Оставить заявку
О КЭДО
Клуб HR
Оставить заявку
О КЭДО
отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru
Опубликовано 20.10.2024

Что такое КЭДО: как работает и кому подходит

Содержание
КЭДО помогает бизнесу автоматизировать процессы HR и КДП. Кадровый документооборот в электронном формате экономит время, деньги и человеческие ресурсы. А ещё это мощный инструмент развития HR-бренда — он позволяет привлекать и удерживать ценных специалистов.

Что такое кадровый ЭДО и как он работает

КЭДО расшифровывается как «кадровый электронный документооборот». Его смело можно считать одним из ключевых инструментов цифровой HR и стратегии КДП.
В системе КЭДО все операции с кадровыми документами проводятся онлайн: их можно создавать, изучать, подписывать и хранить без личных встреч и бумажной волокиты.
Это существенно экономит затраты компании на расходники, курьерскую службу и место для архива. Но самое главное — облегчает работу кадровых специалистов и HR, освобождая их время для более интересных и важных задач.
Ведение документации онлайн
оформление, отправка и подписание
все виды ЭП в соответствии 63-ФЗ
проверка подписи КриптоПро
возможность оформить электронную подпись (ЭП) онлайн в двух удостоверяющих центрах (УЦ)
только в HRlink
Систематизация процессов
настройка каналов уведомления сотрудников
автоматическое закрытие процесса подписания и возврат документа в кадровую службу
одно окно входа во все нужные сервисы для сотрудников
интеграция КЭДО с 1С и Битрикс24
работа из браузера, без установки дополнительного ПО на рабочий компьютер
доступ в личный кабинет с мобильного телефона из любой точки мира
только в HRlink
Упрощение контроля
настройка маршрута согласования
отслеживание сроков и стадий подписания
ИИ-помощник, который напомнит о необходимости подписать документ и поможет свести риск штрафов к нулю
только в HRlink
Работа со всеми сотрудниками
оформление новичка за 15 минут онлайн в день оффера на платформе Start Link
подпись всех документов УНЭП, УКЭП, ПЭП, Госключом, через личный кабинет Госуслуг онлайн
работа в сервисе с учётом требований 152-ФЗ
в облаке или в формате on-premises (на ваших серверах)
неограниченный объём архива
быстрый поиск нужного документа
доступ к истории подписания
выгрузка выборки в Excel
Хранение электронных архивов
Экологичная интеграция и работа
аудит кадровых процессов до внедрения КЭДО
сопровождение со стороны вендора «от» и «до». В HRlink у вас будет дорожная карта внедрения и поддержка на всех этапах работы
проектные группы: в HRlink с каждым клиентом работает команда экспертов. В неё входят менеджер по внедрению, инженер, специалист техподдержки, руководитель и менеджер по продажам. Единая точка коммуникации для клиента — руководитель проектной группы, не нужно обращаться к разным людям, все вопросы решаются быстро и с глубоким индивидуальным подходом.
Хотите узнать больше про КЭДО и возможности HRlink от тех, кто в этом разбирается? Записывайтесь на встречу
Оставить заявку

Что говорит закон

Сейчас законодательство разрешает автоматизировать кадровые процессы всем юридическим лицам. Переход на КЭДО добровольный, но это пока. Государство активно поддерживает тенденцию к цифровизации: в эксперимент по внедрению кадрового ЭДО в 2024 году вошли госкомпании, внебюджетные фонды и прочие организации. Велика вероятность, что в ближайшие годы КЭДО станет обязательным для всех.
Подготовьтесь к переходу на КЭДО заранее и без спешки: скачайте список критериев выбора вендора
Скачать

Какие документы можно подписывать в КЭДО

Практически все типы кадровых документов могут быть созданы, сохранены, подписаны и отправлены в электронном виде. Это закреплено в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.
Как правило, в КЭДО переводят:
  • документы, связанные с отсутствием (отпуска, больничные и прочие) и трудоустройством (трудовые договоры);
  • документацию по удалённым работникам (начиная с предложения о работе и заканчивая расчётным листком);
  • личные карточки сотрудников;
  • штатное расписание, графики отпусков и табель учёта рабочего времени;
  • локальные акты компании;
  • инструкции и приказы;
  • положения об оплате труда;
  • положение о персональных данных (ПНд) и согласия сотрудников на обработку ПНд.
Даже если в компании работают в КЭДО, некоторые документы по закону нужно оформлять в письменном виде и подписывать собственноручно. К таким бумагам относятся:
приказы об увольнении;
акты о несчастных случаях;
журналы по охране труда;
справки СТД-Р.
если речь идёт об удалённых сотрудниках, то все документы можно подписывать в КЭДО
Хотите разобраться в теории и законах, которые регулируют кадровый ЭДО?
Оставить заявку
Получите всю информацию, полезные материалы и шаблоны в курсе рассылок
от HRlink!

Как подписывать документы по КЭДО

Электронные документы подписываются электронной подписью (ЭП). Юридически она полностью соответствует «ручной». Уточним, для каких документов и какие подписи подойдут.

Документы

КЭП, НЭП, НЭП Госключ

ПЭП

Приказы на отпуск, командировку, расчётные

✅

✅

Листки, табель учёта рабочего времени

✅

✅

Должностные инструкции, ПВТР, ЛНА и другие

✅

✅

ТД, заявление об увольнении,
приказ о дисциплинарном взыскании

✅

❌

Документы

КЭП, НЭП, НЭП Госключ

ПЭП

Приказы на отпуск, командировку, расчётные

✅

✅

Листки, табель учёта рабочего времени

✅

✅

Должностные инструкции, ПВТР, ЛНА и другие

✅

✅

ТД, заявление об увольнении,
приказ о дисциплинарном взыскании

✅

❌

Начните лёгкую и эффективную работу с документами в HRlink
Старт

Преимущества КЭДО

КЭДО — выгодный инструмент не только для кадрового специалиста, но и для гендиректора и остальных сотрудников. Расскажем, какие преимущества он даёт.

Для работодателя

Для сотрудников

Снижает нагрузку на кадровых специалистов: задачи автоматизируются и переводятся в онлайн. Наши клиенты тратят в среднем в 10 раз меньше времени на процессы КДП. Например, в сети магазинов «ВкусВилл» оформляют сотрудников за полчаса вместо нескольких дней.

Экономит время: не нужно ходить в отдел КДП, на почту или ждать курьера. Можно подписывать любые документы онлайн с любого устройства с подключением к интернету.

Разгружает руководителя: пакетное подписанием можно в один клик заверить до 5 тысяч документов.
Даёт возможность работать удалённо: документы подписывают из любой точки мира, сотрудник может переехать, не боясь потерять важные бумаги.
Оптимизирует затраты: не нужно тратиться на бумагу, почту, архив, картриджи для принтера и т.д. Хватит оплаты КЭДО.
Стоимость лицензии в HRlink фиксированная, в неё входят все функции платформы, вы покупаете её один раз в год и больше ни за что не доплачиваете.
В группе компаний «Кориб», где трудится около 600 человек, за год сэкономили на КДП 400 000 рублей.
Хранит все в одном месте: документы доступны в личном кабинете, к ним можно обратиться в любой момент. Там же есть шаблоны, поэтому не придётся идти к кадровикам.
Усиливает HR-бренд: компания, которая пользуется КЭДО, следит за тенденциями, заботится о комфорте и времени работников. Быстрое безбумажное оформление позволяет выделиться среди конкурентов и снизить вероятность отказа от оффера. «Нетологии» переход на КЭДО позволил повысить лояльность сотрудников к HR-процессам на 90%.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся. кандидат принимает оффер и в этот же день без посещения офиса компании может подписать трудовой договор и другие важные документы.
Избавляет от риска потери и порчи документов: все хранится онлайн и ищется с помощью фильтра. В HRlink можно хранить данные в облаке, защищённом тройной репликацией, либо на собственных серверах.
Защищает данные: сотрудники могут быть уверены, что их персональные данные находятся под защитой. Бумагу на столе кадровика может увидеть и посторонний, то вот в КЭДО доступ к информации получает только кадровый специалист.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся.

Для работодателя

Для сотрудников

Снижает нагрузку на кадровых специалистов: задачи автоматизируются и переводятся в онлайн. Наши клиенты тратят в среднем в 10 раз меньше времени на процессы КДП. Например, в сети магазинов «ВкусВилл» оформляют сотрудников за полчаса вместо нескольких дней.

Экономит время: не нужно ходить в отдел КДП, на почту или ждать курьера. Можно подписывать любые документы онлайн с любого устройства с подключением к интернету.

Разгружает руководителя: пакетное подписанием можно в один клик заверить до 5 тысяч документов.
Даёт возможность работать удалённо: документы подписывают из любой точки мира, сотрудник может переехать, не боясь потерять важные бумаги.
Оптимизирует затраты: не нужно тратиться на бумагу, почту, архив, картриджи для принтера и т.д. Хватит оплаты КЭДО.
Стоимость лицензии в HRlink фиксированная, в неё входят все функции платформы, вы покупаете её один раз в год и больше ни за что не доплачиваете.
В группе компаний «Кориб», где трудится около 600 человек, за год сэкономили на КДП 400 000 рублей.
Хранит все в одном месте: документы доступны в личном кабинете, к ним можно обратиться в любой момент. Там же есть шаблоны, поэтому не придётся идти к кадровикам.
Усиливает HR-бренд: компания, которая пользуется КЭДО, следит за тенденциями, заботится о комфорте и времени работников. Быстрое безбумажное оформление позволяет выделиться среди конкурентов и снизить вероятность отказа от оффера. «Нетологии» переход на КЭДО позволил повысить лояльность сотрудников к HR-процессам на 90%.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся. кандидат принимает оффер и в этот же день без посещения офиса компании может подписать трудовой договор и другие важные документы.
Избавляет от риска потери и порчи документов: все хранится онлайн и ищется с помощью фильтра. В HRlink можно хранить данные в облаке, защищённом тройной репликацией, либо на собственных серверах.
Защищает данные: сотрудники могут быть уверены, что их персональные данные находятся под защитой. Бумагу на столе кадровика может увидеть и посторонний, то вот в КЭДО доступ к информации получает только кадровый специалист.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся.
Снижает риски ошибок: КЭДО устраняет человеческий фактор при оформлении. Например, система позволит взять только заработанный отпуск, поэтому бегать в офис и переоформлять документы не придётся.
Гайд, который поможет убедить руководство!
Покажите, сколько сэкономите, как повысите лояльность и прокачаете HR-бренд благодаря КЭДО
Получить
Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп и возьмите с собой кадрового специалиста!
Покажите, сколько сэкономите, как повысите лояльность и прокачаете HR-бренд благодаря КЭДО
Записаться

Что нужно для перехода на КЭДО

Перечислим основные этапы перехода на кадровый ЭДО.

1 Собрать рабочую группу

Выберите сотрудников, которые будут отвечать за переход с вашей стороны. Это должны быть мотивированные и заинтересованные работники. Их задача — стать амбассадорами КЭДО, увлечь других и снять их страхи и возражения. Чтобы повысить эффективность работы, продумайте и выставите KPI на проект.

2 Описать все кадровые процессы и документы

Создайте документ и подробно распишите все, что связано с работой отдела КДП, например:
  • виды документов;
  • процессы согласования и подписания;
  • сроки;
  • порядок хранения.
Это поможет подробнее объяснить вендору КЭДО ваши боли и потребности.
Также можно обговорить все в разговоре с менеджерами. Просто расскажите, сколько у вас на все времени, какие процессы вы хотите оцифровать и как хотите хранить документы.

3 Провести аудит кадровых процессов и оптимизировать их

На этом этапе вам предстоит определить, какие проблемы и трудности возникают у кадровых специалистов, руководителей и линейных сотрудников. Но не обязательно проводить этот процесс на стороне компании.
HRlink проводит аудит кадровых процессов 1С на себя. Это помогает выявить потенциальные сложности, которые могут возникнуть при переходе на КЭДО, и устранить их ещё перед началом внедрения.
Экспертная команда HRlink бесплатно проводит детальный анализ текущих процессов и интеграции, создаёт подробную дорожную карту с ключевыми точками, которые требуют особого внимания и проработки. В ходе аудита мы определяем, что поможет сделать переход максимально плавным и незаметным для сотрудников.

4 Сформулировать критерии выбора КЭДО-платформы

Определите, что является самым важным при выборе сервиса именно для вашей организации. Отталкивайтесь от своих возможностей и целей бизнеса.
Вот некоторые из возможных критериев:
  • Стоимость.
  • Прозрачность ценообразования — отсутствие скрытых платежей.
  • Доступность интеграций.
  • Включенность команды подрядчика на всех этапах: от первичной консультации до сопровождения.
  • Готовность подрядчика участвовать в обучении сотрудников.
  • Несколько линий техподдержки.
  • Удобный и интуитивно понятный интерфейс.
  • Опыт внедрения и наличие компетенций в КЭДО и законодательстве.
Все самое важное по выбору вендора КЭДО вы найдёте в этом гайде
Забрать
На этом же этапе можно договориться о демо-встрече, чтобы точно понять, подходит ли решение. На ней, вместе с менеджером, вы в режиме онлайн протестируете платформу HRlink. За 40 минут вы сможете выпустить ЭП, создать и подписать документ. Это возможность узнать как работает система и задать вопросы.
Демо-встреча проходит в закрытом тестовом пространстве и совершенно безопасна для персональных данных клиента.

5 Провести тендер

Рассмотрите несколько вариантов платформ. Это поможет иметь представление, какие функции необходимы и интеграция какой системы КЭДО в вашей компании пройдёт безболезненно. Опирайтесь на критерии, которые вы обозначили на предыдущем этапе.

6 Рассказать сотрудникам о КЭДО и провести обучение

Переход не должен свалиться на сотрудников неожиданно. Если не объяснить в чем его польза для людей и компании, не отработать страхи и возражения, работники могут воспринять нововведение как нечто навязанное и неудобное. Это спровоцирует отказы, что в свою очередь негативно скажется на эффективности цифровизации.
Проведите вебинары и воркшопы. Покажите, как работает сервис, объясните, в чем преимущества цифровизации, а также расскажите, что работать с электронной подписью безопасно.
Особенно обучение актуально для возрастных работников, которым сложнее адаптироваться к цифровым изменениям, чем молодым ребятам. Взаимодействие с персоналом HRlink может взять на себя. Наша команда проводит обучение кадровых специалистов и прочих сотрудников, помогает подготовить гайды с подробными ответами на волнующие вопросы. Благодаря им люди смогут сами разобраться в системе, не отвлекая сисадминов и специалистов КДП.

7 Подготовить локальную нормативную документацию для КЭДО

Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:
  • сроки уведомления сотрудников;
  • список документов, которые вы хотите вести электронно;
  • перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие;
  • даты перехода;
  • перечень документов, дублирующихся на реальном носителе;
  • информация о выбранной платформе;
Команда HRlink поможет разработать всю документацию и поделится готовыми шаблонами.

8 Интегрировать процессы с КЭДО-платформой

Если вы правильно выбрали подрядчика, то команда внедрения возьмёт бо́льшую часть работы на себя, ресурсы с вашей стороны будут минимальными.
Так, команда HRlink помогает клиентам на всех этапах: внедрение, обучение, сопровождение. За каждым клиентом закрепляется проектная группа. После покупки лицензии вы всегда сможете прийти к нам с вопросами и получить необходимую информацию.
Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:
Гайд по внедрению КЭДО станет вашим надёжным помощником
Скачать
Рекомендации помогут оптимизировать рабочие процессы, повысить уровень удовлетворённости сотрудников и обеспечить безопасность данных

9 Оформить электронные подписи

Внедрение КЭДО — это ответственность и клиента, и поставщика. С оформлением подписей помогает вендор.
В HRlink можно оформить все виды ЭП в соответствии 63-ФЗ сразу на весь штат буквально за пару минут: УКЭП, УНЭП, УНЭП ЕСИА (Госключ), УНЭП через авторизацию ЕСИА, Госуслуги, ПЭП. Никаких скрытых платежей здесь не будет: уже на этапе внедрения мы договариваемся, сколько подписей нужно, их выпуск включён в стоимость лицензии.

10 Запустить пилотный проект

Для начала можно протестировать КЭДО в пилотной группе. В неё должны входить сотрудники всех ключевых подразделений. Такой тестовый период пригодится большим компаниям, где трудятся более 50 сотрудников.

11 Масштабировать КЭДО на всю компанию

В конце пилотного проекта соберите обратную связь у сотрудников, передайте её подрядчику и при необходимости доработайте решение, чтобы затем развернуть проект на всю компанию.
Переход на КЭДО — проще, чем кажется! Убедитесь в этом на опыте клиентов HRlink
Подробнее

Переходить на КЭДО или подождать?

Чем раньше вы начнёте процесс цифровизации КДП, тем быстрее вы начнёте экономить деньги и человеческий ресурс.
Сейчас, когда одна большая часть сотрудников работает удалённо, бумажный документооборот становится все более неудобным. А развивающийся рынок HR требует все больше инструментов.
В 2024 году КЭДО может стать основой вашей стратегии и конкурентным преимуществом. К тому же не забывайте, что тенденция к цифровизации никуда не денется, а значит, переходить рано или поздно придётся.
Специально для тех кто задумался выделить средства на КЭДО уже сегодня, мы составили подробную инструкцию об этапах бюджетирования такого проекта.
Команда HRlink подготовила специальный гайд о том, как обосновать пользу электронных документов для руководителя и коллег. На бесплатной консультации мы не только предоставим вам инструкцию, но и поможем сформулировать аргументы «за» КЭДО.

Ответы на популярные вопросы

Кому удобно работать в КЭДО и почему?
Также с КЭДО удобно работать организациям, где есть много удаленщиков. Компании не придётся вызывать сотрудников в офис, чтобы подписать документы, или ждать бумаги по почте.
Это будет особенно полезно для крупных компаний с разветвлённой сетью и присутствием в разных городах. Бумажный документооборот менее эффективен и повышает риск ошибок. КЭДО ускорит и упростит процессы по обработке документов, а также повысить прозрачность взаимодействия подразделений.
Как экологично перевести штат на КЭДО?
Особое внимание уделите вопросам ЭП. Объясните, что НЭП можно использовать только в рамках КЭДО.
Начните с информирования о преимуществах новой системы. Объясните сотрудникам, как она облегчит их работу, избавит от рутины и сэкономит время. Обучите сотрудников через беседы и презентации.
Что, если сотрудники против перехода?
Компания должна получить соглашение о переходе на КЭДО от каждого сотрудника. Если кто‑то не хочет переходить, документы нужно будет вести в бумажном виде.
Работайте в HRlink, экономьте свои деньги, время и нервы сотрудников
Оставить заявку