек, региональных подразделений и учитывать различные уровни подчинения. Поддержание актуальной структуры позволяет быстрее находить ответственных сотрудников и упрощает взаимодействие между подразделениями.

Для холдингов и групп компаний важным преимуществом становится возможность работать со сложной структурой бизнеса, включающей несколько юридических лиц, филиалов и направлений деятельности.

В медицинских организациях структура помогает систематизировать информацию о подразделениях, руководителях и специалистах, а также облегчает навигацию внутри организации.

В образовательных учреждениях инструмент позволяет визуализировать взаимосвязи между факультетами, кафедрами, административными подразделениями и научными центрами.

Для компаний, использующих проектный подход к управлению, особую ценность представляет возможность отражать более сложные организационные связи, чем те, которые обычно представлены в кадровом учете. И так же для всех остальных отраслей.

После подключения модуля автоматически сформируется юридическая структура с отделами, ранее загруженными на портал.

Для создания новой структуры необходимо указать ее название, описание и выбрать настройки доступа. Это позволяет зафиксировать, кто сможет просматривать структуру и/или редактировать ее.

При необходимости администратор может создать дополнительные оргструктуры — например, управленческую, проектную, региональную или временную. Для этого достаточно указать название, назначение, выбрать уровень доступа и создать черновик структуры.

Новые подразделения можно создавать вручную, а также загружать в систему автоматически через API. Это позволяет синхронизировать данные с внешними системами и сократить объем ручной работы при переносе сведений.

При ручной корректировке для каждого подразделения или проекта можно назначить одного или нескольких руководителей. Один и тот же сотрудник может одновременно входить в несколько структур — например, состоять в функциональном подразделении и проектной команде. Для каждого отдела можно назначить одного или нескольких руководителей, что позволяет учитывать особенности матричной модели управления.

Все изменения сначала сохраняются в виде черновика. Пока новая версия не опубликована, сотрудники продолжают работать с действующей оргструктурой. Это позволяет HR-команде заранее подготовить изменения, проверить их корректность и только после этого сделать новую структуру доступной пользователям.

Такой подход удобен при реорганизации подразделений, запуске новых проектов, открытии филиалов или других организационных изменениях. После публикации сотрудники увидят актуальную оргструктуру в соответствии с назначенными правами доступа.

Также кадровые специалисты и администраторы могут совместно редактировать оргструктуру, экспортировать, архивировать и восстанавливать из архива, а также удалять.

Организационная структура может использоваться не только как инструмент визуализации компании, но и как источник данных для платформы КЭДО HRlink. Один из таких сценариев — настройка маршрутов согласования кадровых документов и заявлений.

При формировании маршрутов администратор может назначать в качестве согласующих руководителей, указанных в «Оргструктуре». Благодаря этому кадровые процессы будут учитывать актуальную модель управления.

Для HR-службы модуль становится инструментом сопровождения организационных изменений и поддержки бизнес-процессов. Руководители получают более полное представление о структуре организации, а сотрудники — удобный способ находить коллег и быстрее адаптироваться в компании.