По оценке HRlink, около 80% российских компаний будут использовать сервисы кадрового электронного документооборота уже к 2030 году. Тренд на оптимизацию заметен уже сейчас, при этом важно не формальное внедрение инструмента, а его реальная ценность для бизнеса. Так, например, вслед за углублением HR-цифровизации трансформируются и требования к платформам КЭДО. Возможность отказаться от бумаги и подписывать кадровые документы — это гигиенический минимум, который ожидают от вендора. Компании со зрелым подходом к цифровой трансформации ищут платформы КЭДО, которые помогают сделать кадровые процессы проще и понятнее для сотрудников.

Один из таких процессов — пакетное подписание документов. 

Пример: при трудоустройстве, ознакомлении с локальными нормативными актами, заключении допсоглашений сотруднику нужно подписать несколько документов разом.

Технически такой процесс уже переведен вендорами КЭДО в цифровой формат, но на практике приходится последовательно открывать документы и подтверждать подписание каждого из них отдельным действием. Это усложняет пользовательский путь и отнимает время.

Поэтому компании выбирают вендоров, которые помогают не просто отказаться от бумаги, а упростить рутину, включая работу с большим объемом кадровых документов, и непрерывно предлагают новые решения для возникающих запросов. Один из таких примеров — массовое подписание кадровых документов от HRlink.

Функция позволяет сотруднику ознакомиться с группой документов и подписать их одним действием. Вместо запуска процедуры для каждого документа отдельно система HRlink формирует единый пакет. 

Платформа КЭДО HRlink поддерживает различные виды кадровых документов и учитывает требования к использованию разных типов электронных подписей. Если для кадровых документов предусмотрены разные способы подписания, система автоматически распределит их по отдельным пакетам.

Обратите внимание, что перед подписанием документов по приему необходимо ознакомиться со всеми локальными нормативными актами (ЛНА). При использовании УНЭП для всего пакета документов достаточно одного кода подписания.

Шаг 1. Запустите массовое подписание

Откройте в личном кабинете HRlink раздел «Документы» → «Ожидает моего подписания» и нажмите «Подписать все».

Предварительно вы можете настроить фильтры — например, по типу документа или дате, — чтобы подписать не все документы, а только конкретную часть. В массовое подписание попадут только документы, соответствующие этим условиям.

Если фильтры активны, HRlink предупредит об этом перед запуском процедуры подписания. При необходимости можно вернуться назад и изменить фильтры.

Нажмите «Подписать все», а затем кликните «К массовому подписанию» во всплывающем уведомлении.

Шаг 2. Ознакомьтесь с документами
Нажмите «Перейти к просмотру».

Система последовательно откроет документы, включенные в пакет. После ознакомления с каждым документом нажимайте «Далее», чтобы перейти к следующему. Текущий прогресс отображается на индикаторе просмотра.

Нажмите в верхней части экрана на три точки, чтобы открыть дополнительное меню.

Шаг 3. Перейдите к подписанию
После просмотра документов нажмите «Перейти к подписанию».

При выборе действия «Подписать только просмотренные» система покажет количество документов, которые войдут в пакет. Можно вернуться к просмотру оставшихся документов по кнопке «Отмена».

Шаг 4. Подпишите пакет документов

Проверьте состав пакета. При необходимости откройте список документов и исключите отдельные позиции, если такая возможность предусмотрена.

Нажмите «Подписать».

Доступные способы подписания зависят от настроек вашей компании и типа документов. Например, могут использоваться ПЭП HRlink или УНЭП. При наличии нескольких вариантов выберите нужный способ в выпадающем меню.

В случае, когда документы требуют разных видов электронной подписи, HRlink автоматически разделит их на отдельные пакеты. Такие пакеты подписываются последовательно.

Шаг 5. Подтвердите подписание

При выборе способа подписания с использованием УНЭП на указанный мессенджер, номер телефона или адрес электронной почты, либо в формате пуш-уведомления поступит шестизначный код подтверждения. Введите его в соответствующее поле и нажмите «Подписать».

Шаг 6. Дождитесь завершения операции

После отправки подписи дождитесь завершения обработки документов. Когда процедура завершится, система покажет результат массового подписания.

Шаг 1. Запустите массовое подписание

Откройте раздел «Документы» → «Ожидает моего подписания» и нажмите «Подписать все» в правом верхнем углу страницы.

Вы можете предварительно настроить фильтры, чтобы подписать только часть документов. В массовое подписание попадут только файлы, соответствующие выбранным условиям.

Шаг 2. Ознакомьтесь с документами

На странице массового подписания последовательно просматривайте документы и нажимайте «Далее» для перехода к следующему. Прогресс отображается на шкале просмотра.

Дополнительно можно:

• исключить текущий документ из пакета, например, когда в нем есть ошибка или нужно уточнить данные у кадрового специалиста;

Шаг 3. Перейдите к подписанию

После просмотра последнего документа нажмите «Перейти к подписанию».

Шаг 4. Подпишите пакет документов

Проверьте состав пакета и нажмите кнопку подписания.
При наличии нескольких способов подписания выберите нужный вариант в выпадающем меню. Например, это может быть ПЭП HRlink или УНЭП.

При необходимости отдельные документы можно исключить из пакета до подписания.

В случае, когда документы требуют разных видов электронной подписи, HRlink автоматически разделит их на отдельные пакеты. Подписывать их необходимо последовательно.

Шаг 5. Подтвердите подписание

Если выбран способ подписания с использованием УНЭП, введите шестизначный код подтверждения, который поступит на указанный канал связи (СМС, почта, уведомления в мессенджере).

Нажмите «Подписать».

Шаг 6. Дождитесь завершения операции

Дождитесь завершения процедуры. После обработки документов система покажет результат массового подписания.

После завершения процедуры HRlink отобразит итоговый статус пакета.

После успешного выполнения операции появятся сообщение «Массовое подписание пакета документов завершено» и статус «Все документы пакета успешно подписаны». Теперь можно вернуться к списку документов или продолжить работу в личном кабинете.

Если часть документов подписать не удалось, система покажет:

• количество успешно подписанных документов;
• количество документов, по которым возникла ошибка;
• список документов, требующих дополнительного внимания.

В этом случае рекомендуется:

• попробовать подписать оставшиеся документы отдельно через их карточки, то есть зайти в каждый такой документ;
• проверить наличие документов в реестре. Если документ отсутствует, значит он больше недоступен для подписания.

Для компаний с большим объемом кадровых документов массовое подписание помогает сократить количество рутинных операций и ускорить прохождение кадровых процессов.

Использование функции позволяет:

• ускорить оформление новых сотрудников;
• сократить сроки ознакомления работников с локальными нормативными актами;
• повысить скорость проведения кадровых мероприятий;
• снизить нагрузку на HR-подразделение по контролю прозрачности документооборота;
• сделать работу сотрудников с кадровыми документами более удобной.