Как создавать и редактировать пользовательские маршруты заявлений в HRlink

Пользовательский маршрут заявления — это путь, по которому документ проходит через всех согласующих в нужном порядке и с конкретными действиями на каждом этапе. В HRlink вы можете задать:

• очередность участников;
• роли каждого;
• допустимые виды подписей;
• условия перехода к следующему шагу.

После настройки заявление «двигается» автоматически — от одного сотрудника к другому. Это сокращает время обработки и избавляет от необходимости лично напоминать коллегам о согласовании.

Раньше для создания или изменения маршрута нужно было обращаться в службу поддержки HRlink — оставлять запрос и ждать его выполнения. Это было не всегда удобно, потому что требовало дополнительного времени.

Теперь настройка маршрутов заявлений доступна в системе. Пользователи с правами «Администратор» могут самостоятельно создавать, изменять и запускать их всего за пару минут — без участия специалистов поддержки. Все, что раньше требовало ожидания, сейчас происходит в несколько кликов.

1. Перейдите в «Справочники» > «Маршруты подписания» и кликните «Добавить маршрут».

2. Придумайте название для маршрута. Это поможет быстро понять, для чего он предназначен, и упростит навигацию в списке настроек. Есть два подхода к выбору названия.

По логике согласования. Укажите порядок участников, а не конкретный вид заявления. Например, «HR → Руководитель направления → Руководитель отдела → Бухгалтерия → Административный отдел». Такой маршрут можно использовать повторно для разных процессов с аналогичной логикой согласования.

По типу заявления или процесса. Дайте маршруту имя в соответствии с конкретной задачей. Например, «На перевод» или «Увольнение, Перевод». Это особенно удобно, если маршрут применим к конкретным типам заявлений — так его легко распознать и выбрать при настройке.

3. Выберите видимость маршрута.

Доступен. Маршрут будет отображаться при настройке типа заявления, и кадровый специалист сможет выбрать его из выпадающего списка.

Недоступен. Маршрут не будет отображаться для кадровых специалистов в настройках заявлений. При необходимости вы можете изменить эту настройку позже.

4. Выберите объект подписания — «Заявления» — и кликните «Далее».

Этап 1 всегда предзаполнен — это подача заявления сотрудником-заявителем. Кликните на кнопку «Добавить участника на новый этап» и выберите роль из выпадающего списка: «Согласующий», «Руководитель» или «Кадровик».

«Согласующий» — это участник маршрута, который согласовывает или подписывает заявление. Например, бухгалтер. В оттиске печатной формы документа отобразится «Согласовано» или «Подписано» и ФИО согласующего. «Согласующий» может быть выбираемым или фиксированным.

«Руководителем» может быть:

• управленческий руководитель — подставляется автоматически, если назначен в личной карточке сотрудника;
• руководитель отдела — система добавит того, кто указан как руководитель соответствующего подразделения в справочнике отделов;
• руководитель по иерархии — используется, если структура компании и иерархия руководителей указаны в справочнике отделов. Заявление сначала пойдет на согласование к ближайшему руководителю, затем — выше по структуре. Например, от руководителя отдела продаж к главе коммерческого департамента.

«Кадровик» — заявление получат все кадровые специалисты, у которых есть права на его обработку. Когда один из них обработает заявление, оно перейдет к участникам следующего этапа.

Дальнейшие действия зависят от того, какой участник добавлен в маршрут.

Проверьте пользовательский маршрут перед сохранением. При необходимости внесите корректировки.

Изменить порядок этапов. Если вы ошиблись в последовательности подписания, выделите нужный этап и кликните на стрелки перемещения.

Удалить лишний этап. Для этого кликните на иконку корзины.

Отредактировать или удалить участников. Наведите курсор и кликните на иконку карандаша или корзины.

Выбрать условие завершения для этапов с несколькими участниками. Один или сразу все должны принять решение.

Если заявителю разрешено отзывать заявление, выберите этап, до завершения которого он сможет это сделать. Либо выберите «Заявитель не может отозвать заявление».

Теперь вы можете самостоятельно создавать и редактировать пользовательские маршруты заявлений в несколько кликов. Для настройки больше не нужно обращаться в службу заботы о клиентах и ждать рассмотрения заявки.

Пользовательские маршруты заявлений автоматически доступны всем пользователям платформы HRlink.