Как сократить до 70% ручного труда
с помощью перехода
на кадровый ЭДО — опыт ПЭК

ПЭК — мультисервисный оператор логистических услуг, эксперт в сфере комплексных решений и организации грузоперевозок на территории России и за рубежом.

Компания основана в 2001 году.

• 300+ филиалов.
• Отделения в России, Армении, Азербайджане, Беларуси, Казахстане, Узбекистане, Таджикистане, Киргизии, Турции, ОАЭ и Китае.
• 4,5 млн клиентов ежегодно.
• 8000 сотрудников, из них 3000 — иностранные граждане.
• Срок перевода на КЭДО 3500 сотрудников – 6 месяцев.

ПЭК в России представлен филиалами от Калининграда до Южно-Сахалинска. При этом за кадровый документооборот отвечает центральный офис в Москве.

На подготовку, печать и сортировку одного бумажного документа у каждого сотрудника уходило до 7 минут. С учетом масштабов компании, это колоссальные временные затраты — в ПЭК ежегодно генерируется более 200 000 кадровых документов объемом от 1 до 12 листов каждый.

Чтобы оптимизировать расходы и высвободить время работников на более приоритетные задачи, компания приняла решение перевести кадровые документы в электронный вид.

ПЭК начал выбирать провайдера для кадрового ЭДО в апреле 2020 года, когда стартовал эксперимент Минтруда РФ.

Компания проанализировала более 10 решений и в итоге выбрала HRlink, как наиболее безопасное и высокотехнологичное. Также, по оценкам ПЭК, навигация на платформе интуитивно понятная, а скорость обработки документов — одна из самых высоких в России.

Первым делом ПЭК предложил перейти на кадровый ЭДО IT-департаменту, с расчетом на то, что разработчики и другие специалисты лояльнее других отнесутся к цифровизации. Тем не менее, изначально, они восприняли эту идею скептически. Насторожило то, что персональные данные будут размещены на электронной площадке.

Чтобы снять возражения, ПЭК провел серию встреч, на которых объяснил, что информация будет хранится на защищенном портале, доступ к которому есть только у работодателя и сотрудника, по аналогии с государственными платформами. Кроме того, компания разработала памятки и обучающие материалы, чтобы у персонала была возможность изучить, как это работает.

В итоге к тестированию системы подключились 50 сотрудников.

К концу 2022 года ПЭК перевел в электронный вид кадровые документы 450 работников IT-подразделения, каждый из которых самостоятельно отправил заявку на подключение к системе.

В конце прошлого года компания проанализировала, какой объем временных и финансовых затрат можно сократить, если перевести в электронный вид кадровые документы всех сотрудников. Изучив эти расчеты, ПЭК принял решение полностью перейти на КЭДО в облачной версии HRlink.

• Первым делом ПЭК разработал «дорожную карту» перехода на кадровый электронный документооборот.

• Затем, с января по март 2023 года компания знакомила сотрудников с сервисом при помощи информационных рассылок, презентаций и видеороликов об удобстве технологии.

Для ПЭК было важно не навязывать эту инициативу, а дать работникам возможность самостоятельно убедится в том, насколько удобно использовать КЭДО.

• Параллельно ПЭК интегрировал внутренние информационные системы с платформой HRlink.

• Спустя три месяца, после того, как большинство сотрудников успели изучить и при необходимости протестировать технологию, компания начала подключать их к кадровому электронному документообороту.

За апрель-октябрь 2023 года ПЭК перевел в электронный вид кадровые документы 3 500 сотрудников. Всего с ноября 2022 года компания подключила к КЭДО почти 4000 человек.

Благодаря переходу на ЭДО компания оптимизировала 70% ручного труда отдела кадров. Существенно снизилось число технических и других ошибок при подготовке документов. У отдела кадров освободилось время для того, чтобы проводить больше консультаций с работниками, готовить аналитические и другие материалы, а также развивать другие инструменты для улучшения качества работы.

Кроме того, за семь месяцев ПЭК на 80% ускорил обмен документами между отделом кадров и региональными подразделениями компании.

По итогам опроса, проведенного в октябре, компания выяснила, что большинство сотрудников, которые до сих пор оформляют кадровые документы в бумажном виде, хотели бы перейти на ЭДО.

Поэтому в следующем году ПЭК планирует подключить к платформе HRlink еще 1000 человек. Таким образом, на кадровый ЭДО перейдут все сотрудники компании, и граждане РФ, и иностранцы-резиденты.

КЭДО упрощает многие процессы в компаниях. Сегодня в электронном виде можно подать даже заявление на увольнение. А если руководство всё равно не видит ценности в переходе на КЭДО, мы знаем, как его переубедить.