О компании
Flowwow — маркетплейс цветов
и подарков.

Масштаб бизнеса
・16 000+ магазинов-партнеров;
・1200+ городов присутствия;
・500+ сотрудников, 90% из них — на удаленке.

Задачи
・адаптировать документооборот под удаленщиков;
・сократить расходы на пересылку документов;
・упростить прием кандидатов;
・соблюсти законодательство при работе с ПДн;
・создать комфортную цифровую HR-среду.

Решение
・перевести КДП в электронный формат;
・реализовать онлайн-трудоустройство.

Фишка
Внедрили КЭДО HRlink, сервис приема Start Link и систему взаимодействия HRlink Pro, чтобы автоматизировать максимум HR-задач.

Результат
→ более 500 сотрудников обмениваются кадровыми документами в КЭДО;
→ 100% кандидатов оформляют в штат онлайн;
→ создана единая цифровая среда с HR-новостями и ЛК.

Елена Орлова

руководитель направления кадрового администрирования Flowwow

Почему задумались о переходе на КЭДО

Команда Flowwow — это более 500 сотрудников, и 90% из них работают на удаленке. У компании только один физический офис в Москве. В нем находятся кадровые специалисты, бухгалтерия и юристы. Остальные сотрудники распределены по всей стране.

До цифровизации КДП во Flowwow шло по классике. Бумажные оригиналы и копии отправляли почтой, курьерами или СДЭКом. Когда 90% команды — на удаленке, такая модель требует больших затрат на печать и доставку. А при росте коллектива на 100% в 2023 году — тем более. При этом из-за пересылки сроки оформления документов могли затягиваться и тормозить процессы. Чтобы упростить жизнь кадровым специалистам и остальным сотрудникам, компания решила переходить в цифру.

Первая попытка перехода на КЭДО оказалась неудачной

В октябре 2023 года во Flowwow уже предпринимали попытку перейти на КЭДО. Но проект не решил все задачи, которые ставила перед собой компания. На это повлияло несколько факторов.

Отсутствие удостоверяющего центра у вендора. Сотрудники могли оформить электронную подпись только через «Госуслуги». Это было неудобно, особенно для тех, кто еще не создавал личный кабинет на портале.

Сложный интерфейс. Система не была интуитивно понятной. Сотрудникам и кадровым специалистам было трудно в ней ориентироваться и находить нужные функции.

Неудобная интеграция с «1С». Данные из системы КЭДО не передавались в учетную систему автоматически. Кадровым специалистам приходилось работать с каждым документом отдельно.

“

Возникло ощущение, что пользы от КЭДО было недостаточно для решения всех задач.

— Елена Орлова, руководитель направления кадрового администрирования Flowwow

У сотрудников оставалось много вопросов по работе с новым инструментом, а объем работы у кадровых специалистов не сократился. Поэтому в середине 2024 года Flowwow начали искать нового вендора КЭДО.

Как выбирали решение

По рекомендации коллег из других компаний во Flowwow обратили внимание на HRlink‎. Возможности этой платформы соответствовали всем задачам, которые стояли перед кадровым отделом.

Удобное оформление ЭП. Сразу два удостоверяющих центра — сотруднику не нужно идти на «Госуслуги».

Интеграция с «1С». Заявки из КЭДО автоматически поступают в учетную систему — без ручного ввода и ошибок.

Информирование через Telegram. Можно использовать привычный мессенджер как канал уведомлений.

Автоматический расчет отпуска. Сотрудник видит доступные дни при заполнении заявления.

Приветствие новых работников. Вместе с приглашением в КЭДО можно отправить письмо, презентацию и инструкции.

Доступ к дополнительным сервисам и модулям. Необходим для автоматизации приема кандидатов и взаимодействия с сотрудниками.

Но прежде, чем принять окончательное решение, Flowwow изучили и протестировали демоверсию платформы. Затем рабочая группа проекта вместе с менеджером HRlink внедряла сервис в текущие процессы и настраивала интеграцию системы под компанию.

Параллельно команда HRlink обучала кадровых специалистов работе с платформой. Встречи проходили несколько раз в неделю. На них также приглашали специалистов по «1С» и программистов, чтобы вся команда была в едином информационном поле. Во время обучения прорабатывались все возможные процессы, например, оформление отпуска с момента подачи заявления сотрудником до отправки информации о закрытии отпуска в «1С».

После успешного тестирования Flowwow начали внедрение КЭДО.

Как проходило внедрение

Переход на HRlink начался в июле 2024 года. Проект реализовывали три команды:

кадровые специалисты — занимались подготовкой документов и работали с сотрудниками;
аналитики процессов — отвечали за стыковку HRlink с внутренними процессами;
специалисты по «1С» — следили за корректной интеграцией КЭДО с учетной системой.

Таймлайн перехода Flowwow на КЭДО HRlink

1 ноября компания перевела на новый формат документооборота почти всю команду. Тестовой группы не было — решение внедряли сразу.

Как готовили сотрудников

Отдельное внимание уделили подготовке персонала. Flowwow опубликовали пост в корпоративном мессенджере, где рассказали, зачем компании КЭДО и что будет меняться. Также команда аналитиков создала серию видеогайдов, в которых подробно объясняла, как работать с системой: от подачи заявления на отпуск до подписания приказа о переводе. Видео были неформальные, простые и на языке сотрудников.

В результате в первый месяц 100% сотрудников перешли на кадровый электронный документооборот.

Как автоматизировали найм кандидатов

Проект перехода на КЭДО оказался успешным, поэтому во Flowwow продолжили углублять цифровизацию HR-процессов. Следующим шагом стала автоматизация приема кандидатов. Она помогла решить несколько проблем.

Сложности при трудоустройстве удаленных кандидатов. До внедрения Start Link пересылка бумажных документов отнимала много времени и средств. Оформление могло затянуться, процесс не всегда был прозрачным и контролируемым.
Риски при работе с персональными данными. В 2025 году требования по работе с ПДн ужесточились. Компании был нужен инструмент, который бы позволил соблюдать все законы при сборе сканов документов.

Собираете документы по почте и подписываете согласие на обработку ПДн при заключении ТД? Вы в зоне риска. Узнайте, как нанять сотрудника в 2025 году и не получить штраф.

Скачать гайд

Сегодня Flowwow оформляет всех кандидатов через Start Link. Сервис собирает и распознает документы, проводит проверку на благонадежность и автоматически передает данные в учетную систему.

Кадровые специалисты не тратят время на ручные операции. А компания осуществляется сбор документов соискателей в соответствии со 152-ФЗ и защищена от некорректной обработки персональных данных. Сами кандидаты реагируют на сервис приема позитивно. За все время работы Start Link не было негативных отзывов или технических проблем.

“

— Тишина — идеальный фидбэк. Раньше от кандидатов поступали вопросы, сейчас вопросов нет, и это и есть положительный результат.

— Елена Орлова, руководитель направления кадрового администрирования Flowwow

Как выстроили полноценную цифровую HR-среду

От автоматизации отдельных HR-процессов во Flowwow пришли к необходимости комплексного решения, позволяющего сделать путь сотрудника в компании полностью цифровым и прозрачным. Эту потребность закрыла система HRlink Pro. Система улучшила опыт команды при взаимодействии с HR-отделом.

У сотрудников появился личный кабинет, где они могут посмотреть:

структуру компании;
свою должность;
подразделение;
каналы уведомлений;
количество дней отпуска.

“

— У нашей компании сложная и мобильная структура. Поэтому нам было важно, что в HRlink Pro сотрудники видят актуальное наименование своей должности и подразделения, доступные виды электронных подписей и каналы уведомлений.

— Елена Орлова, руководитель направления кадрового администрирования Flowwow

Также HRlink Pro стала внутренней площадкой для новостей и объявлений о кадровом документообороте. Раньше они публиковались в общем корпоративном мессенджере, где их легко было потерять среди других сообщений. Теперь у сотрудников появилось место, где собрана вся информация от HR.

Результаты

Маркетплейс выстроил общую HR-среду для решения всех задач компании и сотрудников.

Результаты перехода на КЭДО:

сэкономили 976 часов работы HR-отдела;
снизили бюджет на печать, пересылку и хранение бумажных документов;
освободили время для HR-аналитики и развития HR-процессов;
упростили контроль и отслеживание статусов документов.

Результаты цифровизации найма:

упростили работу HR — процесс найма стал быстрее и прозрачнее;
сократили количество вопросов от кандидатов;
усилили HR-бренд.

Результаты с HRlink Pro:

повысили прозрачность процессов;
уменьшили количество повторяющихся вопросов в HR;
улучшили работу с обратной связью от сотрудников;
упростили получение информации — она всегда актуальна и доступна в личном кабинете.

Хотите как в кейсе?

Запишитесь на консультацию. Обсудим вашу задачу и подберем решение под ваши кадровые процессы.

Записаться на консультацию