Как собирать обратную связь сотрудников безопасно и без лишних кликов — модуль «Опросы» HRlink

Корпоративный опрос кажется простым инструментом: достаточно сформулировать вопросы, направить ссылку респондентам, собрать результаты. На практике HR, отдел внутренних коммуникаций и кросс-функциональные команды решают более сложную задачу — держать руку на пульсе на всем жизненном цикле сотрудника.

Модуль «Опросы» HRlink помогает встроить сбор обратной связи в ежедневные процессы компании. Опросы работают в той же платформе КЭДО, которой уже пользуются сотрудники и где находятся кадровые данные и структура компании. Поэтому не нужно каждый раз вручную собирать список опрашиваемых или приглашать команду в еще один сервис.

В этой статье расскажем:

• какие HR- и бизнес-задачи можно решать с помощью модуля «Опросы»;
• чем «Опросы» HRlink отличаются от простых конструкторов форм и специализированных сервисов;
• как модуль помогает быстро находить нужную аудиторию;
• как «Опросы» HRlink работают на практике.

Сбор и аналитика обратной связи от команды может быть встроена практически во весь путь сотрудника в компании — от первого рабочего дня до регулярной оценки настроений и exit-интервью (выходное анкетирование). При этом речь идет не только об HR-опросах, но и о продуктовых исследованиях и кросс-функциональных проектах. Разберем на примере, кому пригодится модуль «Опросы» HRlink.

Разберем на примерах, как специалисты по персоналу могут автоматизировать сбор и аналитику обратной связи, чтобы влиять на бизнес-метрики.

Первые шаги в компании — оценка качества адаптации. Благодаря настройке реагирования на триггеры скоро можно будет запускать опросы на 7-й, 30-й и 90-й день новичка в компании. Такие автоматизированные «чекапы» морального состояния помогают заметить назревающие проблемы и оперативно принять меры. Например, оценить, налажен ли контакт с руководителем, хватает ли информации. Это позволяет раньше увидеть сложности с адаптацией, коммуникацией с руководителем или рабочими процессами и отреагировать до того, как они приведут к уходу сотрудника.

Оценка настроения коллектива — регулярная оценка удовлетворенности и вовлеченности. Инструмент позволяет проводить короткие опросы и отслеживать изменения в отдельных командах, подразделениях или филиалах. Опрос можно запускать по расписанию с повторением через заданное количество месяцев. Результаты при этом можно анализировать не только по компании в целом, но и по конкретным аудиториям — например, подразделениям или небольшим группам сотрудников.

Увольнение и прощальное интервью. Модуль поможет стандартизировать подход к получению фидбека, выявить причины ухода и в дальнейшем предпринять действия для снижения текучести.
Для всех ключевых HR-сценариев мы уже разработали готовые шаблоны опросов, опираясь на проверенную методологию.

В модуле «Опросы» HRlink уже есть каталог из более чем 10 шаблонов. Они помогут системно собирать обратную связь сотрудников, отслеживать изменения и сравнивать динамику показателей. Также пользователи могут создавать собственные шаблоны.

Команда внутрикома может использовать «Опросы» HRlink для централизованного сбора обратной связи после корпоративных мероприятий, запусков новых каналов коммуникации или изменений в корпоративных регламентах.

Например, после мероприятия можно измерить индекс удовлетворенности, а после запуска онлайн-йоги — понять, действительно ли сотрудникам нравится такая активность. Благодаря связи с реальной управленческой моделью в модуле «Оргструктура» легко сегментировать коллектив по отделам, подразделениям и филиалам и не только получать массовые ответы в общих опросах, но и делать более точечные срезы.

Модуль «Опросы» могут использовать подразделения, которые обычно не ассоциируются с HR.
Службы ИТ и ИБ — измерить удовлетворенность сотрудников качеством поддержки: насколько быстро технические специалисты закрывают заявки, удобно ли пользоваться сервисом Helpdesk. А также модуль поможет провести тестирование на знание основ информационной безопасности.

Продуктовые команды — протестировать новую функцию или внутренний продукт на фокус-группе из сотрудников. Например, менеджеру продукта нужно получить обратную связь именно от определенной группы — сотрудников кадрового подразделения. Инструмент позволяет проверить идею до масштабного запуска и без дорогостоящего внешнего исследования. 

Офис-менеджер — стандартизировать процесс заказа канцелярии, провести ревизию рабочей мебели и собрать заявки на ремонт, узнать, сколько еды заказывать на встречу команды с топ-менеджментом.

Это лишь часть примеров, как модуль позволяет закрывать привычные задачи.

Конструктор для сбора вопросов не является уникальной функциональностью. Выбор между отдельным сервисом и модулем внутри HR-платформы зависит от того, как выстроен процесс работы с обратной связью и какие инструменты использует компания. Рассмотрим на примерах.

При этом у каждого типа решений есть своя специализация. Универсальные формы удобны для простого и быстрого старта, а специализированные платформы могут предлагать развитую методологию, бенчмарки и консалтинг. Сильная сторона HRlink — единое цифровое пространство для HR и команды, возможность безопасно собирать обратную связь, гибко сегментировать аудиторию и не переживать, что придется проводить ИБ-аудит нового ИТ-инструмента. Опросы работают в том же контуре, где компания уже ведет кадровые процессы. Не нужно заводить сотрудников в еще одну систему и выстраивать отдельный процесс внедрения.

Модуль «Опросы» помогает собирать обратную связь и получать развернутую аналитику. В конструкторе доступны шесть типов вопросов, выбор аудитории по подразделениям, должностям и другим кадровым признакам. Для опросов можно настроить анонимность, сроки прохождения, напоминания. Сотрудники отвечают на вопросы в личном кабинете HRlink, а результаты отображаются в готовых диаграммах. Данные можно посмотреть в разрезе подразделений, выгрузить в отчет и отдельно оценить, насколько удобным опрос оказался для участников. Опросы можно будет запускать по событиям и расписанию, а напоминания отправлять только тем, кто еще не ответил.

Представим, что продуктовой команде нужно протестировать новый сервис на определенной группе сотрудников. Можно вручную открыть фильтры и настроить выборку с учетом кадровых признаков — отдела, возраста, локации. А можно описать аудиторию обычным языком: «Женщины из маркетинга в возрасте 35+, работающие в Москве». ИИ скоро позволит перевести текстовое описание в параметры выбора аудитории опроса. Вместо того чтобы вручную искать нужные фильтры, пользователь формулирует, кого хочет опросить. Внутрикому, продуктовой команде или руководителю подразделения не нужно разбираться в структуре фильтров — достаточно сформулировать задачу естественным языком.

Опрос в HRlink проходит несколько статусов:

• «Черновик» — опрос создан, но сотрудники его еще не видят. Можно редактировать, копировать, публиковать или удалить.
• «Опубликовано» — опрос доступен выбранной аудитории и принимает ответы. В этот момент основные настройки и вопросы блокируются для редактирования.
• «Завершено» — прием ответов остановлен. Вернуть опрос в работу нельзя, но результаты и аналитику можно просматривать и опрос можно скопировать.
• «В архиве» — опрос убран из активной работы. Его можно просматривать и копировать.

Разберем, как запустить опрос в HRlink.

Шаг 1. Создайте опрос

В разделе «Опросы» выберите создание нового опроса в верхнем меню, нажав на синюю кнопку. Можно начать с чистого листа, скопировать ранее созданный опрос или использовать одну из заготовок, например пульс-опрос. Опросы можно систематизировать и добавлять в папки, например, чтобы отделять HR-вопросы от задач внутрикома.

Шаг 2. Сделайте описание и объясните сотрудникам цель

Укажите название и краткое описание опроса. При необходимости добавьте блок «Мотивация» — он помогает объяснить, зачем компания собирает обратную связь, как ответ сотрудника повлияет на будущее отдела и компании.

Шаг 3. Добавьте вопросы

Соберите опрос из нужных типов вопросов и текстовых блоков. Настройте шкалы, варианты ответов, пояснения и структуру. Индикатор автосохранения подскажет, когда изменения будут внесены.
В конструкторе доступны шесть типов вопросов:

• одиночный выбор;
• множественный выбор;
• линейная шкала;
• матрица выборов;
• короткий ответ;
• развернутый ответ.

Опрос также можно структурировать с помощью пояснительного текста и заголовков. Вопросы можно копировать, удалять и менять местами.

При необходимости вы можете задать цветовую палитру опроса, ориентируясь на брендбук.

Шаг 4. Выберите аудиторию

Укажите респондентов через фильтры по кадровым данным — юрлицо, отдел, должность, ФИО, пользовательские признаки. В интерфейсе есть живой предпросмотр: до сохранения можно увидеть, сколько сотрудников попадает под выбранные условия.

Аудитория сохраняется как набор правил и пересчитывается по актуальным данным из платформы HRlink.

Шаг 5. Настройте правила прохождения

При необходимости установите:

• пользовательские теги (например: «онбординг»);
• категорию — классификацию опроса (справочник);
• срок завершения;
• анонимность;
• обязательность прохождения;
• автоматические напоминания для тех, кто еще не ответил.

Для регулярных сценариев дополнительно можно будет настроить запуск по кадровому событию или расписанию.

Шаг 6. Опубликуйте и следите за результатами

Перед публикацией можно открыть режим предпросмотра и взглянуть на опрос глазами сотрудника. После публикации сотрудники увидят опрос в личном кабинете и получат уведомление. В процессе прохождения ответы сохраняются автоматически, поэтому человек может прерваться и вернуться позже.

После завершения вы получите результаты и отдельные оценки самого опроса.

Проанализируйте результаты опроса. Система показывает диаграммы по типам вопросов, открытые текстовые ответы и позволяет сделать срез по конкретной аудитории. Результаты также можно экспортировать в таблицу.

По завершении опроса его можно архивировать. А также направить итоги сотрудникам.

Инструмент пригодится компаниям, где обратную связь нужно собирать регулярно и без ручного администрирования.

• HR-командам, которые хотят регулярно измерять вовлеченность, удовлетворенность и качество адаптации и использовать шаблоны с выверенной HR-методологией.
• HRD и HRBP, которым нужны сопоставимые прозрачные данные по подразделениям и динамика показателей, а не разрозненные отчеты в таблицах Excel.
• Компаниям с распределенными командами, филиалами, несколькими юридическими лицами и большим количеством линейного персонала.
• Компаниям с повышенными требованиями к работе с персональными данными, которым важно собирать обратную связь внутри существующего цифрового контура.
• Специалистам отдела внутренних коммуникаций, которым требуется прозрачный единый процесс для оценки мероприятий и корпоративных инициатив.
• Службам ИТ, ИБ и бэк-офису, когда важно оценивать качество внутренних сервисов, централизованно проводить анкетирования, собирать обратную связь. Кроме того, ИТ-команде удобнее администрировать единый цифровой контур, снижая трудозатраты и стоимость обслуживания.
• Продуктовым командам, которым требуется быстро проверять гипотезы и тестировать новые решения на точечных выборках.
• Компаниям, которые хотят оценивать весь жизненный цикл сотрудника — от онбординга до прощального интервью.
• Действующим клиентам HRlink, которые хотят собирать обратную связь на той же платформе, где сотрудники уже работают с кадровыми документами.

Главная ценность модуля — не сам конструктор анкет. «Опросы» объединяют в одном рабочем процессе безопасный контур, актуальную аудиторию из кадровых данных и автоматизацию.