Документы в КЭДО: что можно подписывать онлайн

Уже этим летом государственные структуры примут участие в эксперименте по переходу на КЭДО. Соответствующее постановление утверждено Правительством РФ. Первыми протестируют работу с системами кадрового документооборота Минцифры, ФНС и Федеральное Казначейство. Если переход на КЭДО будет успешен, то остальные госструктуры также цифровизируют документооборот.

Эксперимент пройдет с 1 июня 2023 г. по 31 мая 2024 г. Самое время вспомнить, с какими документами можно работать в КЭДО, а какие до сих пор легитимны только в бумажном варианте.

КЭДО — это система кадрового электронного документооборота. Она позволяет формировать, подписывать и обмениваться документами между организациями и их сотрудниками в электронном виде. Документы также заверяются электронными подписями, а сами системы документооборота обладают высоким уровнем защиты данных, так как имеют доступ к персональным данным сотрудников компаний.

В HRlink один из гарантов безопасности — уникальная архитектура сервиса. Она включает в себя девять микро-сервисов, каждый из которых имеет свою базу данных. Это единое приложение, созданное из набора небольших сервисов, каждое из которых действует независимо друг от друга для конкретных задач и целей.

Благодаря этому данные клиентов изолированы друг от друга и, при необходимости, могут быть легко перенесены на сервер клиента.

Каждый работодатель должен вести обязательный список документов, которые могут в любое время проверить контролирующие органы. Сегодня в него входят:

• трудовые договоры;
  
• личные карточки сотрудников;
  
• трудовые книжки работников;
  
• правила внутреннего трудового распорядка;
  
• положение об оплате труда;
  
• расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
  
• штатное расписание;
  
• графики отпусков;
  
• положение о персональных данных;
  
• согласия сотрудников на обработку персональных данных;
  
• табель учета рабочего времени;
  
• различные приказы.

Все эти документы можно подписывать в КЭДО. С марта 2023 г. для них действуют правила по параметрам, которые прописаны в Приказе Минцифры № 578н. Каждый документ должен содержать:

• Основную часть (содержание документа) в формате PDF/A-1A;
  
• Электронную подпись в формате SGN, если документ подписали УКЭП или УНЭП;
  
• Описание документа в XML — полная информация о кадровом документе. В приложении к приказу перечислены все обязательные и необязательные элементы для этой части. Например, уникальный идентификатор описания, id, — обязательный элемент, а должность подписывающего сотрудника, jobtitle, — необязательный.
  

Сегодня в КЭДО нельзя подписывать три документа:

• приказ об увольнении;
  
• журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
  
• акт о несчастном случае на производстве.

К слову, в скором времени, возможно, журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда будет можно подписывать в электронном виде. И тогда на бумажном носителе останутся только приказ об увольнении и акт о несчастном случае. Однако мы в HRlink уверены, что перевод этих документов в КЭДО — вопрос времени.

В HRlink можно подписывать все документы из разрешенного к работе онлайн списка. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня. Сотрудник и работодатель могут использовать разные типы подписей.

С нашей точки зрения, всё ближе время, когда абсолютно все документы перейдут в КЭДО, а работа с системой кадрового документооборота станет обязательной. Эксперимент, который вводят госструктуры — одно из подтверждений этого предположения.