КЭДО упростил жизнь кадрам и отделу
по расчету
заработной платы:
опыт РТИТС

РТ-Инвест Транспортные Системы (РТИТС) — российская IT-компания, работает на рынке с 2014 года. РТИТС разрабатывает, эксплуатирует и модернизирует интеллектуальные транспортные системы на федеральном уровне. Один из крупнейших проектов компании — система взимания платы «Платон».

• 138 обособленных подразделений в 8 федеральных округах;
  
• работа 24/7 в 7 часовых поясах;
  
• 2 млн пользовательских устройств;
  
• более 1500 сотрудников.
  

Многочисленные подразделения РТИТС разбросаны по всей стране. Помимо разработки ИТ-решений для транспортных систем, компания занимается сбором платы за проезд большегрузных машин. Поэтому представительства компании есть везде, где проходят автомобильные дороги федерального значения. В офисах обслуживания операторы РТИТС регистрируют водителей и перевозчиков и выдают бортовые устройства.

Восемь отделов кадрового делопроизводства находятся в крупных городах и работают с документами сотрудников из ближайших подразделений. Специалисты КДП в регионах и в управляющей компании в Москве уставали от большого бумажного потока, пересылки документов, постоянного срыва сроков подписания и ознакомления сотрудников.

В РТИТС планировали решить с помощью сервиса КЭДО ряд проблем:

1. У отдела КДП в столице уходило много времени на административную поддержку кадровых специалистов в регионах. Когда сотрудник в другом городе уходил в отпуск или увольнялся, поддерживать все процессы дистанционно становилось практически невозможно.
   
2. Чтобы завершить процесс трудоустройства, удалённым сотрудникам приходилось ехать до ближайшего офиса компании. Иногда такое представительство находилось очень далеко.
   
3. Хранение документов отнимало много времени и сил. Каждый год специалисты КДП сдавали в архив огромное количество папок с делами. В бумагах "тонул" и расчётный отдел, который входит в кадровое подразделение.
   
4. Сотрудники не успевали или забывали подписывать направленные им документы. Из-за этого могли возникать и конфликтные ситуации.

Когда кадровый электронный документооборот узаконили, компания начала поиск подходящего решения.

В РТИТС составили большое и подробное техническое задание, чтобы выбрать провайдера решения для КЭДО. На это ушло около двух месяцев. В процессе участвовали все подразделения компании, от технических специалистов и отдела информационной безопасности (ИБ), до юристов и бухгалтерии.

Главным требованием к решению был высокий уровень защиты данных. Специалисты РТИТС работают в закрытой системе взимания платы. Поэтому система КЭДО могла размещаться только на серверах РТИТС в формате On-Premise.

Другие требования к системе КЭДО:

• интеграция с 1С;
  
• удобный интерфейс;
  
• решение, готовое к эксплуатации.
  
• подходящая цена.

После подготовки технического задания компания объявила конкурс и начала поиск подрядчика. В финал вышло два решения, среди которых была и платформа HRlink. На последнем этапе отбора оказалось, что у второго провайдера нет готовой версии On-Premise, поэтому в РТИТС оставили выбор на HRlink.

В ноябре 2022 года служба ИБ компании начала подготовку к внедрению платформы HRlink. В это время отдел кадрового делопроизводства готовил набор информационных рассылок, чтобы подготовить персонал к переходу на КЭДО. В этом помогала команда провайдера. Еще в РТИТС разработали и утвердили нужные локально-нормативные акты.

Когда со стороны ИБ всё было готово, новую систему решили протестировать на небольшой группе сотрудников. В неё вошли около 300 работников управляющей компании в Москве и 120 человек в 20 городах Северо-Западного филиала. Затем компания поэтапно перевела на КЭДО каждый регион.

Большинство сотрудников отнеслось к переходу позитивно. Некоторые руководители подразделений уже работали с такими системами, поэтому быстро убедили свои команды подключиться. Были и те, кто боялся за сохранность персональных данных или не разобрался в технологии. Но такие точечные случаи удалось решить.

• Отдел кадрового делопроизводства оперативно получает все сведения и статусы по документам сотрудников онлайн.
  
• Можно поддерживать нормальную работу, когда сотрудника КДП нет в региональном филиале.
  
• Печатные формы позволяют напрямую отправлять документы из 1С в HRlink.
  
• Работа расчётного отдела упростилась благодаря гибким маршрутам подписания. Теперь не нужно хранить все документы в бумажном виде и позже просить выслать оригиналы.
  
• В систему КЭДО перенесли бухгалтерские документы. Например, теперь сотрудники РТИТС получают справку 2 НДФЛ за 5 минут.
  

Ещё через КЭДО можно работать с подрядчиками по договору ГПХ, оформлять заявления на увольнение и даже переводить сотрудников из одного юридического лица в другое.