Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

Каждая компания вводит свои локальные нормативные акты. Эти кадровые документы помогают упорядочить работу фирмы. В статье расскажем, что такое ЛНА и как их правильно составить.

Локальный нормативный акт (ЛНА) — это внутренний документ организации, который регулирует трудовые отношения работодателя и сотрудников.

ТК РФ устанавливает общие правила трудовых отношений и оставляет работодателю право конкретизировать частные вопросы самостоятельно. В этом ему и помогают ЛНА.

ЛНА позволяют:

• установить режим рабочего времени;
• определить систему оплаты труда;
• ввести внутренние процедуры, например: аттестацию, дисциплинарные взыскания, премирование;
• закрепить особенности работы в организации, например, описать  порядок использования рабочего времени, деятельность при дистанционном формате, дресс-код и другие корпоративные требования.

Чтобы считаться локальным нормативным актом, документ должен обладать рядом признаков. Эти особенности отличают ЛНА от других внутренних документов и придают ему юридическую силу.

Соответствует трудовому законодательству. Локальный акт не может противоречить Трудовому кодексу или ухудшать положение работника по сравнению с законом. В случае конфликта приоритет всегда у ТК РФ.

Доводится до сведения работников под роспись. Прежде чем ЛНА вступит в силу, работодатель должен ознакомить с ним работников. Если сотрудник не знал о существующем документе, положения могут быть признаны недействительными.

Главная проблема ЛНА — кадровые специалисты не всегда уверены, какие из них обязательны к разработке. Это может приводить к пропуску важных документов, например, положении об аттестации, или, наоборот, к излишнему документообороту.

Хотя точного единого перечня ЛНА для организаций нет, их принято делить на обязательные и необязательные.

Обязательные ЛНА — это внутренние документы компании, которые работодатель разрабатывает и утверждает в соответствии с ТК РФ. Они снижают юридические риски в случае спорных ситуаций с сотрудниками и повышают прозрачность процессов.

Отсутствие обязательных локальных нормативных актов считается нарушением трудового законодательства. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ за это предусмотрены административные штрафы:

• для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
• компаний — от 30 000 до 50 000 рублей.

Необязательные ЛНА — это внутренние документы компании, которые не предусмотрены ТК РФ, но помогают систематизировать HR-процессы и повысить их прозрачность.

Основные отличия:

• не требуются по закону, но необходимы для корректной работы. Например, регламент КЭДО или положение об адаптации;
• создаются по инициативе работодателя — за их отсутствие не предусмотрены штрафы.

Прежде чем разрабатывать ЛНА, важно понять, действительно ли он нужен в организации. Когда правил слишком много, сотрудники начинают путаться. А при проверке избыточный документооборот может сыграть против работодателя.

Определите необходимость ЛНА. Если документ не решает конкретную задачу, он превращается в «бумажный шум» и для HR, и для сотрудников.

Когда стоит разрабатывать ЛНА:

• требование закона — например, ПВТР, график отпусков;
• необходимость урегулировать внутренние процессы — например, положение об удаленной работе или КЭДО.

Разработайте проект. Проект ЛНА обычно готовит кадровый специалист совместно с юристом или руководителем подразделения.

Согласуйте. Если в организации есть профсоюз, проект ЛНА нужно согласовать с его представителями. Это указано в статье 372 ТК РФ.

Утвердите ЛНА. Это ключевой этап, когда документ обретает юридическую силу. Руководитель издает приказ об утверждении ЛНА. Без такого приказа ЛНА считается недействительным.

Зачем нужен приказ:

• подтверждает, что руководство ознакомлено с ЛНА;
• устанавливает дату вступления документа в силу;
• делает ЛНА обязательным для сотрудников.

Ознакомьте работников. Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить работников с ЛНА, касающимися их трудовой деятельности. Факт ознакомления важно зафиксировать подписью — в бумажном или электронном виде. Это позволяет юридически защитить работодателя.

По закону нет четких требований оформления ЛНА. Компании могут составлять документы по своим формам. У Федерального архивного агентства есть инструкция по делопроизводству. В ней указано, как госорганам составлять локальные нормативные акты и другие документы. Информацию из этого положения можно использовать для оформления ЛНА в компаниях.

Стандартный бланк локального нормативного документа содержит:

Общую информацию. Здесь указывают название документа, даты и номер. Добавляют наименование организации.

Общие положения. Здесь отражают цели и задачи документа — какую проблему он должен решить.

Основную часть. Здесь подробно описывают правила и действия, которые должны выполнять сотрудники и работодатель. При составлении раздела важно избегать двусмысленностей и использовать четкие и понятные формулировки.

Например, для Положения о режиме рабочего времени следует зафиксировать общую продолжительность, режимы работы для разных категорий сотрудников, а также время отдыха.

Ответственные лица. Указывают, кто следит за тем, чтобы правила соблюдались.

Порядок ознакомления. Определяют, как именно сотрудники будут знакомиться с документом. Например, с помощью системы КЭДО.

Заключение. Отмечают порядок внесения изменений, а также необходимость согласования документа с профсоюзом.

В HRlink есть модуль для работы с самой ресурсозатратной для специалистов категорией документов — локальными нормативными актами. Благодаря ему сроки ознакомления сотрудников с документами можно сократить с нескольких месяцев до пары дней. Модуль уменьшает нагрузку на кадровых специалистов и позволяет избегать штрафов за просроченное подписание ЛНА.

Как разгрузить ЛНА в HRlink:

1. Перейдите в раздел ЛНА и в верхнем правом углу нажмите на кнопку «Загрузить ЛНА».

2. Нажмите на кнопку «Выберите файл, загрузите со своего компьютера ЛНА и нажмите «Далее».

3. Заполните параметры ЛНА.

Если предыдущие шаги выполнены верно, загруженный ЛНА появится в реестре со статусом «Черновик». Далее необходимо отправить его на утверждение руководителю или на ознакомление сотруднику.

Согласно статье 22 ТК РФ, РФ должен ознакомить сотрудников с ЛНА, касающимися их трудовой деятельности. Это делают:

• При приеме на работу. Нового сотрудника знакомят с обязательными ЛНА до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
• При изменении действующего ЛНА. Когда в документ вносят изменения, сотрудников снова знакомят с ним под подпись.
• При утверждении нового ЛНА. Например, работодатель вводит положение о премировании с 1 июля. Нужно ознакомить с ним сотрудников до наступления этой даты.

Не существует единого алгоритма, как ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами. Вы можете вести отдельный журнал или использовать листы ознакомления.