Как организовать работу распределённой команды
в разных
часовых поясах

Руководить распределённой командой может быть непросто, особенно если ваши сотрудники живут в разных часовых поясах. Как обеспечить эффективную коммуникацию, сотрудничество и координацию между ними, без ущерба для производительности и work-life balance?

Первый шаг — понять, что работать в обычном «офисном» режиме не получится. По крайней мере, такой подход не будет оптимальным. В статье дадим несколько советов, которые помогут наладить эффективную работу распределённой команды, если её участники живут в разных часовых поясах.

Взгляд со стороны вместо микроменеджмента

Попытка лично контролировать все процессы в команде обычно приводит к тому, что руководитель не видит картину целиком и раздражает команду чрезмерным контролем. Даже работая с распределённой командой в одном городе, трудно отследить и зафиксировать действия всех сотрудников, подгрузиться в каждую из задач. Ещё сложнее это сделать, когда вы живёте в разных часовых поясах.

Вместо этого делайте только то, что можете сделать только вы. Основные задачи руководителя — обучить сотрудников, ставить задачи и управлять результатами.

Подробное документирование проектов

Хотя у удалённой работы много преимуществ, она сопряжена с уникальными проблемами. Например, из-за разницы во времени у вас в России может быть рабочий день, а у сотрудника где-нибудь в Азии — глубокая ночь. И он не сможет оперативно ответить на срочный вопрос по проекту.

Поэтому при работе с распределённой командой важно всегда иметь возможность заглянуть в материалы по проекту, узнать статус конкретной задачи и оценить результаты. Грамотному документированию нужно учиться и обучать сотрудников. Зато грамотно составленное описание позволяет быстрее разобраться в задаче и меньше «буксовать» из-за отсутствия мгновенных ответов коллег.

Командный календарь для отслеживания временных рамок

Важно, чтобы каждый сотрудник в команде чётко указывал свои часы работы. Неважно, находится ли он в основном офисе или работает в другом часовом поясе.

Для наглядности можно использовать общий календарь, в котором все смогут отследить доступность друг друга.

Не менее важно назначать встречи только в рабочее время всей команды, поощрять сотрудников выделять время на обеденные перерывы и не проверять почту в нерабочее время.

Отложенные сообщения, сообщения без звука и режим не беспокоить

Если нужно написать коллеге в те часы, пока он недоступен, пользуйтесь функцией «Отправить без звука». Такая опция есть, например, в Telegram. Она бывает полезна, когда хочется зафиксировать важную мысль или не упустить идею. Пользователь увидит сообщение, отправленное «без звука», только когда сам откроет приложение.

Чтобы написать коллеге по команде в конкретное время, не обязательно подстраиваться под его часовой пояс. Можно запланировать сообщение, и оно придёт адресату в выбранный момент.

Ваши коллеги и подчинённые — просто люди, и могут забыть про функцию «Отправить без звука». Поэтому на ночь можно включать на телефоне режим «Не беспокоить».

Таск-менеджеры и базы знаний

Мало научиться подробно документировать каждый проект. Важно собирать всю информацию, нужную вашей команде, в одном месте. Тогда каждый сотрудник сможет действовать автономно, не дожидаясь ответа коллег из других временных зон.

Ставить задачи и отслеживать прогресс по проекту удобно в специальных программах таск-менеджерах, например, Битрикс24. Задокументированное задание не потеряется, а вам не придётся ставить ТЗ в мессенджерах.

У распределённой команды нет привычного офиса, поэтому сотрудники не могут физически прийти в соседний отдел и задать интересующий их вопрос коллегам. Поэтому важно создать общий банк знаний по продукту, в который сможет обратиться каждый работник.

Сервисы кадрового ЭДО и инструменты для удалённого найма

В какой бы стране ни жили ваши сотрудники, вам придётся обмениваться с ними документами. При приёме на работу, уходе в отпуск, увольнении, выдаче премии и т.д. И если отправить кадровые документы из одного города России в другой бывает не так просто, то как доставить бумаги сотруднику на Бали? Выход — инструменты для кадрового ЭДО. Законодательство РФ разрешает обмениваться документами с сотрудниками в электронном виде. Это удобно, экономит время и средства на доставку, а все нужные данные хранятся в цифровом архиве.

Вы можете обмениваться электронными документами не только с действующими сотрудниками, но и с кандидатами на должности. Модуль Start Link позволяет принимать соискателей на работу без бумаги и личных встреч. Он считывает информацию со сканов, которые загрузил соискатель, проверяет его на благонадёжность и заносит данные в учётную систему. Вся работа с документами проходит онлайн и в полном соответствии с законодательством.