Как КЭДО сократил количество отказов кандидатов на 60% и упростил онбординг: опыт БФТ-Холдинга

БФТ-Холдинг — российский разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного сектора и бизнеса. На рынке с 1997 года. У компании:

• более 98,5 млн пользователей;
• 15 федеральных и 6500+ региональных проектов;
• 83 региона, где реализованы проекты;
• 2500+ сотрудников в 107 городах России;
• 22 офиса, среди них 6 филиалов с разницей во времени до 6 часов.

БФТ-Холдинг — большая организация. У компании:

• 11 юридических лиц;
• 22 офиса по всей стране;
• 79% дистанционных сотрудников;
• годовой объем документооборота — 27 000 документов.

При этом бумажные копии приходилось пересылать почтой. На это уходило много времени и денег, а сотрудники часто совершали ошибки при подписании.

Также БФТ-Холдинг планировал упростить онбординг с помощью КЭДО. Обычно кандидат выходит на работу через 2 недели после принятия оффера. Раньше новый сотрудник начинал знакомиться с пакетом необходимых документов только в первый день работы. На это уходило много времени, а компания не могла оперативно отработать возможные возражения. Например, работникам мог быть неясен один из пунктов договора.

В октябре 2020 года БФТ-Холдинг стал одним из участников эксперимента Минтруда по использованию электронных кадровых документов. Для перехода на КЭДО компания выбрала платформу HRlink. Провайдер выиграл по следующим критериям:

• быстрая интеграция с различными учетными системами;
  
• оперативная техподдержка большого количества пользователей;
  
• интуитивно понятный порядок действий;
  
• данные на серверах на территории РФ;
  
• возможность самостоятельно выбрать способ подписания документов.
  

Переход на кадровый электронный документооборот занял у БФТ-Холдинга 3 месяца. Весь процесс можно разделить на 2 этапа.

1. Подготовка.

На первом этапе БФТ-Холдинг создал рабочую группу. Она подготовила регламент перехода на КЭДО. В нем описали весь процесс и закрепили ответственность как компании, так и сотрудников.

Параллельно топ-менеджмент компании общался с персоналом о внедрении новой системы, разъяснял ее преимущества и отвечал на возникающие вопросы. После этого сотрудников ознакомили с положением о кадровом электронном документообороте и получили их согласие.

2. Техническое обеспечение.

На втором этапе БФТ-Холдинг занимался настройкой информационных баз и проводил тестирование системы КЭДО на пилотной группе сотрудников. Это помогло заметить трудности, внести доработки и скорректировать процесс. Затем систему КЭДО внедрили по всей группе компаний БФТ.

Сегодня БФТ-Холдинг обменивается всеми документами в цифровой виде на платформе HRlink. Это позволяет оперативно подписывать все кадровые бумаги сокращает расходы на КДП и хранение бумажных экземпляров.

Также в БФТ-Холдинге отмечают, что наличие КЭДО сделало компанию более привлекательной для соискателей. Устраивать новых сотрудников на работу стало проще, а процент отказов кандидатов снизился.

• 9 млн рублей составила экономия на КДП за год.
  
• Более 40000 документов проведено через КЭДО за 2022 год.
  
• На 60% сократилось количество отказов от уже принятых офферов.
  
• На 50% сократилось время на оформление документов.