FAQ про КЭДО: работа с исполнителями по договору ГПХ

За последние несколько лет найм сотрудников на удалённый формат работы стал сначала необходимостью, а затем превратился в мировой тренд. Пандемия, массовый переход на режим home-office, отток кадров в другие страны — все эти события показали, что для решения многих задач не обязательно приезжать в офис каждый день. За несколько лет сотрудники, особенно представители цифровых профессий, привыкли работать из любой точки мира. Согласно опросам, сегодня уже 72% соискателей хотят найти работу с дистанционной занятостью.

Чтобы обмениваться документами с удалёнными сотрудниками было удобно, компании активно внедряют КЭДО. Это позволяет принимать соискателей из других городов на работу онлайн и избавляет от необходимости пересылать бумаги почтой. В итоге выигрывают все — и компания, и сотрудники.

При этом взаимодействовать через систему КЭДО можно не только со штатными сотрудниками, но и с теми, кто работает по договору ГПХ или имеет статус самозанятого. Чем отличаются эти два режима, и как строится работа с такими исполнителями в системе КЭДО — ответы на эти и другие вопросы даём в материале.

Начнём с того, что для сотрудничества с любым физическим лицом организации необходимо заключить договор ГПХ. Это можно сделать даже в устной форме (ст. 139 ГК РФ). Но для надёжности лучше оформить всё официально. При этом исполнитель, с которым заключается договор ГПХ, может не быть самозанятым. Если у физического лица нет такого статуса, компании нужно самостоятельно платить НДФЛ государству. Также организации придётся делать страховые отчисления в объединенный социальный фонд России.

Если же у исполнителя есть статус самозанятого, он сам будет платить НПД. Нанимателю не нужно заниматься налоговыми вычетами и прочими выплатами.

Работу по договору ГПХ регулирует не ТК РФ, а ГК РФ. Для начала такого сотрудничества организации необходимо взять у исполнителя согласие на обработку персональных данных и на применение УНЭП вместо физической подписи.

№63-ФЗ содержит требование, что между компанией и исполнителем по договору ГПХ необходимо заключить специальное соглашение о том, где и какими ЭП они будут подписывать документы. Эти 2 документа являются основанием для перехода на КЭДО с исполнителем по договору ГПХ.

На платформе кадрового электронного документооборота HRlink доступны два типа взаимодействия по договору ГПХ.

1. Если компания использует 1С, карточка физического лица создаётся в этой учётной системе. Затем исполнителя необходимо принять на работу в Организацию без указания отдела, должности и без формирования документов о приёме на работу. После этого данные физлица загружаются на платформу HRlink, где с ним подписывается договор ГПХ.

2. Если компания использует только HRlink, карточка исполнителя создаётся сразу на КЭДО-платформе, но без указания отдела и должности. Документы на подпись в таком случае загружаются из файла.

Физическое лицо, которое работает по договору ГПХ, может использовать любой из трёх видов электронных подписей — простую, неквалифицированную и квалифицированную. Но для применения первых двух типов ЭП между заказчиком и исполнителем необходимо соответствующее соглашение.

На КЭДО-платформе HRlink физлица, работающие по договору ГПХ, могут получить УКЭП и подписывать с её помощью необходимые электронные документы.

Внедрение системы кадрового электронного документооборота значительно облегчает компаниям обмен документами не только с штатными сотрудниками, но и с теми, кто работает по договору ГПХ. Такой формат взаимодействия позволяет нанимать сотрудников и исполнителей из любой точки мира. Для обмена цифровыми документами им понадобится только стабильный Интернет.