Что такое КДП и как автоматизировать эти процессы с пользой для бизнеса

Аббревиатура «КДП» расшифровывается как «кадровое делопроизводство». Это работа с документами, обязательная для всех юридических лиц, у которых есть хотя бы один наемный сотрудник.

Специалисты КДП контролируют соответствие законодательству отношений между сотрудником и компанией. К основным задачам, которые решает КДП, относят:

• оформление и хранение документов для трудовых отношений с сотрудниками компании в соответствии с ТК РФ;
  
• формирование штатного расписания;
  
• ведение личных дел и прочих документов сотрудников;
  
• составление и ведение графика отпусков;
  
• оформление и выдача различных справок сотрудникам компании.
  

При формировании отдела КДП необходимо опираться на ряд правовых актов, которые четко регламентируют деятельность КЖП, перечень обязанностей, документов, которые ведут специалисты по делопроизводству и пр. Поэтому необходимо изучить:

• Трудовой Кодекс РФ;
  
• постановление Госкомстата №1 от 5.01.2004 — о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
  
• методические рекомендации от 11.07.20017, утвержденными Генштабом ВС РФ — о ведении воинского учета сотрудников;
  
• постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003 — о правилах ведения, хранения и учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
  
• постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 — о требованиях к заполнению трудовых книжек;
  
• стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 от 8.12.2016 — о требованиях к оформлению организационно-распорядительной документации.
  

Единого утвержденного регламента, какие документы должна вести компания, сегодня нет. Но есть список, который, при необходимости, могут проверить контролирующие органы: ФНС, Социальный фонд России, Роскомнадзор, трудовая инспекция.

В него входят:

• трудовые договоры;
  
• личные карточки сотрудников;
  
• трудовые книжки работников;
  
• правила внутреннего трудового распорядка;
  
• положение об оплате труда;
  
• расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
  
• штатное расписание;
  
• графики отпусков;
  
• положение о персональных данных;
  
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
  
• табель учета рабочего времени;
  
• различные приказы.
  

Чтобы ускорить процессы КДП и существенно сэкономить ресурсы компании, бизнес ищет актуальные решения в части автоматизации документооборота. Кадровые документы разрешено вести в электронном виде с ноября 2021 года (ст. 22.1 — ст. 22.3 ТК РФ). По информации РБК, в 2022 году на КЭДО в России уже перешли 68,7% компаний.Сегодня электронной подписью нельзя подписывать только три типа документов:

• приказ об увольнении;
  
• журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
  
• акт о несчастном случае на производстве.
  
  

Есть вероятность, что таких документов станет меньше и уже в 2023 году будет разрешено заверять с помощью ЭП журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда. Такое предложение внесли в Госдуму ещё в декабре 2022 года.

Электронные документы долгое время не имели единой утвержденной формы. Но в марте 2023 года в силу вступил Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 сентября 2022 г. № 578н. Он содержит в себе четко прописанные параметры, которым теперь должны соответствовать электронные кадровые документы. Каждый из них должен содержать:

• Основную часть (содержание документа) в формате PDF/A-1A.
  
• Электронную подпись в формате SGN, если документ подписали УКЭП или УНЭП.
  
• Описание документа в XML — полную информацию о кадровом документе. В приложении к приказу перечислены все обязательные и необязательные элементы для этой части. Например, уникальный идентификатор описания, id, — обязательный элемент, а должность подписывающего сотрудника, jobtitle, — необязательный.
  

HRlink обновили ПО в соответствии с новыми требованиями одновременно с вступлением в силу приказа № 578н. Как теперь работает архив в HRlink:

• описание электронного документа формируется в структурированном виде в отдельном файле формата XML;
  
• файл создается автоматически и вкладывается в архив КЭДО по итогу подписания электронного документа сторонами трудовых отношений.
  

Благодаря регулярным обновлениям платформы КЭДО, сотрудники отделов КДП могут вести электронное делопроизводство в соответствии с законодательством. Со временем, считаем мы в HRlink, КЭДО вполне может стать обязательным для всех компаний и чем раньше бизнес начнет внедрять систему в свои процессы, тем безболезненнее будет переход на электронный документооборот в перспективе.