Как сменить подрядчика по КЭДО и не пожалеть: кейс ЭР-1

Это был этап формирования ЭР-1 (дочерней компании) за счет:

• быстрого перевода сотрудников из материнской компании;
• интенсивного найма.

Сроки переводов были очень сжатые, а ответственность перед материнской компанией и перед переводимыми сотрудниками максимально высокая.

Оформление новых сотрудников шло со скоростью 40-80 человек в месяц. В штате всего один кадровик.

Из-за территориальной разрозненности — офисы в четырех городах, удаленные сотрудники в 35 городах РФ — отправка кадровых документов отнимала много времени и сильно увеличивало затраты на курьерские отправления, бумагу и печать.

Вариант сделать все вручную компании не подходил. Только КЭДО позволил бы выполнить переводы в срок и на высоком качестве.

Поэтому компания захотела перевести кадровый документооборот в цифровой формат.

В ЭР-1 задумались о переходе на КЭДО, как только начали принимать первых сотрудников на работу — в ноябре 2021 года. Выбрали КЭДО-платформу и уже готовились к внедрению, но в феврале 2022 года финансирование этого проекта было сокращено, поэтому выбранное решение оказалось слишком дорогим, пришлось отказаться от него, но не от самой идеи КЭДО.

Компания начала искать нового подрядчика и выделила два основных критерия:

• Скорость внедрения — чем раньше, тем лучше.
  
  
• Относительно невысокая стоимость

С начала поисков подрядчика до принятия решения в пользу HRlink прошло около двух недель. Еще две недели заняли подготовка документов и техническая настройка интеграции.

КЭДО внедряли сразу на всю компанию. На тот момент в штате было 350 сотрудников, сейчас их около 500.

У сотрудников возникали следующие вопросы относительно HRlink:

Сотрудников поделили на группы и течение двух недель для каждой группы отводилось 30-60 минут на обучение.

В процессе интеграции возникла одна сложность — некоторым сотрудникам не приходили уведомления на почту. В компании долго пытались найти причину и выяснили, было проблема была связана с тем, что происходило дублирование учетных записей и адресов электронной почты. Когда настроили синхронизацию с учетной записи на другую, все уведомления стали приходить.

На период запуска КЭДО пришлось оперативно автоматизировать печатные формы в 1С для быстрой выгрузки из 1С в портал Hrlink.

Кроме того, много времени занял выпуск электронной подписи, поскольку заявки долго обрабатывались на Госуслугах.

Иногда сотрудники допускают ошибки в использовании платформы: забывают логин и пароль, не понимают, как подписать заявление и т. д. Чтобы решить эту проблему, компания предоставляет работникам гайды и чек-листы, включая учебные материалы, подготовленные командой HRlink.

Из всех работников только один отказался переходить на КЭДО на этапе приема и пока ведет все документы на бумаге. Остальные положительно отзываются о КЭДО и даже отметили перевод кадровых документов в цифру как один из важнейших итогов 2022 года.

В ЭР-1 отмечают качественную реакцию команды HRlink на обратную связь. Специалисты прислушиваются к пожеланиям и оперативно внедряют доработки. Сейчас в ЭР-1 ожидают выхода двух модулей: приема и ЛНА.