Гибкие маршруты

Опубликован: 21 января 2023

Чтение: 15 минут

как подписывать документы по сложным сценариям

Подписаться на рассылку

Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО

Что такое гибкие маршруты и в чем их польза

Иногда для подписания документов требуется не один этап и участие сразу нескольких человек. Это может отнимать много времени и сил. Чтобы упростить этот процесс, мы добавили в HRlink гибкие маршруты — удобную функцию с интуитивно понятным интерфейсом для создания сложных сценариев подписания. Рассказываем, что это такое и как эта опция поможет кадровику.

HRlink — это надежная платформа КЭДО с понятным интерфейсом, прозрачным ценообразованием и гарантией безопасности ваших данных. С 2020 года мы провели более 500 внедрений платформы для клиентов, среди которых «ВкусВилл», «Сбермаркет», «Самокат», Heineken.

С 1 августа 2022 года для всех наших клиентов доступны гибкие маршруты подписания документов. Перед запуском нового функционала мы провели исследование, чтобы на основе данных сделать максимально полезный для клиента продукт. При этом на стоимости платформы это не отразилось.

А теперь подробнее о новой функции и ее преимуществах.

Что такое маршрут подписания

Компаниям, особенно крупным, где насчитывается от 500 сотрудников, часто требуется несколько этапов и сотрудников, чтобы согласовать один документ. Сложные алгоритмы подписания необходимы, например, если нужно согласование сразу нескольких руководителей из разных уровней структуры компаний. Если все этапы проводить вручную каждый раз, когда требуется сложное согласование, вы потеряете много времени.

Гибкие маршруты подписания документов в КЭДО позволяют автоматизировать и ускорить процесс даже со сложными сценариями. Кадровик может задать шаблон, по которому будет происходить весь процесс.

В шаблон можно включить всех пользователей, участвующих в процессе, необходимые этапы подписания, виды подписей и прочие критерии. Расскажем о них далее.

В чем преимущества гибких маршрутов в HRlink

Упрощение процесса

Кадровик создает шаблон маршрута с указанием нужных этапов и критериев, и нужный документ автоматически двигается по цепочке от одного сотрудника к другому. Вручную ничего перемещать, контролировать и настраивать не придется.
Созданный шаблон можно использовать повторно

Не нужно каждый раз создавать его заново. Это сокращает время на повторяющуюся работу кадровика.
Включение неограниченного количества этапов и участников

Можно создавать сценарии любой сложности.
Доступны все виды подписей в зависимости от настроек

УНЭП, УКЭП, ПЭП, Госключ и ПЭП Госуслуги. Тип подписи можно настроить для каждого этапа в маршруте.
Уведомления участникам

О необходимости произвести действие с документом. Специалисту КДП не придется напоминать о необходимости подписать документ каждому сотруднику, включенному в процесс.
Интуитивно понятное создание маршрута и подписание документа

Справится даже человек без технической подготовки.
Не нужно отдельно платить за модуль гибких маршрутов

Он доступен всем пользователям платформы.

Работайте с гибкими маршрутами уже сейчас и делитесь обратной связью. А тем, кто еще не внедрил нашу платформу КЭДО в свой проект, достаточно оставить заявку на доступ к сервису. Вы сможете познакомиться с интерфейсом системы, в частности — c гибкими маршрутами, которые уже включены в платформу.

Пользуйтесь новыми возможностями платформы и сделайте документооборот в вашей компании максимально простым и удобным.

Из чего состоит гибкий маршрут подписания документа

Перечислим основные составные части маршрута.

Его название

Можно задать любое, главное — сделать его логичным и понятным.
Предназначение

Для документов.
Этапы

Подписания и/или согласования.
Этап получателя

Его можно включить в маршрут либо пропустить.
Связка с юрлицами

Чтобы ограничить применение маршрута. Если связки нет, маршрут можно использовать с любым документом. Устанавливая связку с юрлицом, вы сможете подключать к маршруту только тех сотрудников, которые числятся в этом юрлице.

Этап маршрута

Далее опишем подробнее основные этапы маршрута.

Порядковый номер, определяющий, в каком порядке сотрудники будут подписывать документ.
Участники. Создается список, куда включаются все подписанты.
Условия завершения. Их может быть два:

Подписались все сотрудники
Подписался один сотрудник

Полезные материалы про HR и КЭДО

Рассылка

Параметры участника этапа маршрута

У участника тоже есть свои характеристики, а именно:

Название — то, как он отображается в системе.

Тип: сотрудник, руководитель, участник.

Действие участника: подпись или согласование.

Тип подписи. Доступны виды подписей УКЭП, УНЭП, ПЭП, Госключ, Госуслуги. При выборе параметра «Любая» сотрудник может воспользоваться любой доступной для него подписью.

Получатель может быть:

Этап получателя

Фиксированным — всегда находится в маршрутах, запущенных по тому или иному документу.
Выбираемым — указывается на этапе создания или редактирования документа.

В HRlink можно регулировать все перечисленные параметры и создавать шаблоны подписания под ваши задачи.

Шаблон можно использовать неограниченное количество раз, вам не придется каждые раз настраивать его заново вручную. Документы будут двигаться по цепочке автоматически, вам не нужно тратить время, чтобы отслеживать и переключать этапы.

Запись на бесплатную консультацию

Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу

Как воспользоваться гибкими маршрутами

Если вы клиент HRlink, гибкие маршруты для вас уже доступны. Вы можете пользоваться ими в рамках вашего тарифа без доплат.

Если вы еще не используете HRlink, записывайтесь на бесплатную консультацию по быстрому и безопасному переводу ваших кадровых документов в цифру.

Запишитесь на демо HRlink

Оставить заявку

Ещё в нашем блоге