Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
Автор статьи
Диана Сосновская
Редактор в HRlink
Уже этим летом государственные структуры примут участие в эксперименте по переходу на КЭДО. Соответствующее постановление утверждено Правительством РФ. Первыми протестируют работу с системами кадрового документооборота Минцифры, ФНС и Федеральное Казначейство. Если переход на КЭДО будет успешен, то остальные госструктуры также цифровизируют документооборот.
Эксперимент пройдет с 1 июня 2023 г. по 31 мая 2024 г. Самое время вспомнить, с какими документами можно работать в КЭДО, а какие до сих пор легитимны только в бумажном варианте.
Что такое КЭДО
КЭДО — это система кадрового электронного документооборота. Она позволяет формировать, подписывать и обмениваться документами между организациями и их сотрудниками в электронном виде. Документы также заверяются электронными подписями, а сами системы документооборота обладают высоким уровнем защиты данных, так как имеют доступ к персональным данным сотрудников компаний.
В HRlink один из гарантов безопасности — уникальная архитектура сервиса. Она включает в себя девять микро-сервисов, каждый из которых имеет свою базу данных. Это единое приложение, созданное из набора небольших сервисов, каждое из которых действует независимо друг от друга для конкретных задач и целей.
Благодаря этому данные клиентов изолированы друг от друга и, при необходимости, могут быть легко перенесены на сервер клиента.
Правовые документы, регламентирующие КЭДО
Федеральный закон № 377-ФЗ. Главный закон, включает в себя всю законодательную базу для КЭДО;
Федеральный закон № 63-ФЗ. Как и в случае ЭДО, очень важный документ. В нем же указаны регламенты использования ЭП в кадровом документообороте;
Федеральный закон. N 152-ФЗ. Регулирует работу операторов с персональными данными. В нем указываются все этапы обработки персональных данных, обязательства в части безопасности со стороны оператора, его ответственность, ответственность сотрудников.
Полезные материалы про HR и КЭДО
Telegram
Рассылка
Какие документы можно подписывать онлайн
Каждый работодатель должен вести обязательный список документов, которые могут в любое время проверить контролирующие органы. Сегодня в него входят:
трудовые договоры;
личные карточки сотрудников;
трудовые книжки работников;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об оплате труда;
расчетный лист и документ, утверждающий его формы;
штатное расписание;
графики отпусков;
положение о персональных данных;
согласия сотрудников на обработку персональных данных;
табель учета рабочего времени;
различные приказы.
Все эти документы можно подписывать в КЭДО. С марта 2023 г. для них действуют правила по параметрам, которые прописаны в Приказе Минцифры № 578н. Каждый документ должен содержать:
Основную часть (содержание документа) в формате PDF/A-1A;
Электронную подпись в формате SGN, если документ подписали УКЭП или УНЭП;
Описание документа в XML — полная информация о кадровом документе. В приложении к приказу перечислены все обязательные и необязательные элементы для этой части. Например, уникальный идентификатор описания, id, — обязательный элемент, а должность подписывающего сотрудника, jobtitle, — необязательный.
Какие документы нельзя подписывать онлайн
Сегодня в КЭДО нельзя подписывать три документа:
приказ об увольнении;
журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;
акт о несчастном случае на производстве.
К слову, в скором времени, возможно, журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда будет можно подписывать в электронном виде. И тогда на бумажном носителе останутся только приказ об увольнении и акт о несчастном случае. Однако мы в HRlink уверены, что перевод этих документов в КЭДО — вопрос времени.
Запись на бесплатную консультацию
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Типы ЭП для электронного документооборота
В HRlink можно подписывать все документы из разрешенного к работе онлайн списка. Каждый из этих документов можно подписывать ЭП разного уровня. Сотрудник и работодатель могут использовать разные типы подписей.
Трудовой договор;УКЭП, УНЭП;УКЭП
Личная карточка сотрудника;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Электронная трудовая книжка (переводится в цифровой формат только с согласия сотрудника);УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Правила внутреннего трудового распорядка;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Положение об оплате труда;УКЭП, УНЭП;УКЭП
Расчетный лист и документ, утверждающий его формы;УКЭП, УНЭП;УКЭП
Штатное расписание;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Графики отпусков;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Согласие сотрудников на обработку персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП
Табель учета рабочего времени;УКЭП, УНЭП, ПЭП;УКЭП, УНЭП
Положение о персональных данных;УКЭП, УНЭП;УКЭП
С нашей точки зрения, всё ближе время, когда абсолютно все документы перейдут в КЭДО, а работа с системой кадрового документооборота станет обязательной. Эксперимент, который вводят госструктуры — одно из подтверждений этого предположения.