Как переход на КЭДО помог Furla минимизировать юридические риски

Furla — итальянский производитель сумок и аксессуаров премиум-сегмента. В России компания действует на протяжении 10 лет и поддерживает несколько коммерческих управлений.

• Розничная сеть в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Сочи, Ростове-на-Дону, Краснодаре и Казани.
  
• 25 сотрудников бэк-офиса и 150 в розничной сети.
  
• Команда распределена по нескольким городам присутствия, есть дистанционные работники.
  

Идея о переводе кадровых документов в электронный вид появилась в компании ещё в 2020 году, когда был запущен эксперимент Минтруда по переходу на КЭДО. А наступившая в тот момент пандемия только подтвердила правильность курса на цифровизацию процессов.

У Furla распределённая сеть розничных магазинов по всей территории России. До внедрения КЭДО подписание бумаг сотрудников происходило в самих магазинах. Менеджер по кадровому администрированию создавал пакет документов на подпись, далее направлял его на почту магазина, где работает подписант. Таким образом, первой точкой контроля наличия подписи являлись управляющие и их заместители. Они распечатывали документы и предоставляли их команде.

В розничной сети стабильно высокая операционная нагрузка, поэтому до офиса зачастую доходил не весь подписанный пакет кадровых документов. Часто можно было встретить и ошибки в подписании.

Кроме того, обмен бумажными документами мог вызывать юридические риски. Например, при приёме на работу продавец подписывает множество документов. Помимо стандартных (трудового договора, приказа и должностной инструкции), для команды магазина предусмотрена коллективная материальная ответственность за товары, которая распределяется на всех сотрудников. Такая ответственность регулируется специальным соглашением, который подписывают все работники. При кадровых изменениях его корректируют.

Наличие подписи в этом документе является гарантией того, что сотрудники и компания договорились о плане действий, если вдруг с товарами что-то случится. Конечно, такое соглашение снижает риски конфликтов.

К выбору решения для КЭДО Furla приступили в конце 2021 года. Компания рассматривала предложения от четырёх различных провайдеров. Определив для себя необходимый функционал и учитывая требования к защите персональных данных, Furla остановили свой выбор на HRlink.

Во-первых, у HRlink были хорошие рекомендации на открытом рынке от других представителей из сферы ритейла.

Во-вторых, высокий уровень осведомлённости команды провайдера о нюансах кадрового электронного документооборота.

В-третьих, профессионализм менеджеров и глубокие знания законодательства о КЭДО.

Весной 2022 года Furla выбрали провайдера КЭДО, и уже 10 июня завершили процесс перехода.

Сотрудники бэк-офиса подключились к системе первыми и быстро освоили технологию. Перевод персонала розничной сети занял около двух недель. В процессе потребовалось провести тренинги совместно с менеджерами HRlink и создать адаптированные под Furla наглядные инструкции.

Самые частые сомнения, которые возникали у сотрудников, ожидаемо касались защиты персональных данных, возможности создания и использования цифровой подписи. На момент внедрения КЭДО в Furla уже действовала сеть онлайн-сервисов, и работники привыкли к личным кабинетам и другим возможностям работы в онлайн-пространстве. Поэтому вопросов о том, как пользоваться платформой, практически не возникало. Здесь также помог понятный интерфейс HRlink.

На данный момент на КЭДО перешли 98% сотрудников Furla.