9 000 документов за 6 месяцев
в КЭДО:
кейс группы компаний ITMS

Группа компаний ITMS — один из основных игроков рынка табачной и никотиносодержащей продукции в стране.

• Головной офис в Москве и 76 подразделений по всей России.
  
• Фабрика в Санкт-Петербурге.
  
• Около 2500 сотрудников.

Петербургское производство ITMS — в числе лидеров России с точки зрения производственных мощностей.

Сотрудникам отдела кадров приходилось оформлять около 30 документов на каждого из примерно 2500 работников группы компаний. Объём кадрового документооборота составлял около 75 тысяч документов в год.

Кроме расходов на бумагу, печать и курьеров, группа компаний тратила много времени на ожидание бумаг из региональных офисов.

После того как в 2021 году № 377-ФЗ разрешил компаниям вести кадровый документооборот с сотрудниками в электронном виде, ITMS запустила проект по цифровизации кадрового делопроизводства.

Группа компаний ITMS составила подробное техническое задание для кадрового ЭДО.

Основные критерии выбора:

• понятный интерфейс;
  
• лёгкий доступ и подписание документов в любое время с любого устройства;
  
• соответствие требованиям ИБ;
  
• интеграция с аккредитованным УЦ и 1С ЗУП;
  
• возможность использовать уже выпущенные УКЭП.
  

КЭДО-платформа HRlink соответствовала всем требованиям технического задания.

Проект по цифровизации кадрового делопроизводства в ITMS HRlink выполнила совместно с партнёром — компанией БФТ-Холдинг.

БФТ-Холдинг — российский разработчик программных продуктов и заказных решений для госсектора и бизнеса. Благодаря КЭДО компания тратит в два раза меньше времени на оформление кадровых документов. А экономия на КДП за год составила 9 млн рублей. Подробнее о кейсе рассказываем здесь.

Внедрение HRlink в группе компаний ITMS состояло из нескольких этапов.

1. Во время подготовки провели анализ всех кадровых документов, обновили более 100 печатных форм, разработали архитектуру будущего решения и ЛНА. Затем интегрировали HRlink с 1С.

Сотрудники группы компаний начали знакомство с решением на этапе тестового запуска. Для каждой из групп работников — полевая работа, офис и производство — был составлен план обучения исходя из специфики их работы.

2. На следующем этапе внедрили МЧД и технологию SSO для идентификации пользователей.

3. На финальной стадии группа компаний ITMS перевела все кадровые документы в электронный вид.

За 6 месяцев группе компаний ITMS удалось достичь следующих результатов:

• 9 тысяч документов подписано в системе КЭДО;
  
• процесс подписания занимает одну минуту;
  
• сократились расходы на логистику и канцелярию;
  
• КЭДО позволил наладить процессы и избавиться от рутины;
  
• больше нет риска потерять документы.