Топ 4 закона
о КЭДО,
про которые нужно знать

Одного закона про все аспекты кадрового электронного документооборота в России нет. Сферу КЭДО регулирует ряд ФЗ и нормативных актов, принятых в разные годы.

Основную информацию о каждом из них мы включили в эту статью.

• № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», регулирует электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
  
• № 152-ФЗ «О персональных данных».
  
• № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  
• № 407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной работы».
  

№ 377-ФЗ включает основную информацию про КЭДО и вносит изменения в ТК РФ:

• разъясняет правила электронного документооборота в сфере трудовых отношений;
  
• включает информацию о порядке его проведения;
  
• перечисляет правила взаимодействия сотрудника и работодателей.
• № 377-ФЗ вступил в силу 22.11.2021 и дополнил ТК РФ новыми статьями. Согласно ему российские компании имеют право создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в цифровом виде. Организации могут самостоятельно решить внедрить КЭДО. Для этого нужно выпустить соответствующий локальный нормативный акт (ЛНА) и собрать письменное согласие сотрудников. При этом действующий персонал имеет право отказаться от перехода.

По № 377-ФЗ почти все трудовые документы можно оформлять электронно, но есть исключения:

• акт о несчастном случае на производстве;
  
• приказ об увольнении;
  
• инструктаж по охране труда

Работодатели могут использовать для КЭДО цифровой портал «Работа в России» или другую информационную систему (ИС). При этом именно компания должна брать на себя все расходы на электронный обмен и хранение документов.

Работодателям доступны три типа электронной подписи (ЭП):

• УКЭП — самый надежный вид подписи, но самый дорогой и сложный в получении;
  
• УНЭП;
  
• Госключ (УНЭП в единой системе идентификации и аутентификации УНЭП ЕСИА).
  

Сотрудникам доступны следующие виды ЭП:

• УКЭП;
  
• УНЭП;
  
• Госключ;
  
• Подписание на портале Работа в России с логином и паролем от личного кабинета на портале Госуслуг (ПЭП ЕСИА);

• ПЭП.
  

Персональными называют любые данные, которых хватит, чтобы однозначно идентифицировать физическое лицо (ФЛ). Например, ФИО, номер телефона, email, фотографии и т.п.

Все, кто работает с данными физлиц, должны защищать свои информационные системы (ИС) в соответствии с требованиями закона. Поэтому положения № 152-ФЗ от 27.07.2006 распространяются практически на все компании на рынке.

• № 152-ФЗ регулирует работу с персональными данными.
  
• Вступил в силу 1 июля 2011 года.

Согласно № 152-ФЗ операторам нельзя собирать, обрабатывать и использовать личные сведения без согласия их владельца. При этом защищать персональные данные — их обязанность. А оператором признаётся любая компания, у которой есть хотя бы один наёмный работник.

За что оператора персональных данных могут привлечь к ответственности?

• Данные используются не по назначению.
  
• Данные обрабатывают без согласия ФЛ.
  
• Оператор не разглашает политику обработки информации.
  
• Данные были получены незаконным способом.
  
• Информацию обезличили ненадлежащим образом.
  
• Происходит уничтожение или удаление личных данных.
  

Чтобы обмениваться документами с сотрудниками в электронном виде, понадобится электронная подпись (ЭП). Это аналог рукописной подписи, который придаёт цифровым документам ту же юридическую значимость, как и у бумажных.

• Положения об ЭП содержатся в Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011.
• Сменил № 1-ФЗ от 10.01.2002.
  
• Определяет виды ЭП и что можно заверить каждым из них.

Вместо одной электронной цифровой подписи (ЭЦП) новый № 63-ФЗ ввёл сразу три вида ЭП.

1. Простая электронная подпись (ПЭП). Её можно использовать как способ подтверждения личности, но она не может гарантировать неизменность текста документа. Подписание с помощью ПЭП считается юридически значимым только с согласия сторон.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Она нужна сотруднику компании, чтобы подписывать договоры, заявления и т.д. Документы, подписанные УНЭП заменяет бумажные по согласию сторон.

3. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Юридически соответствует физической.Необходима, чтобы подписывать документы от лица работодателя. УКЭП можно получить только в специальном удостоверяющем центре с аккредитацией.

Компании могут использовать для КЭДО любые виды подписей. Всё зависит от от задач организации.

Вступил в силу 22.11.2021. Добавил 4 статьи в ТК РФ о дистанционной работе.

• Статья 312.6. Организация труда сотрудников, которые работают дистанционно.
• Статья 312.7 Охрана труда удалённых работников.
• Статья 312.8. Дополнительные основания для увольнения.
• Статья 312.9. Порядок принудительного временного перевода на дистанционный формат работы.

Изменились 5 текущих статей ТК РФ. 2 из них касаются цифровыми кадровыми документами.

Статья 312.2. Заключение договора и дополнительного соглашения

• Подписывать договор можно сразу в цифровом виде.
  
• По заявлению сотрудника работодатель направляет в течение 3-х дней заверенный экземпляр на бумаге.
  
• При заключении договора в ЭДО остальные документы для трудоустройства (СНИЛС, ИНН, паспорт и прочие) можно предъявить в электронном виде. По требованию работодателя необходимо отправить нотариально заверенные копии на бумаге.
  

Это значит, что теперь сотрудников, которые работают дистанционно, можно легко принять на работу полностью онлайн и также уволить (хотя это сложнее, если одна из сторон против).

Статья 312.3. Порядок взаимодействия

• Обе стороны обязаны направлять в ЭДО подтверждение о получении документа.
  
• Порядок взаимодействия должен быть прописан в коллективном или трудовом договоре / ЛНА / дополнительном соглашении к трудовому договору.
  
• Бумажный больничный лист отправляют почтой, а если он электронный, то нужно сообщить его номер и серию.