Как перевести сотрудников всех возрастов на КЭДО и гордиться этим: кейс банка SIAB

SIAB — один из старейших банков в России. Он был основан в 1995 году. Сегодня компания оказывает универсальные банковские услуги частным лицам и организациям в Санкт-Петербурге, Ленинградской области, Москве и Барнауле. В основном банк работает с розничным, корпоративным и эквайринговым бизнесом.

• Головной офис в Санкт-Петербурге.
  
• 305 сотрудников.
  

Во-первых, бумажное кадровое делопроизводство отнимало у сотрудников HR-отдела очень много времени. Они не только долго справлялись с текущими задачами. Им также приходилось постоянно напоминать работникам о необходимости подписать тот или иной документ.

Во-вторых, за последние пару лет многие сотрудники банка перешли на удаленку. Пересылка документов в другие регионы дорого обходилась компании, а ожидание подписанных оригиналов растягивалось на месяцы.

Выбор подходящей платформы для КЭДО занял у SIAB около полугода. Важнейшими условиями тендера были:

• высокий уровень безопасности;
  
• возможность интеграции с 1C;
  
• возможность реализации вне 1С;
  
• интуитивно понятный интерфейс.

Только два подрядчика смогли предложить подходящее решение. Один из них — HRlink. После общения со специалистами компании, SIAB остановили свой выбор на этом решении. В течение месяца был подписан договор, и стартовала интеграция.

Переход на КЭДО занял около полутора месяцев с момента последней презентации HRlink до загрузки данных в систему и массового подключения сотрудников. Это время ушло на подготовку нормативных актов, иначе процесс прошел бы еще быстрее.

У SIAB не было тестовых групп сотрудников, банк перевел на КЭДО сразу всех. Тогда работников было 268, сейчас численность увеличилась до 305 человек. Изначально банк не стал включать в проект рабочих, водителей и службу клининга. В SIAB опасались, что представителям старшего поколения будет тяжело освоить новую технологию.

Но позднее эти сотрудники тоже захотели попробовать разобраться с КЭДО-платформой и постепенно перешли на HRlink. Решение подошло и взрослым сотрудникам 50+, которым бывает непросто разобраться с техническими нововведениями.

В первые две недели после перехода на КЭДО сотрудники разделились на две категории. Первые восприняли его положительно. Вторые сомневались и думали, что бумажные документы надежнее. Также были опасения по поводу безопасности УНЭП (усиленной неквалифицированной электронной подписи). Но прочитав законодательство и изучив государственные нормативные акты, эти сотрудники изменили свое мнение.

Сейчас они подписывают документы в HRlink, и банк получает положительную обратную связь. Команда провайдера решения помогла SIAB правильно выстроить процесс внедрения и подготовить сотрудников. Поэтому переход на КЭДО был комфортным для всех сторон процесса.

Высшее руководство SIAB гордится тем, что компания перешла на КЭДО, и рассказывает об этом коллегам на встречах и совещаниях.

Результаты, которых удалось достичь благодаря HRlink:

• значительная экономия бюджета на бумагу и канцтовары;
  
• удобство предоставления документов контролирующим органам;
  
• нет риска просрочить подписание и получить штраф;
  
• доступность личных документов для сотрудников 24/7;
  
• оптимизация бизнес-процессов в части документооборота с другими подразделениями в банке.