Раньше добавлять вложения к заявлениям в HRlink можно было только при подаче. Теперь прикладывать документы может каждый участник процесса на любом этапе согласования. В статье рассказываем, как новая функция упрощает работу с заявлениями и как помогает всем в команде.

Когда сотрудник подает заявление на отпуск или командировку, он подгружает в систему необходимые файлы — само заявление, справку или документы для аванса. Раньше если он забывал что-то добавить или допускал ошибку, внести изменения было нельзя. Приходилось либо удалять старое заявление и начинать процесс заново, либо досылать документы в почте или мессенджерах. 

Теперь вложения можно добавлять на любом этапе работы с заявлением в HRlink. Делать это могут все участники процесса согласования. Каждое вложение фиксируется в системе: указывается автор и дата загрузки. Благодаря этому удобно отслеживать, кто и когда добавил конкретные документы. Все участники процесса согласования заявления могут скачать вложения и проверить их актуальность.

Обновление делает работу с заявлениями проще для всех участников команды и избавляет от рутинных задач. 

Появляется больше времени. Кадровым специалистам больше не нужно вручную отклонять обработку заявления и просить сотрудников подать его заново. Вложение можно легко добавить. 

Все документы в одном месте. В одном заявлении собираются все файлы, даже если их загружали постепенно. Больше не нужно искать разрозненные документы в мессенджерах или почте.

Нет риска для ПДн. Теперь все документы с информацией о сотрудниках хранятся только в электронном виде на платформе HRlink. А компания не рискует нарушить закон и получить штраф за невыполнение правил обработки ПДн.

Можно прикрепить документы позже. Например, если сотрудник вернулся из командировки и только тогда получил чеки и билеты, их можно добавить к уже созданному заявлению. 

Не страшно забыть приложить документ к заявлению. Теперь вложения легко добавить на любом этапе согласования. 

Не нужно подавать заявление заново, если ошибся во вложении. Достаточно добавить исправленный вариант. 

Согласование не прерывается. Например, если к заявлению не хватает справки, не нужно искать документ и снова возвращаться к процессу согласования. 

Все документы под рукой. Вложения собираются в одном заявлении. Например, при согласовании выходного в связи с донорством сразу видно, приложил ли сотрудник необходимые справки.

Видно, кто и когда загрузил файл. Это исключает ситуации, когда непонятно, откуда появился документ, актуален ли он и кто за него отвечает. Так проще контролировать процесс и знать, что все данные достоверны.

1. На любом из этапов согласования заявления кликните «+ Добавить вложение».

2. Выберите файлы со своего устройства. 

3. Кликните «Выгрузить». 

4. Убедитесь в том, что вложения добавлены.