Какие функции сервиса КЭДО пригодятся отделу кадров, руководителям
и рядовым сотрудникам

Переход на кадровый электронный документооборот помогает компаниям налаживать процессы и значительно разгружает отдел кадров. В системе КЭДО удобно следить за всеми статусами и контролировать сроки. Обмен электронным документами отнимает меньше времени и освобождает время на другие задачи.

Часто именно сотрудники HR-подразделения выступают с инициативой по автоматизации. В статье рассказываем, на что стоит обратить внимание при выборе системы КЭДО. Какие функции будут полезны отделу кадров, руководству и другим сотрудникам.

Удобный реестр документов

В нём можно видеть все документы по сотрудникам и систематизировать их по типу, отделу, и статусу и т.д. В интерфейсе HRlink в реестре для этого предусмотрена подробная система фильтрации.

Повторное уведомление сотрудников о неподписанных документов

Эта функция позволяет специалисту КДП увидеть список сотрудников, которые не подписали документы, и отправить им массовое уведомление.

А совсем скоро на платформе HRlink станет доступен AI-помощник. Он обучен отслеживать время, в которое каждый сотрудник обычно подписывает документы. И будет отправлять новые уведомления именно в это момент.

Возможность отследить, на ком «завис» документ

Специалистам отдела кадров удобно, когда в системе КЭДО можно увидеть, на каком этапе подписания находится документ. В HRlink есть несколько статусов:

• отправлен, не просмотрен;
  
• просмотрен;
  
• подписан;
  
• не подписан

Загрузка кастомных документов и отправка по гибким маршрутам

Часто отделу КДП необходимо выпустить документы, которые нельзя сформировать в кадровой учётной системе. Например, кастомные приказы или локально-нормативные акты. В HRlink можно загружать документы в любом формате: .pdf, .doc, .docx, .xlsx, .jpeg, .jpg, .bmp, .png, .rtf, .tiff.

Функцию гибких маршрутов удобно использовать, когда нужны подписи сразу нескольких сотрудников. Например, приказ сначала утверждает генеральный директор. И только после этого документ уходит на ознакомление персоналу.

Возможность выгружать реестры документов в Excel

Специалисты по кадрам удобно формировать отчётность в формате таблиц Excel. В HRlink можно скачать файл реестра документов в xls со всеми статусами за определенный период.

Возможность отследить, что и в какое время происходило с документом

В HRlink специалист КДП может увидеть маршрут и статус по каждому документу. Также из системы можно загрузить протокол документооборота, где видно всю историю действий по нему.

Разделение функций между сотрудниками отдела кадров

На платформе HRlink пользователи со статусом администратора могут разграничивать права доступа к определенным типам документов для разных сотрудников. В карточке специалиста КДП для этого предусмотрена специальная вкладка. В ней можно дать сотруднику доступ права на отделы, типы документов и заявлений, а также на юрлица.

Возможность отличать свои документы руководителя от документов сотрудника

Для этого в HRlink все документы в реестре руководителей разделены на три вкладки:

• ожидает моего подписания;
  
• мои документы;
  
• документы руководителя.
  

Массовое подписание документов

Руководителям необходимо подписывать множество бумажных документов. Многие из них даже выделяют для этого отдельное время в течение рабочей недели. На платформе HRlink руководитель может выделить все документы, которые необходимо подписать, и сделать это одной кнопкой.

Получение уведомлений о необходимости подписать документы в удобное время

Не всегда сотрудник хочет отвлекаться на сообщения в течения дня. В HRlink руководитель может настроить периодичность прихода уведомлений.

Подача заявлений на отпуск через КЭДО

Удобно, когда заявление на отпуск можно подать в электронном виде и согласовать его за 15 минут. Вместо того, чтобы распечатывать документ и лично нести его в отдел кадров. В HRlink сотрудники могут подавать заявление:

• на ежегодный отпуск;
  
• на перевод;
  
• на перенос отпуска;
  
• на увольнение и т.д.

Получение уведомлений новых документах через удобный канал связи

В КЭДО от HRlink действует несколько каналов уведомления. Пользователи могут получать СМС-сообщения, электронные письма, WhatsApp и Telegram.