Как КЭДО дисциплинирует бизнес и помогает ему сделать процессы прозрачными: опыт SOKOLOV

SOKOLOV — группа компаний, включающая в себя крупнейшее в Европе ювелирное производство, аффинажный завод, пул оптовых дистрибуторов и франчайзи в России и СНГ

Кроме того, у SOKOLOV есть собственная и омниакальная розница, основанная на работе через мобильное приложение, веб-сайт и сеть фирменных магазинов.

Компания SOKOLOV — лауреат многочисленных премий, в том числе и в области HR. Логично, что внедрение кадрового электронного документооборота для компании было всего лишь вопросом времени.

Потребность в автоматизации процессов назрела давно. Оформлением сотрудников занимались директора локальных отделений. Тем не менее, бумажный документооборот проходил через отдел кадров в центральном офисе, чтобы контролировать процесс приема. Большие объемы бумажной документации требовали регулярной обработки – это было сложно, долго и экономически затратно.

При выборе платформы, SOKOLOV опирались на потребность в сокращении количества расходуемой бумаги, необходимости контролировать кадровые процессы, несмотря на большой географический разброс сотрудников и чтобы работа с системой была удобной, понятной, простой и эффективной. Ознакомившись с несколькими предложениями, SOKOLOV остановили свой выбор на HRlink — продукт полностью соответствовал запросу бизнеса.

Работа с персоналом велась индивидуальная: руководство SOKOLOV чутко подходило к страхам, с которыми сталкивались при переходе на КЭДО сотрудники компании и проводили обучение, консультации, разрабатывали инструкции и гайды. Постепенно почти весь персонал SOKOLOV был подключен к КЭДО HRlink.

Взаимодействие с ОКА в SOKOLOV осуществлялось через 1С: ЗУП 3.1. Все обращения в ОКА были систематизированы в отдельные заявки, для каждой разработан свой бизнес-процесс.

• Директор магазина создает Заявку на сотрудника.
  
• Заявку согласуют ответственные лица.
  
• Создаются персональные Задачи.
  
• Ответственные сотрудники из 1С передают печатные формы на портал HRlink.
  
• HRlink уведомляет сотрудника о необходимости подписания документов.
  
• Сотрудник их подписывает.
  
• Регламентное задание ЗУП проверяет документы, загружает и закрывает Заявку.

Для решения задачи разработчики использовали модуль интеграции HRlink для 1С и внешнюю печатную форму.
Над интеграцией со стороны SOKOLOV работали отдел кадрового администрирования, IT-департамент и департамент розничных продаж. Исчерпывающая документация по API позволила разработчикам существенно сократить сроки реализации проекта.

Проект был реализован за 6 месяцев — в этот срок включены и интеграция и решение административных вопросов. Теперь через КЭДО в компании можно подать более 10 видов заявок:

• заявка на трудоустройство;
  
• заявка на увольнение;
  
• заявка на перевод;
  
• заявка на отпуск и и.д.
  

В SOKOLOV отмечают, что переход на КЭДО существенно изменил процессы КДП в лучшую сторону. Из самых наглядных результатов:

• почти 3 000 сотрудников перешли на КЭДО;
  
• своевременное согласование и подписание документов;
  
• риск утери документа сведен к нулю;
  
• увеличилась скорость работы с документами;
  
• соблюдаются все предписания законодательства в части КДП;
  
• существенно сократилось количество используемой бумаги.