У каждой компании свои правила организации кадровых процессов. Кто-то ведет учет в системах согласно штатному расписанию — по отделам и департаментам, кто-то дополнительно по проектам и рабочим группам. Чтобы углубить возможности автоматизации, в HRlink появились пользовательские справочники. Они позволяют классифицировать сотрудников по особым признакам и упрощают работу с документами. Рассказываем, как новая функция помогает кадровым специалистам.

Что такое пользовательские справочники

Справочники — это объекты, где хранятся однотипные данные, например, списки должностей. Вы можете создать их вручную или передать из учетной системы «1С».
Изначально в HRlink были только стандартные справочники организации по подразделениям и предприятию. Они охватывали общие кадровые процессы, но не учитывали внутренние особенности компаний. Например, учет сотрудников по грейдам или связь с проектами.

Стандартные справочники в HRlink

Мы добавили возможность создавать собственные справочники, чтобы гибко управлять реестрами сотрудников и документов. Вы собираете их по особым признакам — месту работы, типу занятости и др. Например, вы можете завести справочник «ГПХ» и добавить в него всех исполнителей, с которыми заключен договор гражданско-правового характера. Или справочник «Филиалы» и перечислить все подразделения компании.

В ООО «Ромашка» документы привязывают к конкретным проектам. Проект считается завершенным, когда все документы по нему подписаны.

Администратор в HRlink может создать справочник «Проекты» и привязать к нему сотрудников из разных отделов, которые работают на этом проекте. Например «Проекты 1» включает менеджера по продажам, инженера, разработчика и аналитика. Когда кадровому специалисту потребуется найти документы этих сотрудников, он сможет легко сделать это, указав соответствующий признак в фильтрах.

Сейчас вы можете применять пользовательские справочники для фильтрации сотрудников, документов и заявлений. А также назначать права кадровым специалистам на основе признаков работников.

В ООО «Ромашка» есть сотрудники из разных городов, которые работают в одном отделе.
Администратор может разграничить зоны ответственности так, чтобы кадровые специалисты видели только тех сотрудников, за которыми закреплены.

Для кадрового специалиста, который работает с Санкт-Петербургом:
«Ромашка» → IT-отдел → Санкт-Петербург

Для кадрового специалиста, который работает с Москвой:
«Ромашка» → IT-отдел → Москва

“

— Идею функции подал один из наших клиентов. У него более 500 подразделений по всей стране. Мы настроили маршруты согласования согласно штатному расписанию. Однако у заказчика в кадровой учетной системе настроена еще и управленческая структура. По ней требовалось настроить ограничения прав доступа к документам для кадровых работников.

Скажем, один HR работает с инженерами из Москвы, а второй — из Тулы. Важно, чтобы у них был быстрый доступ к данным сотрудников, за которыми они закреплены. И при этом они не могли просматривать информацию, не относящуюся к их зоне ответственности. Например, HR из Тулы не имел доступ к документам, в которых содержатся данные о зарплате у менеджеров из Москвы.

Мы увидели в запросе пользу и для других компаний со сложной внутренней структурой и необычными кадровыми процессами. Взяли идею в разработку, а готовое решение сделали доступным для всех клиентов.

— Антон Фатин, руководитель клиентской команды HRlink

Как пользовательские справочники помогают вести документооборот

Пользовательские справочники решают сразу несколько задач.

Упрощают работу с командой. Вы можете классифицировать сотрудников по особым признакам, например, по грейдам или рабочим проектам. И собирать их в отдельные справочники — «Сеньор-разработчики», «Мидл-разработчики», «Проект Х» и др.

Проект Х подходит к концу. Кадровому специалисту нужно получить закрывающие документы — служебные записки и отчеты о выполнении задач от всех, кто работал над проектом.

Раньше ему приходилось было вручную фильтровать нужных сотрудников.

Сейчас достаточно выбрать признак «Проект Х», и система автоматически отобразит нужных сотрудников.

Ускоряют поиск и проверку документов. С помощью системы фильтров вы можете быстро находить документы по заданным признакам.

HR нужно подготовить приказы о премировании для работников филиала в Новосибирске.

Раньше приходилось сверять фамилии по спискам и отслеживать, у всех ли собраны документы.

Сейчас достаточно выбрать признак «Новосибирск» — система сразу отфильтрует нужных сотрудников и покажет статус их документов. Это избавляет от ручной проверки.

Повышают прозрачность и безопасность. Пользовательские справочники позволяют гибко управлять правами доступа кадровых специалистов и делопроизводителей.

У компании распределенная структура и более 500 филиалов по стране. Руководитель отдела кадров закрепляет за каждым специалистом определенный филиал. И важно, чтобы он имел доступ к документам только тех сотрудников, которые работают в этом филиале.

Раньше стандартные справочники не позволяли задать такие условия. Кадровый специалист мог случайно увидеть документы, которые не входят в его зону ответственности.

Сейчас вы можете в пару кликов настроить права для кадровых специалистов.

Как создавать справочники

Создавать и редактировать справочники могут пользователи с правами администратора или настройщика.

1. Перейдите в раздел «Справочники» > «Пользовательские справочники» и кликните «Создать пользовательский справочник».

Кнопка «Создать пользовательский справочник»

2. Введите название, краткое описание, присвойте цвет и кликните «Создать справочник».

Создание пользовательского справочника

Добавленный справочник появится в списке. Если нужно изменить название, описание или цвет, наведите курсор мыши на нужный справочник и кликните на иконку редактирования.

Редактирование пользовательского справочника

Как добавлять элементы в справочники

Справочники организованы по иерархическому принципу. Элементы можно вкладывать друг в друга, выбирая родительский элемент для каждого последующего. Например, справочник «Проекты» — родительский. А «Проект 1», «Проект 2», «Проект 3» входят в него.

1. Кликните на название справочника, в который нужно добавить элементы.

2. Кликните «Добавить элемент», чтобы внести первый элемент.

Добавление первого элемента в пользовательский справочник

3. Введите название первого элемента. Если у него есть руководитель, выберите его из выпадающего списка. Для первого элемента поле «Родительский элемент» всегда остается пустым. Кликните «Создать элемент».

Пример создания первого элемента для справочника «Проекты»

4. Добавьте последующие элементы с помощью кнопки «Добавить элемент».

Кнопка «Добавить элемент»

Введите название элемента и при необходимости выберите родительский элемент и руководителя. Кликните «Создать элемент».

Пример создания нового элемента для справочника «Проекты»

Как присваивать признаки сотрудникам

1. В разделе «Сотрудники» кликните на ФИО сотрудника, которому необходимо добавить признаки.

Выбор сотрудника для добавления признаков

2. Пролистайте карточку сотрудника вниз до раздела «Место работы» и кликните «Редактировать признаки».

Раздел «Редактировать признаки»

3. Раскройте выпадающий список справочника и выберите признаки, которые применимы к сотруднику.

Редактирование признаков в карточке сотрудника

Из каждого справочника можно выбрать только один признак.

Последовательно добавьте все признаки, которые применимы к сотруднику, и кликните «Сохранить».

Добавленные признаки отобразятся в карточке сотрудника и в реестре документов.

Как искать сотрудников, документы и заявления
по признакам

1. Перейдите в раздел, где нужно выполнить поиск («Сотрудники», «Документы» или «Заявления»), и кликните на фильтр «Признак сотрудника».

Фильтр «Признак сотрудника»

2. В появившемся окне выберите необходимый признак или несколько признаков.

Фильтрация по признакам сотрудника

Кликните «Применить». В реестре отобразятся все элементы, в которых у сотрудника есть хотя бы один из выбранных признаков.

Как назначать права кадровым специалистам

Теперь вы можете разграничить доступ и показывать кадровому специалисту только нужных сотрудников.

1. Откройте карточку сотрудника — кадрового специалиста или делопроизводителя. Перейдите на вкладку «Права».

Карточка сотрудника

2. Найдите блок «Права на пользовательские справочники» и раскройте нужный справочник.

Раздел прав на справочники

3. По умолчанию все галочки установлены. Снимите галочки с элементов, доступ к которым нужно закрыть. И нажмите «Сохранить».

Выбор элементов доступа

Важно!

По умолчанию у кадровых специалистов и делопроизводителей есть права на все элементы справочника.
В реестрах кадровый специалист будет видеть сотрудников, документы и заявления, на которых у него есть права.
Если у сотрудника несколько признаков, например, «Москва» и «Проект А», кадровому специалисту нужны права на все признаки, иначе сотрудник не будет отображаться в реестре.
После добавления нового элемента в справочник он автоматически доступен тем, у кого были права на все элементы этого справочника.

Коротко о главном

Пользовательские справочники особенно полезны для компаний с распределенной структурой и гибкой системой грейдов. Сейчас их можно использовать для фильтрации сотрудников и документов, а также назначения прав кадровым специалистам. В ближайшее время мы добавим возможность строить маршруты согласования на основе справочников.

Раз в неделю — дайджест с полезными материалами для кадрового специалиста

В HRlink появились пользовательские справочники

Для гибкого управления реестрами сотрудников и правами доступа

Как искать сотрудников, документы и заявленияпо признакам

Как назначать права кадровым специалистам

Коротко о главном

Рекомендуем по теме:

Как искать сотрудников, документы и заявления
по признакам