Что такое локальные нормативные акты. Лучшие рекомендации, как работать с ЛНА в 2023 году

Локальные нормативные акты (ЛНА) — особая категория кадровых документов, у каждой организации свой пакет ЛНА. Что это за документы, чем обязательные отличаются от условно обязательных и как КЭДО упрощает работу работодателя и сотрудника с локально нормативными актами — расскажем в этой статье.

Локальные нормативные акты принимают работодатели в пределах своей компетенции и с учетом норм трудового законодательства. Все наниматели, кроме микропредприятий, НКО и физических лиц без статуса ИП, разрабатывают ЛНА. Эти документы уточняют нормы, содержащиеся в федеральных законах, определяют принципы работы у конкретного работодателя или на определенной позиции. ЛНА помогают компаниям автоматизировать и систематизировать многие внутренние процессы.

Основные характеристики ЛНА.

Регулярное использование. Это основное отличие ЛНА от других кадровых документов. Например, приказы о зачислении в штат или о премировании выпускают только один раз в отношении конкретного сотрудника, поэтому их нельзя отнести к локальным нормативным актам. А положение о прохождении медосмотра можно применить к каждому работнику, и поэтому оно является ЛНА.

Подзаконность. Локальные нормативные акты не могут противоречить нормам трудового законодательства и текстам коллективных договоров, а должны только дополнять или расширять перечень гарантий, которые работодатель предоставляет сотрудникам. Например, компания имеет право предоставить отдельной категории работников больше дней для отдыха, но не может сократить срок отпуска, установленный законом.

Коллективность. ЛНА действуют как в отношении руководства, так и всех сотрудников организации или же для части работников. Поэтому трудовые договоры, приказы о премировании и прочие распоряжения нельзя считать локальными нормативными актами.

Замкнутость. Учитывая особенности своей деятельности, организации могут принимать ЛНА, которые будут подходить только им. Это значит, что каждая компания может создать и утвердить свои локальные нормы, которые будут регулировать ее отношения с персоналом.

Единого утвержденного списка локальных нормативных актов, как и правил их ведения, не существует. Известно лишь то, что ЛНА должны соответствовать трудовому законодательству. Разделим их на 3 условных типа: обязательные, условно обязательные и необязательные.

Обязательные

Упоминание этих ЛНА можно найти в разных статьях ТК РФ и в текстах других федеральных законов. Их же чаще всего проверяют надзорные органы. Если у компании нет обязательных локальных нормативных актов, придется оплатить штраф. Должностное лицо или ИП заплатят от 1 до 5 тысяч рублей, компания — от 30 до 50 тысяч рублей.

К обязательным локальным нормативным актам относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;
  
• порядок обработки персональных данных;
  
• правила и инструкции по охране труда;
  
• график отпусков;
  
• положение об оплате труда;
  
• штатное расписание.
  

Условно обязательные

Такие ЛНА принимают в тех случаях, когда решили внедрить новый процесс, который необходимо регулировать по одному из законов. Либо когда работодатель решил последовать необязательной рекомендации.

Наниматели обязаны принимать ЛНА, по которым есть отдельное требование. Например, порядок применения вахтового метода при использовании вахты. Или в случае, если компания приняла решение о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необязательные

Их работодатели составляют и принимают по своей инициативе. К ним относятся:

• акт о повышении квалификации;
  
• положение о командировках;
  
• акт о дисциплинарной ответственности работников;
  
• положение о медосмотре.
  

Путь идеи до принятия локального нормативного акта можно разбить на 3 этапа.

1. Разработка и оформление.

Для каждого локального нормативного акта необходимо назначить разработчика. Эту задачу можно поручить как одному сотруднику, так и команде специалистов.

Разработчик составляет текст документа, отправляет его на согласование и утверждает у руководителя.

В законодательстве не сказано, как именно нужно оформлять локальные нормативные акты: организация может делать это по внутренним правилам документооборота или взять за основу ГОСТ. Чаще всего внешний вид документа будет зависеть от его содержания и назначения.

2. Согласование и утверждение.

Законодательство закрепляет за работодателем право самостоятельно решать, как утверждать локальные нормативные акты. Единственное ограничение — обязанность узнать мнение профсоюза тогда, когда это необходимо.

Перед принятием проект нового ЛНА необходимо согласовать с уполномоченными лицами компании. Их состав определяет тот, кто разрабатывал документ. Например, нормативные акты, которые относятся к финансовым вопросам, утверждает главный бухгалтер и т.п. Последний этап — утверждение ЛНА у руководства компании.

3. Ознакомление сотрудников.

Организация обязана ознакомить сотрудником с содержанием локального нормативного акта под роспись, только если он касается их работы (ст. 22 ТК РФ). Обычно сотрудники подписывают их в процессе устройства на новую должность. Но если в компании появился новый ЛНА, например, об изменении размеров премий, руководство обязано ознакомить с ним всех работников.

Наличие некоторых видов локальных нормативных актов обязательно для всех компаний. Работу с этим типом кадровых документов можно и нужно цифровизировать с помощью кадрового электронного документооборота. Это позволит наладить взаимодействие с удаленщиками, быстро знакомить всех сотрудников с текстом новых ЛНА и сократить объем бумажной работы.

В сервисе КЭДО HRlink есть удобный модуль для удаленного подписания ЛНА. Он помогает сократить срок принятия документов c нескольких месяцев до пары дней.

• Локальные нормативные акты загружаются в модуль один раз, затем их можно многократно отправлять на ознакомление.
  
• В интерфейсе HRlink отображается статус ЛНА: «На утверждении‎»‎, «Отправлен на ознакомление», «Отклонен» и т.д.
  
• Модуль поддерживает версионность. Это значит, что если какой-то документ устарел, то его новую редакцию можно загрузить в HRlink как новую версию.
  
• В модуль можно загружать не только уже утвержденные ЛНА, но и проекты локальных нормативных актов для согласования.
  
• Настройки позволяют автоматически отправлять нужные ЛНА на ознакомление сотрудникам при трудоустройстве.

Автоматизация работы с локальными нормативными актами помогает бизнесу экономить время на подписании документов, ускоряет процесс утверждения текста и ознакомления с ним сотрудников. Так процесс разработки ЛНА занимает меньше времени, а сотрудники получают нужные акты автоматически.