Как быстро перевыпустить электронные подписи для всех сотрудников
и избавиться от путаницы с документами:
опыт IDS Borjomi

Компания IDS Borjomi RUSSIA & BELARUS — лидер на рынке воды, представляющий бренды «Боржоми», «Святой источник» и «Эдельвейс». Организация представлена заводами по всей России.

IDS Borjomi знает о воде всё. С 2009 года занимается её производством, продажей и каждый день вдохновляет людей пить чистую воду и вести здоровый образ жизни. Сегодня в штате компании числится около 1500 сотрудников в разных городах и локациях.

Необходимо было увеличить скорость подписания и получения документов от сотрудников. Особенно с учетом того, что работники находятся практически во всех городах РФ, ведь у компании распределенная структура.

IDS Borjomi давно обдумывали идею перехода на КЭДО, и события в мире, такие как пандемия и переход сотрудников на удаленный формат работы, подтолкнули к этому.

Осенью 2022 руководство компании приняло решение больше не ждать и все же оцифровать кадровые документы.

Чтобы выбрать компанию-поставщика системы для КЭДО, IDS Borjomi обратились к рынку и рассмотрели разные решения. У компании было три основных критерия при выборе.

Скорость реакции техподдержки. В компании уверены, что любая сложная система без оперативной поддержки будет неэффективна.

Уровень защиты персональных данных сотрудников. Это критически важный критерий при выборе сервиса для КЭДО.

Интуитивно понятный интерфейс системы. Без лишних деталей и доступный для понимания даже самых неопытных пользователей.

На основании анализа рынка и отзывов других пользователей компания остановила свой выбор на продукте HRlink.

Весь процесс интеграции системы для КЭДО в работу компании и сотрудников занял около 5 месяцев. За это время IDS Borjomi столкнулись с типичными и не очень при внедрении КЭДО вопросами.

КЭДО заменит человека?

С такими опасениями компания столкнулась в лице сотрудников КДП. Перед руководством встала задача — объяснить, что новая система не замена, а лишь помощник, который позволит получить от работников необходимые документы в срок. Раньше с учетом географической распределённости это было практически невозможно.

Порядок в документах, возможность в кратчайшие сроки найти нужную бумагу для проверки и отсутствие громоздкого архива мотивировали персонал на местах переводить сотрудников на кадровый электронный документооборот.

А вдруг произойдет утечка персональных данных работников?

Недоверие сотрудников к электронным системам и отсутствие физического документа порождают опасения. Работники тревожились, что их персональные данные попадут в публичный доступ, если их занесут в КЭДО. Вводное обучение и тестирование платформы помогло достаточно быстро преодолеть эти страхи. Команда поддержки HRlink максимально подробно отвечала на все вопросы IDS Borjomi, связанные с безопасностью данных в КЭДО.

А вот чего не ожидали в IDS Borjomi, так это того, что уже в процессе внедрения им придется в экстренном порядке перевыпускать электронные подписи для сотрудников. С такой сложностью компания столкнулась из-за того, что ее почтовый сервис переехал на другой домен. Все адреса, по которым выпускались электронные подписи сотрудникам, изменились.

Команда HRlink оперативно и бесплатно помогла решить этот вопрос, и в короткие сроки новые ЭП для сотрудников были выпущены.

За 5 месяцев на кадровый электронный документооборот перешло более 1000 сотрудников. В IDS Borjomi отмечают, что КЭДО используют 96% людей в компании.

Каких результатов помог достичь переход на КЭДО?

• Документы подписываются в срок.
  
• Все соответствует нормам законодательства, а документы можно предоставить при проверке ГИТ в сжатые сроки.
  
• У руководителя, подписывающего весь объём документов по организации, освободилось время.
• Скорость обработки информации, поступающих заявок и заявлений от сотрудников увеличилась в разы.
• Сотрудники теперь более мобильны. Без отрыва от рабочих процессов они могут передать свой запрос в Отдел персонала.
  
• Сотрудники IDS Borjomi теперь реже используют бумагу для печати и более бережно относятся к природным ресурсам
  

КЭДО не только позволяет подписывать всё вовремя и использовать меньше бумаги.

Например, БФТ-Холдингу перевод кадровых документов в цифру помог на 60% сократить количество отказов от уже принятых офферов и ускорить процесс оформления в 2 раза.
А в Модульбанке заметили, что благодаря КЭДО улучшился HR-бренд бренд компании.

Хотите узнать, как цифровизация КДП поможет вашей компании?