Московская Пивоваренная Компания — российский производитель и дистрибьютор пива и безалкогольных напитков. Большинство сотрудников организации работает на заводе в Мытищах. Также у компании есть собственные дистрибьюторский и логистический центры. 

• Большое количество торговых представителей в регионах.
• 12 крупных и множество небольших подразделений. 
• более 1300 сотрудников.

Московская Пивоваренная Компания cтарается идти в ногу со временем. Ее основное подразделение в Мытищах — один из самых современных пивоваренных заводов в Европе. Поэтому вопрос о цифровизации кадрового документооборота в компании стали рассматривать сразу после внесения соответствующих поправок в Трудовой кодекс РФ. Реализации идеи в 2021 году помешала затянувшаяся пандемия и ее последствия. Поэтому компания вернулась к вопросу о переходе на КЭДО в 2023 году.

Основные причины перехода на КЭДО

• Некоторые сотрудники начали работать дистанционно, из-за чего с ними стало трудно обмениваться документами.
• В 2023 году Московскую Пивоваренную Компанию включили в список организаций, которые подлежат проверке трудовой инспекции каждые два года. КЭДО нужен был, чтобы ускорить процедуру подписания, поиска и подбора документов.

Московская Пивоваренная Компания приступила к поиску решения для обмена электронными документами в августе 2023 года. Изначально в организации планировали внедрить простой функционал личного кабинета сотрудника для получения расчетных листков, справок и документов об отпуске. Но его простая функциональность несоизмерима с тем, что КЭДО дает компании:

• экономия времени руководителей производственных и коммерческих подразделений на обмен документами и информацией с сотрудниками без доступа к ПК и корпоративной почте;
• высокая скорость подписания массовых документов;
• исключение подделки при подаче или ознакомлении на местах;
• прозрачность информации и контроль подписания сотрудниками массовых документов;
• автоматические напоминания о необходимости поставить подпись;
• современный подход к документообороту и опережение по накоплению архива в КЭДО.

Московская Пивоваренная Компания оценила и плюсы КЭДО для сотрудников:

• возможность в любой момент обратиться в дирекцию по персоналу с запросом;
• контроль за всеми этапами согласования заявлений;
• быстрый доступ к своим кадровым документам;
• оперативное знакомство с кадровыми изменениями;
• фиксация всех событий в системе (прозрачность, доступность, открытость).  

Компания инициировала и провела встречи с несколькими провайдерами решений для КЭДО. Чтобы упростить процесс выбора, сотрудники дирекции по персоналу составили список тех инструментов, которые им было важно видеть в системе: 

• функциональность личного кабинета (отправка расчетных листков, уведомлений о начале отпуска, остаток накопленных дней);
• возможность отправки заявлений;
• наличие оперативной и качественной техподдержки;
• бесплатная настройка маршрутизации;
• наличие дополнительных функций (СМС-информирование,оперативное создание шаблонов);
• информационная безопасность и защищенность передачи данных;
• благонадежность провайдера и положительные рекомендации. 

При этом значимую роль играла невысокая стоимость решения и его полное соответствие требованиям законодательства. 

На поиск ушло около двух месяцев. В итоге Московская Пивоваренная Компания остановилась на КЭДО от HRlink. Кроме соответствия всем требованиям, важную роль в выборе сыграл успешный опыт работы с этим решением партнера организации — платформы hh. ru. 

После подготовки необходимых локальных нормативных актов компания приступила к внедрению системы КЭДО.

В октябре 2023 года Московская Пивоваренная Компания подписала договор с HRlink, а уже 1 ноября фокус-группа из 200 сотрудников приступила к переходу на кадровый ЭДО. Их подключение к системе заняло около недели. 

По отзывам коллег из смежных подразделений, полное внедрение такой масштабной системы на более чем 1000 сотрудников могло занять 6–8 месяцев. Команда HRlink обычно закладывает на переход организаций такого размера те же сроки.

В случае с Московской Пивоваренной Компанией на внедрение КЭДО ушло всего три месяца, то есть в два раза меньше запланированного. Этому способствовала слаженная работа команды проекта. Как со стороны HRlink, так и со стороны Московской Пивоваренной Компании. 

Знакомство сотрудников Московской Пивоваренной Компании с системой КЭДО стало одним из самых трудозатратных этапов проекта. Коллектив организации работает посменно. Поэтому специалисты дирекции по персоналу иногда проводили несколько встреч-знакомств в день. Они показывали и рассказывали, как работает система КЭДО, и отвечали на все возникавшие вопросы.

Для тех сотрудников, которые выражали сомнения, команда HRlink организовывала индивидуальные встречи со своими специалистами по информационной безопасности.

Несмотря на большой объем работы, поддержка персонала и сплоченность коллектива помогли успешно реализовать проект в два раза быстрее, чем ожидалось. Новость о внедрении КЭДО была принята большинством как модернизация и оптимизация процессов. Некоторые руководители с нетерпением ждали запуска проекта, просили включить их подразделение в фокус-группу и принимали активное участие в проведении агитационных и обучающих встреч с персоналом.

Пример №1.

1 апреля специалисты загрузили в систему 1242 документа. 799 из них были просмотрены и подписаны сотрудниками уже на следующий день. Добиться такого результата при бумажном документообороте практически невозможно.

Пример №2.

Компании было необходимо ознакомить 111 сотрудников, которые не работают за компьютером, с должностной инструкцией. За сутки 46% из них открыли документ в системе КЭДО.

Электронный документооборот оптимизировал работу дирекции по персоналу и ускорил процесс оформления и передачи заявлений дистанционным сотрудниками и тем, у кого нет доступа к компьютеру и корпоративной почте. Теперь чтобы подать заявление, достаточно владеть смартфоном. С него можно прямо из дома или производственного цеха получать документы или направлять заявления, без отрыва от своих прямых обязанностей и соблюдая этапы согласования. Это освобождает время на более важные задачи и позволяет работникам контролировать процесс.