Теперь кадровый специалист может установить срок, до которого сотрудник или руководитель должен подписать документ. Больше не нужно вручную отслеживать дедлайны и отправлять напоминания — HRlink все делает в автоматическом режиме. Рассказываем, как работает новая функция и как установить срок подписания документа.

Как новая функция помогает кадровым специалистам

Сотрудники часто подписывают кадровые документы с задержкой. Это замедляет внутренние процессы компании и увеличивает нагрузку на отдел КДП. А еще повышает юридические риски — без подписи документ считается недействительным, его легко оспорить.

Мы расширили функциональность — теперь в HRlink можно установить срок подписания документа в рабочих днях. Обновление предупреждает просрочку оформления и позволяет следить за соблюдением дедлайнов в автоматическом режиме.

Как работают сроки подписания документов

Раньше указать желаемые даты можно было только вручную — например, в уведомлении о необходимости подписать документ. Теперь вы определяете дедлайн подписания на странице редактирования файла.

Кадровый специалист может указать срок подписания при редактировании документа

HRlink самостоятельно рассчитывает итоговую дату с учетом производственного календаря. Информация о сроках отображается в профиле кадрового специалиста и у всех пользователей, имеющих доступ к документу.

Особенности:

Рабочие дни считаются по производственному или региональному календарю, если он передан в HRlink.
С помощью фильтра «Срок подписания» вы можете быстро найти просроченные документы. Отслеживаете актуальные статусы приказов и актов, оперативно направляете напоминания ответственным сотрудникам.

Важно!
Функция носит рекомендательный характер: даже после истечения срока сотрудник сможет подписать документ электронной подписью. Просроченные документы не удаляются из HRlink автоматически — если нужно, вы можете сделать это вручную.

Как установить срок подписания

1. Перейдите на страницу редактирования параметров.

Если документ уже загружен, выберите его и нажмите «Редактировать».

Выбор уже загруженных документов для установки срока подписания

Если вы загружаете новый документ, выберите файл и кликните «Далее».

Загрузка новых файлов для установки срока подписания

2. Введите количество рабочих дней в поле «Срок подписания» и кликните «Сохранить», если вы редактируете черновик.

Добавление срока подписания при редактировании черновиков документов

«Загрузить» — если вы загрузили новые документы.

Добавление срока подписания при редактировании новых документов

Указывайте срок подписания в рабочих днях. Система сама определит итоговую дату от момента отправки и покажет ее в реестре и карточке документа всем, кто имеет к нему доступ.

Рабочие дни рассчитываются по производственному календарю РФ или по региональному календарю, если он передан в HRlink.

Как быстро находить просроченные документы

1. В календаре укажите период, который вас интересует.

Выбор даты или диапазона дат для поиска по сроку подписания

2. Выберите «Просрочен» в фильтре «Срок подписания».

Выбор значения «Просрочен» в фильтре «Срок подписания»

Система покажет все документы с истекшим дедлайном подписания. Вы сможете удалить их в случае неактуальности. Либо отправить сотрудникам напоминания о необходимости поставить подпись.

Коротко о главном

Новая функция ориентирована на кадровых специалистов. Но также помогает проявлять заботу о сотрудниках — они сразу видят в карточке документа, до какой даты его нужно подписать. Это повышает прозрачность процессов и позволяет не упустить важные внутренние акты или приказы.

Раз в неделю — дайджест с полезными материалами для кадрового специалиста

Новые возможности для управления дедлайнами

Как установить срок подписания документа в HRlink

Рекомендуем по теме: