Что такое электронная подпись и как ее получить

Заключить трудовой договор, выпустить ЛНА, подписать заявление на отпуск — все это можно сделать онлайн с помощью цифровой подписи. Она считается неотъемлемым элементом КЭДО и упрощает работу с кадровыми документами. В статье рассказываем, как получить электронную подпись. И разбираем, может ли она полностью заменить рукописную.

Электронная подпись — это комбинация знаков и чисел, в которой зашифрована информация о подписанте. Она наделяет документ юридической силой и подтверждает, что в него не вносили изменения после подписания.

Электронная подпись состоит из двух атрибутов:

• открытого ключа или сертификата;
• закрытого ключа или криптографической части.

Закрытый ключ доступен только владельцу — с его помощью документ зашифровывается. Открытый ключ или сертификат доступен всем — благодаря ему осуществляется расшифровка.

В соответствии с 63-ФЗ в России используют три вида электронных подписей. Они различаются по уровню надежности и области применения.

Простая электронная подпись (ПЭП) — это пара логин-пароль или одноразовый числовой код. ПЭП представляет минимальный уровень защиты, а ее возможности ограничены. Чтобы подписанные ею документы имели юридическую силу, между сторонами должно быть заключено соглашение о признании ПЭП аналогом собственноручной подписи.

• Пример: логин-пароль, СМС или push-уведомление.
• Юридическая сила: если стороны заранее договорились использовать ПЭП и подписали соглашение. А также если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт.
• Использование в КЭДО: кандидат подписывает согласие на обработку персональных данных ПЭП.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) — подпись, создаваемая с помощью криптографических средств, но без квалифицированного сертификата. Позволяет заверять документы и выполнять юридически значимые действия, но с оговоркой.

УНЭП имеет силу только на той платформе, где ее выпустили. Ей заверяют кадровые документы, использовать вне предприятия не получится.

• Пример: уникальная последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования информации.
• Юридическая сила: если принят отдельный нормативно-правовой акт или между участниками КЭДО заключено соглашение.
• Использование в КЭДО: сотрудник отдела продаж отработал сверхурочно и оформляет заявление о согласии на переработку. Он заполняет форму в корпоративной системе, например, HRlink и подписывает ее УНЭП.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — подпись, равнозначная собственноручной без каких-либо условий. Считается самой надежной. Создается с помощью криптографических алгоритмов. УКЭП обладает всеми признаками УНЭП, но имеет две важные характеристики. Первая — сертификат открытого ключа выдается только при личном посещении удостоверяющего центра, аккредитованном Минкомсвязи России. Вторая — программное обеспечение для создания и хранения УКЭП должно быть сертифицировано ФСБ.

• Пример: уникальная последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования информации.
• Юридическая сила: приравнивается к собственноручной подписи на бумаге. Подходит для всех кадровых документов, в том числе трудовых договоров, приказов, соглашений.
• Использование в КЭДО: руководитель подписывает приказ о переводе сотрудника в другое подразделение и утверждает локальные нормативные акты.

УНЭП предлагает оптимальный баланс безопасности и доступности, поэтому ее наиболее часто используют в КЭДО. В отличие от УКЭП она не требует установки дополнительного программного обеспечения, а также подходит для подписания практически всех кадровых документов.

В 2025 году получить УНЭП можно:

• очно через удостоверяющий центр;
• онлайн на сайте ФНС;
• онлайн через Госключ;
• с помощью внутренней идентификации работодателя.

Такой способ обычно выбирают индивидуальные предприниматели или физлица для локального использования. Например, чтобы подписывать документы и обращения в налоговую. ЭП выпускают через личный кабинет налогоплательщика. Действуют они только внутри ведомства.

Как сделать электронную подпись :

1. Зарегистрируйтесь или войдите в личный кабинет налогоплательщика.
2. Перейдите в раздел «Профиль» → «Получить ЭП».
3. Выберите способ хранения ключа — на сервере ФНС или локально на компьютере.
4. Следуйте инструкциям по созданию и установке сертификата.

Пользователи часто интересуются, как сделать личную электронную подпись на Госуслугах. На самом портале такой возможности нет — через него подтверждают личность заявителя. Саму услугу оказывают через Госключ, сервис от Минцифры. В мобильном приложении бесплатно выпускают ЭП и хранят ключи.

Сформировать УНЭП таким способом можно, если есть подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Как сделать личную электронную подпись:

1. Скачайте и установите приложение Госключ. Оно есть в Google Play, App Store, AppGallery или RuStore.
2. Войдите через учетную запись ЕСИА, зарегистрируйтесь.
3. Закажите сертификат УНЭП — следуйте пошаговой инструкции.

Компания может самостоятельно сгенерировать ключ УНЭП для сотрудников, если она использует защищенную корпоративную информационную систему, например, HRlink. А также если эта система обеспечивает криптографическую защиту данных.

УКЭП получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Актуальный список доступен в реестре Минцифры России.

Выделяют два вида УКЭП — для физлица и руководителя. УКЭП физлица можно использовать для подписания только вместе с действующей МЧД.

Сначала нужно сформировать УНЭП, а после — пройти дополнительную идентификацию.

Как получить сертификат электронной подписи КЭП:

1. Установите приложение Госключ. Оно есть в Google Play, App Store, AppGallery или RuStore.
2. Зайдите через учетную запись Госуслуг и пройдите регистрацию.
3. Выпустите по инструкции УНЭП.
4. Инициируйте выпуск УКЭП и подтвердите личность удобным способом.

В аккредитованных УЦ можно получить квалифицированные подписи для личного использования и для подписания документов от лица компании.

1. Выберите УЦ из списка на портале Минцифры, заполните заявку.
2. Запишитесь в центр для получения подписи или оформите доставку.
3. Соберите пакет документов и оплатите выпуск КЭП. Стоимость зависит от срока действия, вида токена и дополнительных услуг.
4. Пройдите идентификацию и получите КЭП.

В HRlink пользователь с ролью «Кадровик» может выдавать сотрудникам электронные подписи без ограничений. Процесс выпуска встроен в интерфейс портала — кадровый специалист инициирует процесс, заполняя заявление данными сотрудника. Сотрудник подтверждает корректность введенных данных и заявление уходит в обработку в УЦ. После успешной обработки сотруднику выдается сертификат.

Кадровый специалист может выдать ПЭП ЕСИА и УНЭП. УКЭП руководитель получает самостоятельно в ФНС или доверенном УЦ. Чтобы пользоваться УКЭП в HRlink, руководителю необходимо установить в браузер плагин CryptoPro.

1. Войдите в карточку сотрудника, которому выпускаете УНЭП.
2. В разделе «Сертификаты» выберите очную или удаленную идентификацию — и нажмите Выпустить подпись.
3. Проверьте информацию о сотруднике, если необходимо, дополните ее.
4. Нажмите «Выпустить» — система сгенерирует ключ и сертификат и интегрирует их в HRlink.

Сотрудник может сразу подписывать кадровые документы и заявления через интерфейс системы, используя кнопку «Подписать».

Преимущества:

• не нужно устанавливать стороннее программное обеспечение;
• не надо посещать удостоверяющий центр;
• подпись формируется за 10–15 минут;
• готовая интеграция с кадровым ЭДО HRlink.