Что такое СМЭВ и как она помогает автоматизировать кадровые процессы

При оформлении сотрудников, использовании электронных подписей и внедрении кадрового электронного документооборота компании регулярно взаимодействуют с государственными цифровыми сервисами. При этом кадровым специалистам не приходится самостоятельно направлять запросы в различные ведомства или обмениваться документами на бумаге — значительная часть операций выполняется в электронном виде.

Одним из элементов государственной цифровой инфраструктуры, который делает такой обмен возможным, является СМЭВ. Разберемся, что представляет собой эта система и какую роль она играет в цифровизации кадрового документооборота.

СМЭВ — это система межведомственного электронного взаимодействия. Она обеспечивает обмен сведениями между информационными базами государственных органов, внебюджетных фондов, МФЦ и других участников взаимодействия, имеющих соответствующие полномочия. Основная задача СМЭВ — обеспечить безопасный и стандартизированный обмен данными.

Если говорить простыми словами, СМЭВ можно сравнить с транспортной сетью для обмена данными между различными информационными комплексами. Система межведомственного электронного взаимодействия не хранит сведения о гражданах или организациях, а обеспечивает их передачу между участниками взаимодействия.

Благодаря этому государственные органы, цифровые сервисы и другие участники взаимодействия могут получать и передавать необходимые данные без бумажных запросов и ручного переноса информации.

СМЭВ часто упоминают вместе с «Госуслугами» и ЕСИА, однако это разные элементы государственной цифровой инфраструктуры.

• ЕПГУ («Госуслуги») — портал для получения государственных и муниципальных услуг в электронном виде.
• ЕСИА — единая система идентификации и аутентификации, которая подтверждает личность пользователя при входе на «Госуслуги» и другие подключенные сервисы, например, КЭДО.
• СМЭВ — система, которая обеспечивает межведомственное взаимодействие и обмен данными между информационными системами.

Если упростить, «Госуслуги» помогают получать услуги, ЕСИА подтверждает личность пользователя, а СМЭВ обеспечивает передачу информации между разными системами.

До появления механизмов межведомственного электронного взаимодействия получение многих сведений требовало дополнительных запросов, обмена документами и участия нескольких организаций.

Сегодня значительная часть такого взаимодействия может происходить автоматически. Это позволяет:

• сократить количество ручных операций;
• ускорить обмен данными;
• снизить вероятность ошибок при переносе информации;
• обеспечить актуальность сведений;
• уменьшить зависимость от бумажного документооборота.

Поэтому СМЭВ стала одним из ключевых элементов государственной цифровой инфраструктуры.

Когда одной информационной системе требуются сведения, она формирует электронный запрос. Такие запросы через СМЭВ передаются в систему, которая располагает необходимыми данными.
После обработки запроса ответ возвращается тем же путем. Таким образом, СМЭВ выступает посредником между участниками взаимодействия и обеспечивает единый порядок обмена информацией.

Благодаря единым правилам СМЭВ взаимодействие между различными информационными системами происходит в стандартизированном формате независимо от того, какие организации участвуют в обмене данными.

Для конечного пользователя этот процесс обычно остается незаметным. Он видит только результат — например, успешное выполнение проверки или получение необходимых сведений в используемом сервисе.

Кадровый электронный документооборот строится не только на переводе документов в цифровой формат. Не менее важную роль играет возможность взаимодействия с внешними информационными системами.

Современные платформы КЭДО используют различные интеграции с государственными цифровыми сервисами. В ряде сценариев такое взаимодействие обеспечивается благодаря механизмам межведомственного электронного обмена.

Например, СМЭВ может использоваться для взаимодействия информационной системы работодателя с порталом «Госуслуги» в рамках сценариев, предусмотренных трудовым законодательством. В таких случаях сотрудник и работодатель могут обмениваться отдельными кадровыми документами, заявлениями и сообщениями в электронном виде.

Во многих кадровых процедурах используются данные, которые уже существуют в различных государственных и корпоративных информационных системах.

Возможность обмена сведениями в электронном виде помогает:

• сократить количество ручных операций;
• уменьшить объем бумажного документооборота;
• ускорить выполнение отдельных кадровых процедур;
• минимизировать риск ошибок при переносе данных между системами;
• повысить удобство работы с удаленными сотрудниками.

Кадровые специалисты редко взаимодействуют со СМЭВ напрямую. Однако именно такие инфраструктурные решения создают основу для цифровизации кадрового документооборота и развития современных сервисов КЭДО.

Еще несколько лет назад многие кадровые процедуры требовали личного присутствия сотрудников, пересылки бумажных документов и дополнительной обработки данных вручную.

Развитие государственных цифровых сервисов, электронных подписей и механизмов межведомственного взаимодействия позволило существенно сократить количество таких операций. Сегодня многие кадровые документы можно подписывать удаленно, а часть сопутствующих процессов и обмен сведениями между информационными системами выполняется в электронном виде.

СМЭВ остается одной из базовых технологий государственного электронного взаимодействия. Хотя кадровые специалисты редко сталкиваются с ней напрямую, именно такие инфраструктурные решения помогают организовать обмен данными между различными информационными системами.

Поэтому внедрение КЭДО связано не только с переводом документов в электронный вид. За привычным интерфейсом современных кадровых сервисов стоит целая экосистема государственных и корпоративных информационных баз, частью которой является и СМЭВ.