Оставить заявку
О КЭДО
Клуб HR
Оставить заявку
О КЭДО
отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru
HR-клуб
Опубликовано 26.07

Как выбрать КЭДО и не переплатить: советы для крупного бизнеса

Автор статьи
Эксперт
Глеб Кривенок
эксперт по внедрению КЭДО
Лера Романова
шеф-редактор HRlink
Лера Романова
шеф-редактор HRlink
Глеб Кривенок
эксперт по внедрению КЭДО
Компании все чаще включают в требования к соискателям навык работы в системе КЭДО, а также его внедрения. В 2023 году в России количество запросов на экспертов по HR-автоматизации выросло на 47% по сравнению с 2022 годом. В каждой третьей вакансии для HR-ов было требование — обладать навыками работы в цифровых системах по подбору, управлению персоналом и КДП. Так КЭДО сегодня становится важной частью жизни компаний.
Вы тоже задумались над переходом на КЭДО? Тогда вам будет полезно узнать, как избежать скрытых переплат и на какие критерии обратить внимание при выборе. Мы позаботились о вашем времени и в этом материале собрали всю актуальную информацию для крупного бизнеса.
А здесь вы найдете полезные советы по выбору КЭДО для малых и средних компаний.
На что обращать внимание крупному бизнесу при выборе КЭДО
Чтобы лучше понять запросы крупного бизнеса при поиске КЭДО, мы расспросили Глеба Кривенок, эксперта по внедрению КЭДО крупных компаниях.
Во-первых, обращайте внимание на гибкость вендора в плане коммерческих условий.
Во-вторых, узнайте, может ли вендор как-то кастомизировать свое решение, что-то в нем доработать, при этом сделать это быстро и недорого. Так инструмент можно будет адаптировать под ваши внутренние процессы и требования.
Также вендор должен предоставлять гибкие условия по отсрочке старта действия лицензии, по условиям оплаты и давать консультации по OPEX и CAPEX. Так вы сможете избежать уплаты высокого налога на прибыль. Ведь решение для КЭДО для, например, 10 тысяч сотрудников — это дорогостоящий проект.
Изучите доступность разных моделей ценообразования, есть ли возможность отключать ненужные функции, например, отказаться от СМС-информирования и значительно сэкономить на этом.
В-третьих, оцените опыт вендора. Я думаю, абсолютно всем компаниям важно обращать внимание на успешные реализованные кейсы поставщика. В случае с крупными же организациям важно, чтобы у вендора был опыт работы с клиентами из той же отрасли. Enterprise-рынок достаточно конкурентный, и все игроки следят за тем, что внедряют другие.
В-четвертых, узнайте состав группы проекта. Он играет огромное значение при внедрении КЭДО. Важна не только формальная квалификация, но и то, сколько команда работает с продуктом и какие советы может дать.
Когда новое решение внедряют на 10-20 тысяч сотрудников, таким процессом непросто управлять. Поэтому вендору важно уметь давать качественные советы и делиться опытом прошлых лет.
В-пятых, поставщик должен уметь давать понятные комментарии, обеспечивать прозрачность процессов и гарантировать безопасность. То есть четко разграничивать зоны ответственности и давать понимание, за какие именно части работы он отвечает правообладатель решения. Очень важна прозрачная картина внедрения, ведь в крупных компаниях такой проект — это дело не месяца и не двух, он длится от одного года до трех лет.
Глеб Кривенок
Подписаться
Гайд
Дарим гайд по выбору КЭДО за подписку на блог
Общие критерии качества КЭДО
Мы выделили четыре критерия, с которых стоит начать всем компаниям малого и среднего размера при выборе вендора КЭДО.
  1. ценообразование;
  2. клиентский сервис;
  3. удобство;
  4. функциональность.
Что включает каждый из них?
Ценообразование
Самое важное, о чем стоит помнить, — стоимость решения для КЭДО должна быть прозрачной и прогнозируемой.
За что нормально платить при покупке КЭДО:
  • базовая лицензия;
  • лицензия специалиста отдела кадров;
  • лицензия сотрудника.
А вот за какие «дополнительные услуги» с вас могут попробовать взять оплату:
  • предпроект и подготовительная работа;
  • настройка гибких маршрутов;
  • загрузка кастомных шаблонов документов;
  • шаблоны документов, необходимых для перехода;
  • передача лицензии от уволенного сотрудника к новому;
  • выпуск УНЭП и ПЭП ЕСИА;
  • подключение разных каналов уведомлений;
  • работа команд вендора по внедрению и сопровождению;
  • техподдержка для компании и всех сотрудников.
Все эти услуги могут и должны быть бесплатными.
Клиентский сервис
Да, внедрение КЭДО, — это двусторонняя ответственность клиента и поставщика. Но важно понимать, какие именно услуги вендора входят в стоимость решения.
Ключевая ценность HRlink — забота о клиенте. Поэтому работа с запросом каждой компании строится индивидуально. Расскажем, как организован этот процесс.
Подробнее о работе службы поддержки HRlink мы рассказывали здесь.
Шаг 3
Параллельно с командой сопровождения к работе с клиентом подключается служба поддержки. Ее специалисты работают без скриптов и максимально оперативно реагируют на запросы. Пользователи HRlink могут обращаться в службу по нескольким каналам связи из любого часового пояса России.
Еще мы обучаем новых специалистов отдела КДП, которые начинают работать в вашей компании.
После перехода на КЭДО на связи с клиентом остается команда сопровождения. Она информирует об обновлениях и устраняет проблемы, если они возникают. Клиенты могут оставлять запросы о доработках системы, и мы включаем их в наш road map.
Подробнее о работе службы внедрения HRlink мы рассказывали здесь.
Шаг 2
На этапе интеграции помогаем в настройке HRlink. Клиенты не тратят на это свои ресурсы. Еще проводим обучение работе с КЭДО для специалистов отдела КДП и рядовых сотрудников. Помогаем информировать их о переходе на электронные документы.
Шаг 1
Перед стартом перехода команда внедрения составляет дорожную карту с указанием сроков. Затем консультируем по юридическим вопросам и даем шаблоны документов для перехода на КЭДО.
Удобство
Есть три основных критерия, за счет которых вам будет комфортно пользоваться КЭДО:
  • интуитивно понятный интерфейс для всех типов сотрудников;
  • понятный архив документов с набором фильтров для поиск;
  • возможность подключения и подписания документов со смартфона.
Функциональность
А что точно должна «уметь» качественная система КЭДО? ‎
  • Легко интегрироваться с внешними системами.
  • Поддерживать несколько видов электронных подписей
  • Давать возможность загружать кастомные документы и отправлять их по гибким маршрутам
  • Предоставлять выбор типа размещения.
  • Поддерживать массовую отправку и подписание документов.
Вывод
В статье мы рассказали, из чего складывается стоимость решения для КЭДО, какие критерии определяют качественный клиентский сервис вендора и на что именно стоит обратить внимание малым и средним компаниям при выборе системы.
При этом любой компании важно в первую очередь выделить ряд тех болей, которые нужно закрыть с помощью цифровизации. И, исходя из них, сформировать четкие технические требования к системе КЭДО.
Записаться
Запишитесь на демо-встречу по КЭДО для крупного бизнеса