КЭДО: что это такое и зачем переходить
на него
в 2024 году

КЭДО — современный инструмент для автоматизации HR и КДП. Он позволяет экономить время, деньги и усилить HR-бренд. Кадровый электронный документооборот — что это такое? Как он работает? И зачем всем работодателям стоит перейти на него уже сейчас? Выясним в этой статье.

КЭДО — это метод работы с кадровыми документами, подразумевающий, что все операции с ними проводятся онлайн. Подписывать кадровые документы и обмениваться ими можно без бумаги, почты и личных встреч с работниками.

Почти все электронные документы сотрудников — полная замена бумажным, их не нужно дублировать на реальных носителях. Исключения:

• для удалённых сотрудников — приказ об увольнении;
  
• для остальных работников — приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда.

Их по законодательству все еще нужно оформлять на бумаге, но в ближайшее время ограничение могут снять.

Хранятся документы тоже в цифровом виде, никаких папок и стеллажей в офисе. Таким образом, кадровый электронный документооборот переводит все действия и процессы, связанные с документами сотрудников в онлайн-пространство.

Кадровый электронный документооборот — выгодный инструмент не только для HR, но и для гендиректора и остальных сотрудников. Расскажем, какие возможности он дает.

Экономит время работников

Если вы ведете документы на бумаге, сотрудникам приходится тратить время, чтобы подписывать документы вручную, ходить в отдел КДП, а удаленным — на почту или ждать курьера.

Это может отвлекать от работы, занимать много времени, которое хотелось бы потратить на другие задачи, и даже раздражать. Особенно это касается молодых специалистов, не желающих сталкиваться с бумажной волокитой.

Что такое кадровый ЭДО для сотрудников? Это возможность подписывать любые документы онлайн за пару минут из любой точки мира. Понадобится лишь компьютер, планшет или смартфон. Сотрудники будут меньше отвлекаться на бумаги и работать эффективнее.

Уменьшает нагрузку кадрового специалиста

Немалая часть рабочего дня сотрудника КДП — это поиск нужных экземпляров в архиве, контроль подписания, оформление почтовых пересылок для удаленщиков, постоянная беготня за работниками, чтобы они не просрочили важный документ.

Подумайте, сколько времени вы бы сэкономили, если бы вся эта рутина перешла в онлайн и автоматизировалась? Именно для этого нужен кадровый электронный документооборот с его полезными функциями:

• автоматические уведомления, напоминающие о сроке подписания;
  
• удобный поиск в архиве с помощью фильтров;
  
• гибкие маршруты, позволяющие прикрепить к документу шаблон, запускающий цепочку действий и участников. Документ будет переходить от этапа к этапу автоматически;
  
• модуль приема, автоматизирующий все процессы, связанные с приемом кандидатов. Оформить сотрудника можно за один день;
  
• модуль ЛНА для быстрой работы с локальными нормативными документами.

Наши клиенты в среднем тратят в 10 раз меньше времени на процессы КДП. Например, в сети магазинов «ВкусВилл» оформляют сотрудников за полчаса. Раньше для этого требовалось несколько дней или даже неделя.

Разгружает руководителя

Руководству не нужно каждый день возиться с целыми стопками бумаг, которые нужно подписать. Пакетное подписание позволяет заверить одним кликом сразу несколько документов.

Оптимизирует затраты

Вам не придется расходовать деньги на печать и оборудование для него, картриджи, бумагу, почту, архив. Работодатель, понимающий, что такое кадровый ЭДО и в чем его выгода, сможет снизить затраты на документооборот до 50%. Нужно будет лишь купить лицензию на специальную платформу.

Стоимость лицензии в HRlink фиксированная, в нее входят все функции платформы, вы покупаете ее один раз и больше ни за что не доплачиваете. Как правило, лицензия обходится дешевле, чем затраты на бумажный документооборот.

Усиливает HR-бренд

Вы покажете потенциальным и уже имеющимся сотрудникам, что ваша компания современная, следит за тенденциями и заботится о комфорте и времени работников. Многие современные специалисты уже знают, что такое кадровый электронный документооборот, работали в таком формате и больше не хотят бумажной волокиты. Быстрое безбумажное оформление вы сможете выделиться среди конкурентов и снизить вероятность отказа от оффера.

Избавляет от риска потери документов

Бумажные документы могут теряться при пересылке или в архиве, повреждаться во время переездов, при неаккуратном хранении и непредвиденных обстоятельствах вроде потопа в офисе.

Потеря документа может повлечь штраф. С электронными документами такого не случится: они все хранятся онлайн и ищутся с помощью фильтра.

У клиентов HRlink есть возможность выбрать два способа размещения: облако, защищенное тройной репликацией, либо хранение данных на собственных серверах для большей конфиденциальности. В обоих случаях ваши документы защищены от злоумышленников.

Может стать обязательным

Сейчас законодательство разрешает автоматизировать кадровые процессы всем работодателям, включая ИП. Однако переход на него пока добровольный. Сотрудники также могут отказаться от перевода документов в цифру и вести их на бумаге.

Но это пока. Государство поддерживает тенденцию к цифровизации, в его интересах автоматизировать максимум процессов. Поэтому уже в ближайшие годы перевод документов в цифру может стать обязательным.

Уже сейчас сотрудников, устроившихся на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих на тот момент трудового стажа, могут перевести на цифровые документы без их согласия. Цифровизация с нами навсегда, и лучше переходить сейчас, пока это можно сделать спокойно и без спешки.

Перечислим основные этапы перехода.

Собрать рабочую группу

Выберите сотрудников, которые будут отвечать за переход. Это должны быть мотивированные и заинтересованные работники. Чтобы повысить эффективность работы, продумайте и выставите KPI на проект. В дальнейшем они могут стать амбассадорами цифровизации и продвигать ее среди коллег.

Описать все кадровые процессы и документы

Создайте документ и подробно распишите всё, что связано с работой отдела КДП, например:

• виды документов;
  
• процессы согласования и подписания;
  
• сроки;
  
• порядок хранения.
  
  

Провести аудит кадровых процессов

На этом этапе вам предстоит определить, какие проблемы и трудности возникают у кадровых специалистов, руководителей и линейных сотрудников.

Оптимизировать процессы КДП

Вы должны еще на подготовительном этапе устранить проблемы, связанные с бумажной волокитой, и упростить процессы. Например, убрать дублирующиеся действия и документы или хотя бы сократить их до минимума.

Сформулировать критерии выбора решения

Определите, что является самым важным при выборе сервиса именно для вашей организации. Отталкивайтесь от своих возможностей и целей бизнеса. Вот некоторые из возможных критериев:

• стоимость;
  
• прозрачность ценообразования — отсутствие скрытых платежей;
  
• скорость доработок со стороны подрядчика;
  
• доступность интеграций;
  
• включенность команды подрядчика на всех этапах: от первичной консультации до сопровождения;
  
• готовность подрядчика участвовать в обучении сотрудников;
  
• несколько линий техподдержки;
  
• удобный и интуитивно понятный интерфейс;
  
• опыт внедрения и наличие знаний о законодательстве.
  

Провести тендер

Не стоит сразу брать первую попавшуюся платформу. Какой бы красивой ни была презентация от менеджеров, рассмотрите несколько вариантов. Опирайтесь на критерии, которые вы обозначили на предыдущем этапе, и выберите самое подходящее решение.

Рассказать сотрудникам, что такое кадровый ЭДО и провести обучение

Переход не должен свалиться на сотрудников неожиданно. Если не объяснить, зачем нужен переход, в чем его выгода, не отработать страхи и возражения, работники могут воспринять нововведение как нечто навязанное и неудобное. Это спровоцирует отказы от перехода, что в свою очередь негативно скажется на эффективности цифровизации.

Если одна половина штата будет вести документы онлайн, а вторая — на бумаге, это будет неудобно для кадрового специалиста или даже усложнит его работу.

Проведите вебинары и воркшопы для сотрудников, чтобы показать, как работает сервис, объясните, в чем преимущества цифровизации, а также убедить работников, что работать с электронной подписью безопасно. Тогда они сами захотят перейти в онлайн.

Подготовить локальную нормативную документацию

Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:

• сроки уведомления сотрудников;
  
• список документов, которые вы хотите вести электронно;
  
• перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие;
  
• даты перехода;
  
• перечень документов, дублирующихся на реальном носителе;
  
• информация о выбранной платформе.
  

Настроить техническую интеграцию с решением

Если вы правильно выбрали подрядчика, то команда внедрения с его стороны возьмет большую часть работы на себя, ресурсы с вашей стороны будут минимальными.

Так, команда HRlink помогает клиентам на всех этапах: внедрение, обучение сотрудников, тренинги на тему «Что такое КЭДО», «Как работать с HRlink» и т. д., сопровождение. За каждым клиентом закрепляется персональный менеджер.

Обеспечить всех электронными подписями

Законодательство предусматривает следующие типы электронных подписей:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей. Нужна гендиректору и руководителю КДП;
  
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). По функционалу эта подпись похожа на УКЭП. Получить ее проще: необязательно идти в центр, можно пройти идентификацию дистанционно. Также она проста в использовании, а для клиентов HRlink формируется бесплатно в личном кабинете. При этом УНЭП надежна и гарантирует сохранность данных пользователя. Ею обычно пользуются линейные сотрудники;
  
• ПЭП (простая электронная подпись). Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.
  

Запустить пилотный проект

Если вы не уверены в том, что такое нововведение, как кадровый электронный документооборот, будет эффективно для вашего бизнеса, для начала протестируйте его в пилотной группе. В нее должны входить сотрудники всех ключевых подразделений.

Масштабировать кадровый ЭДО на всю компанию

В конце пилотного проекта соберите обратную связь у сотрудников, передайте ее подрядчику и при необходимости доработайте решение, чтобы затем развернуть проект на всю компанию.

Чем раньше вы поймете, что такое кадровый электронный документооборот для бизнеса, в чем его преимущества, и перейдете на него, тем быстрее начнете получать результаты. Всё то время, пока вы думаете, вы теряете деньги, ресурсы и возможности, которые дает цифровизация.

Сейчас, когда одна часть сотрудников уехала за границу, а другая не хочет возвращаться с удаленки и постоянно ездить в офис, бумажные документы вести нецелесообразно и неудобно. К тому же нестабильная ситуация на рынке труда требует новых HR-решений и инструментов.

В 2024 году кадровый ЭДО может стать основой вашей стратегии и дать вам конкурентное преимущества. К тому же не забывайте, что тенденция к цифровизации никуда не денется, а значит, переходить рано или поздно придется.

Переводите кадровые документы в онлайн уже сейчас и пользуйтесь выгодами, которые дает цифровизация.

Специально для тех, кто задумался выделить средства на кадровый ЭДО уже сегодня, мы составили подробную инструкцию об этапах бюджетирования такого проекта.