Когда кадровый специалист уходит в отпуск или берет отгул, важно, чтобы HR-процессы не останавливались. Документы должны продолжать оформляться, заявления — согласовываться, а сотрудники — получать ответы в срок. Раньше администратору HRlink приходилось вручную выдавать заместителю доступы к юрлицам, документам, заявлениям и отделам. В спешке легко что-то упустить: забыть открыть доступ к нужному подразделению, вовремя его снять после отпуска или ошибиться с сотрудником.

Теперь администратор HRlink может назначить заместителя кадрового специалиста, и система автоматически продублирует все необходимые права. Процессы продолжаются без задержек, а работа остается под контролем. Как это работает и чем помогает компании — рассказываем в статье.

Новая функция повышает зрелость кадровых процессов. Если специалист отсутствует, его задачи не встают на паузу. Документы оформляются и подписываются в срок, а сотрудники оперативно получают ответы на обращения.

Без потери контекста. Когда кадровый специалист возвращается к работе, он видит, какие документы и заявления обработал замещающий. Не нужно восстанавливать картину вручную — все фиксируется в HRlink.

Без пауз в работе. Заместитель получает полный доступ к нужным участкам — отделам, юрлицам, типам документов. Все процессы продолжаются без задержек. 

Безопасно. Не нужно вручную передавать права или делиться доступами. HRlink автоматически контролирует сроки и завершение замещения.

Меньше ручной работы. Раньше администратору нужно было передавать доступы вручную для каждого кадрового специалиста. Теперь для этого достаточно кликнуть «Добавить заместителя».

Меньше ошибок и обращений. Исключаются ситуации, когда замещающему забыли выдать права или не сняли их после окончания отпуска коллеги.

С новой функцией отпуск кадрового специалиста не превращается в паузу для компании. Замещение обеспечивает непрерывность HR-процессов — заявления продолжают обрабатываться, а документы подписываться.

Если права кадрового специалиста меняются во время его отсутствия, они синхронно обновляются и у заместителя. При этом его собственные права не затрагиваются.

Если у заместителя или замещаемого снимают роль, замещение прекращается автоматически. Например, при увольнении или переводе на другую должность. 

Заместитель получает уведомления замещаемого в соответствии со своими настройками уведомлений.

Заместитель не может скачивать архивы КЭДО по документам и заявлениям, обработанным им во время замещения.

Замещение можно настроить только между пользователями, которым назначена роль «Кадровик». Это исключает случайный доступ к персональным данным сотрудников.

Чтобы настроить замещение, нужно указать заместителя с ролью кадрового специалиста и выбрать даты. После этого HRlink автоматически продублирует все преднастроенные права кадрового специалиста на:

• юрлица;
• типы документов и заявлений;
• отделы и департаменты;
• признаки, например, проекты или рабочие группы.

Когда кадровый специалист возвращается, замещение прекращается автоматически. При этом он видит, какие действия выполнял заместитель — по каждому документу отображаются ФИО исполнителя. Это помогает быстро восстановить контекст и продолжить работу без потери информации.

Автоматическое замещение кадровых специалистов помогает компании работать без пауз: документы продолжают двигаться, задачи — выполняться, а сотрудники — получать ответы вовремя. Это снижает нагрузку на HR-команду и исключает ошибки при передаче прав.

Настройка замещения для кадровых специалистов уже доступна всем нашим клиентам.