Оставить заявку
О КЭДО
Оставить заявку
О КЭДО
отдел продаж:
+7 812 467 48 81
sales@hr-link.ru
тех. поддержка:
+7 800 333 63 89
help@hr-link.ru
HR-клуб
Опубликовано 26.07

Как выбрать КЭДО и не переплатить: советы для малого и среднего бизнеса

Автор статьи
Эксперт
Сергей Шавлинский
эксперт по внедрению КЭДО
Сергей Шавлинский
эксперт по внедрению КЭДО
Лера Романова
шеф-редактор HRlink
Лера Романова
шеф-редактор HRlink
Компании все чаще включают в требования к соискателям навык работы в системе КЭДО, а также его внедрения. В 2023 году в России количество запросов на экспертов по HR-автоматизации выросло на 47% по сравнению с 2022 годом. В каждой третьей вакансии для HR-ов было требование — обладать навыками работы в цифровых системах по подбору, управлению персоналом и КДП. Так КЭДО сегодня становится важной частью жизни компаний.
Вы тоже задумались над переходом на КЭДО? Тогда вам будет полезно узнать, как избежать скрытых переплат и на какие критерии обратить внимание при выборе. Мы позаботились о вашем времени и в этом материале собрали всю актуальную информацию для малого и среднего бизнеса.
А здесь вы найдете полезные советы по выбору КЭДО для крупного бизнеса.
На что обращать внимание малым и средним компаниям при выборе КЭДО
Чтобы лучше понять запросы малых и средних компаний при поиске КЭДО, мы расспросили Сергея Шавлинского, эксперта по внедрению кадрового ЭДО.
Я расскажу про топ-5 критериев.
3. Оцените качество сервиса, который предоставляет вендор. Оказывает ли он помощь на каждом этапе, от внедрения до поддержки после? Ваши сотрудники и руководители всегда должны знать, куда обратиться за помощью в случае возникновения вопросов. А вендор должен решать любую проблему, связанную с системой кадрового ЭДО.
2. Уделите внимание скорости подписания документов. Важно оценить весь путь их формирования, от выбора маршрута до подписания со стороны работодателя и сотрудника.
1. UX, или пользовательский опыт, — это первое, на что стоит обращать внимание маленьким и средним компаниям при выборе решения для кадрового ЭДО. Удобство использования системы именно со стороны сотрудников стоит во главе угла. Обычно у таких компаний нет больших ресурсов, чтобы долго обучать персонал работе с новым инструментом. Поэтому важно, чтобы сотрудники могли начать работу в системе КЭДО с первого дня.
4. Очень важно, чтобы решение для КЭДО полностью отвечало требованиям законодательства. Если закон предоставляет возможность подписывать документы определенным набором электронных подписей, значит вендора должен предоставить возможность использовать все эти виды ЭП.
Также поставщику решения обязательно следить за изменениями юридических норм, вовремя дорабатывать систему и заранее предупреждать, в какие сроки все будет реализовано.
5. Обратите внимание на опыт и рекомендации вендора. Для этого расспросите коллег и знакомых в вашей отрасли о том, как они переходили на КЭДО.
Классно, если выбранный вами вендор может провести для вас референс-встречу с действующим клиентом. Так вы сможете наглядно оценить работу системы КЭДО на практике и задать интересующие вас вопросы.
Сергей Шавлинский
Подписаться
Гайд
Дарим гайд по выбору КЭДО за подписку на блог
Общие критерии качества КЭДО
Мы выделили четыре критерия, с которых стоит начать всем компаниям малого и среднего размера при выборе вендора КЭДО.
  1. ценообразование;
  2. клиентский сервис;
  3. удобство;
  4. функциональность.
Что включает каждый из них?
Ценообразование
Самое важное, о чем стоит помнить, — стоимость решения для КЭДО должна быть прозрачной и прогнозируемой.
За что нормально платить при покупке КЭДО:
  • базовая лицензия;
  • лицензия специалиста отдела кадров;
  • лицензия сотрудника.
А вот за какие «дополнительные услуги» с вас могут попробовать взять оплату:
  • предпроект и подготовительная работа;
  • настройка гибких маршрутов;
  • загрузка кастомных шаблонов документов;
  • шаблоны документов, необходимых для перехода;
  • передача лицензии от уволенного сотрудника к новому;
  • выпуск УНЭП и ПЭП ЕСИА;
  • подключение разных каналов уведомлений;
  • работа команд вендора по внедрению и сопровождению;
  • техподдержка для компании и всех сотрудников.
Все эти услуги могут и должны быть бесплатными.
Клиентский сервис
Да, внедрение КЭДО, — это двусторонняя ответственность клиента и поставщика. Но важно понимать, какие именно услуги вендора входят в стоимость решения.
Ключевая ценность HRlink — забота о клиенте. Поэтому работа с запросом каждой компании строится индивидуально. Расскажем, как организован этот процесс.
Подробнее о работе службы поддержки HRlink мы рассказывали здесь.
Шаг 3
Параллельно с командой сопровождения к работе с клиентом подключается служба поддержки. Ее специалисты работают без скриптов и максимально оперативно реагируют на запросы. Пользователи HRlink могут обращаться в службу по нескольким каналам связи из любого часового пояса России.
Еще мы обучаем новых специалистов отдела КДП, которые начинают работать в вашей компании.
После перехода на КЭДО на связи с клиентом остается команда сопровождения. Она информирует об обновлениях и устраняет проблемы, если они возникают. Клиенты могут оставлять запросы о доработках системы, и мы включаем их в наш road map.
Подробнее о работе службы внедрения HRlink мы рассказывали здесь.
Шаг 2
На этапе интеграции помогаем в настройке HRlink. Клиенты не тратят на это свои ресурсы. Еще проводим обучение работе с КЭДО для специалистов отдела КДП и рядовых сотрудников. Помогаем информировать их о переходе на электронные документы.
Шаг 1
Перед стартом перехода команда внедрения составляет дорожную карту с указанием сроков. Затем консультируем по юридическим вопросам и даем шаблоны документов для перехода на КЭДО.
Удобство
Есть три основных критерия, за счет которых вам будет комфортно пользоваться КЭДО:
  • интуитивно понятный интерфейс для всех типов сотрудников;
  • понятный архив документов с набором фильтров для поиск;
  • возможность подключения и подписания документов со смартфона.
Функциональность
А что точно должна «уметь» качественная система КЭДО? ‎
  • Легко интегрироваться с внешними системами.
  • Поддерживать несколько видов электронных подписей
  • Давать возможность загружать кастомные документы и отправлять их по гибким маршрутам
  • Предоставлять выбор типа размещения.
  • Поддерживать массовую отправку и подписание документов.
Вывод
В статье мы рассказали, из чего складывается стоимость решения для КЭДО, какие критерии определяют качественный клиентский сервис вендора и на что именно стоит обратить внимание малым и средним компаниям при выборе системы.
При этом любой компании важно в первую очередь выделить ряд тех болей, которые нужно закрыть с помощью цифровизации. И, исходя из них, сформировать четкие технические требования к системе КЭДО.
Записаться
Запишитесь на демо-встречу по КЭДО для малого и среднего бизнеса