Решение для КЭДО
под ключ вместо собственной разработки:
кейс Natura Pro

Natura Pro — российская компания федерального уровня, специализируется на производстве и продаже молочных продуктов, преимущественно сыров. В штате организации работает более 100 сотрудников, продукция представлена в торговых сетях по всей стране, а также в интернет-магазинах.

• 100+ сотрудников.
  
• Головной офис и отдел персонала в Санкт-Петербурге.
  
• Офис в Москве, а также дистанционные работники в других крупных городах России.
  

Впервые мысли о переходе на кадровый электронный документооборот появились в Natura Pro в 2021 году. Из-за отправки документов почтой дистанционным сотрудникам, часто нарушались сроки подписания и возврата документов в отдел персонала. Кроме того, компания хотела сократить время на подписание документов, снизить существующий уровень бюрократии в компании, также была потребность оптимизировать рабочее время HR-отдела под другие задачи за счет автоматизации кадрового документооборота. Таким образом, Natura Pro приняла решение о переходе на КЭДО сотрудников основного офиса, то есть около 70 человек.

Тогда в России проходил эксперимент Минтруда по переводу кадровых документов в электронный вид. Natura Pro не стали его участниками, однако внимательно следили за развитием законодательства в этой сфере. В тот момент компания выбрала альтернативный путь: разработать собственное внутреннее решение для обмена кадровыми электронными документами. Natura Pro выпустили УКЭП для всех сотрудников, но столкнулись с техническими сложностями на этапе разработки своей внутренней системы обмена кадровыми электронными документами.

После окончания эксперимента Минтруда и внесения соответствующих изменений в Трудовой кодекс, компания начала поиск решения для КЭДО под ключ.

В начале 2023 года Natura Pro приступили к поиску решения для КЭДО. Для этого компания посетила несколько специализированных конференций для HR. Познакомившись с несколькими провайдерами решений, Natura Pro остановили свой выбор на платформе HRlink по нескольким причинам:

• клиентоориентированный подход и внимательное общение;
  
• простота и удобство использования системы, интуитивно понятный интерфейс как для сотрудника, так и для администратора системы;
  
• внимание к деталям и возможность интеграции со старой версией 1С.
  

Проектом внедрения HRlink занималась компания-партнёр СберРешения. Весь процесс перехода на КЭДО занял у Natura Pro около двух месяцев. В компании отмечают, что структурированный подход к внедрению и информативные встречи с менеджером HRlink помогли легко и быстро пройти этот этап.

Natura Pro провели с провайдером 17 встреч. На них специалист по кадрам компании оправляла первые заявления, настраивала гибкие маршруты подписания документов и выполняла другие действия в системе вместе с менеджером HRlink в режиме онлайн.

Переход на КЭДО помог снизить уровень бюрократии, поэтому сотрудники Natura Pro остались довольны нововведением. Подписать документ стало возможным без подключения к компьютеру, сразу через мобильное устройство. Небольшие возражения, которые возникали, были связаны с опасениями за сохранность персональных данных. Но подробные разъясняющие материалы и коммуникационные встречи смогли их преодолеть.