«Замания» — группа из семи компаний, которая развивает сеть современных детских развлекательных парков в России. Работает в Москве, Московской области и других регионах страны. Свой первый парк «Замания» открыла в 2016 году.

• 7 компаний в группе.
  
• 19 парков развлечений.
  
• 800 сотрудников.
  

Группа компаний «Замания» перешла на кадровый электронный документооборот в 2023 году. Планировалось, что КЭДО упростит работу специалистов отдела кадров и сделает все процессы КДП более прозрачными. Кроме того, «Замания» хотела сократить расход времени и средств на обмен документами с сотрудниками из региональных парков.

При поиске группа компаний выдвигала два основных требования к решению для КЭДО. Во-первых, система должна была обладать высоким уровнем информационной безопасности. Чтобы данные сотрудников и компании находились под надежной защитой. Во-вторых, для «Замании» была важна возможность настраивать решение для КЭДО под свои внутренние процессы. Работа с документами в различных подразделениях группы компаний строится по-разному, поэтому важно было учесть пожелания всего коллектива.

Вскоре после внедрения первого решения для КЭДО «Замания» столкнулась с рядом трудностей.

• Система обладала слишком узким кругом возможностей и не могла удовлетворить пожелания всех подразделений.
  
• У решения было много недочетов, которые мешали корректной работе отдела кадров с документами сотрудников.
  
• Техническая поддержка не была достаточно оперативной, и решения проблем с системой КЭДО приходилось ждать слишком долго.

По этим причинам группа компаний приняла решение о смене вендора КЭДО.

Руководство «Замании» снова изучило рынок решений для КЭДО и остановило свой выбор на платформе HRlink. Система отвечала всем требованиям группы компаний: надежная защита данных, гибкие внутренние настройки, большое количество функций и постоянное совершенствование продукта провайдером.

Переход с предыдущего решения для КЭДО на HRlink начался в октябре 2023 года и занял два месяца. К сожалению, процесс внедрения происходил не так плавно и быстро, как ожидалось.

Группа компаний запланировала перейти на КЭДО за два месяца до нового 2023 года, но столкнулась со слишком большим объемом задач. Справиться с таким потоком «Замании» помогла команда HRlink.

При этом линейный персонал группы компаний опасался использовать новый инструмент. Поэтому специалисты отдела кадров «Замании» серьезно подошли к работе с возражениями. Они подготовили презентации про КЭДО от HRlink, составили подробные инструкции по работе в системе. И практически с каждым сотрудником провели индивидуальную беседу и помогли в переходе. В результате на сегодняшний день 700 сотрудников «Замании» из 800 подписывают кадровые документы в электронном виде.

Результат перехода на КЭДО от HRlink соответствует ожиданиям «Замании». Сегодня специалисты группы компаний могут обмениваться кадровыми документами в удобном формате, отслеживать этапы ознакомления и подписания. Работа сотрудников отдела КДП значительно ускорилась.

В дальнейшем группа компаний планирует перевести в систему КЭДО документы не только кадровой службы, но и других подразделений. Это поможет упростить их работу и сократить время на ее выполнение.