Краткое содержание

Статья объясняет, как выбрать КЭДО для компании со сложной организационной структурой. 

Вы узнаете: 

• почему бумажный документооборот и типовые решения перестают справляться с комплексными процессами при множестве подразделений и распределенных командах; 
• каким требованиям должна соответствовать система кадрового ЭДО при внедрении в организацию со сложной структурой; 
• как HRlink решает нетипичные задачи с помощью гибкой настройки прав доступа, кастомных маршрутов согласования, работы с разными структурами, назначением заместителей для нескольких подразделений. 

В материале также разобраны типовые кадровые сценарии — прием, отпуск, кадровые изменения — и приведены практические примеры использования функциональности платформы.

Компании с распределенной структурой — филиалами, региональными офисами, несколькими юридическими лицами — чаще сталкиваются с необходимостью перехода на КЭДО. И это закономерно: в таких организациях бумажный документооборот достигает огромных масштабов и отнимает целые дни рабочего времени.

При росте компании природа кадрового документооборота меняется. Появляются новые юридические лица, филиалы, удаленные сотрудники, проектные команды и разные модели подчинения. Документ проходит сложный маршрут от сотрудника к руководителю — в процесс вовлекаются десятки участников из разных подразделений и регионов.
В результате кадровая служба тратит больше времени на операционный контроль. 
Приходится:

• искать документы, которые не дошли до подписантов;
• уточнять статусы согласования и обзванивать согласующих;
• отвечать на сотни однотипных вопросов, например, об оставшихся днях отпуска.

У руководства появляется другая проблема — отсутствие прозрачной аналитики по группе компаний. Головной офис не видит единую картину: какие процессы требуют внимания, где возникают задержки.

На этом этапе компании обычно переходят на КЭДО. Однако простого перевода документов в электронный формат недостаточно.

На первый взгляд может показаться, что проблема заключается в отсутствии нужных функций: где-то не хватает маршрутов согласования, где-то — интеграции с «1С» или разграничения доступа. На практике все эти ограничения чаще всего имеют одну причину — система рассчитана на простые процессы внутри небольшой организации.

Если система рассчитана на типовую организационную структуру, она не может закрыть задачи бизнеса. Несколько юридических лиц, разные правила согласования, матричное управление или необходимость разделения доступа между подразделениями — все это либо не учитывается типовым кадровым ЭДО, либо требует долгих и сложных доработок.
Поэтому главный вопрос для компании — сможет ли система адаптироваться к реальной модели управления и поддерживать ее развитие, а не усложнять работу.

В небольшой компании достаточно одного юридического лица и линейной схемы подчинения. Но в холдингах, федеральных сетях и производственных предприятиях процессы устроены значительно сложнее. У сотрудника может быть несколько руководителей, он может работать сразу в нескольких юридических лицах или участвовать в проектной команде. Для разных видов документов требуются разные маршруты согласования, а головной офис должен одновременно контролировать процессы во всей группе компаний.

При выборе платформы важно оценивать не только автоматизацию отдельных кадровых процессов, но и то, насколько гибко система работает с организационной структурой компании.

При сложной структуре компании критически важно, чтобы система КЭДО позволяла работать с несколькими юрлицами и подразделениями, гибко настраивать маршруты согласования, разграничивать доступы и учитывать разные модели подчинения. От этого зависит объем загрузки кадровой службы и возможность масштабировать процессы и лучшие практики при дальнейшем росте компании.

Кроме того, бумажный документооборот создает для сотрудников дополнительные барьеры: нужно лично обращаться в отдел кадров, заполнять заявления вручную или передавать документы через руководителей либо курьеров. Особенно это заметно в компаниях с вахтовым или сменным графиком, где сотруднику не всегда удобно заглянуть в отдел кадров в их рабочее время. Типовой КЭДО решает проблему подписания на бумаге, но при отсутствии гибких маршрутов и настроенных сценариев работы может не закрывать все задачи компании. HRlink упрощает кадровые процессы — обеспечивает возможность гибкой настройки маршрутов, простого подписания в один клик в десктопной версии или мобильном приложении.

Не менее важен и порядок хранения документов. Бумажные архивы и разрозненные сканы в локальных папках усложняют поиск и контроль. В HRlink подписанные документы автоматически сохраняются и прикрепляются к карточке сотрудника в «1С», поэтому вся необходимая информация остается актуальной и доступной в едином контуре.

Рассмотрим детальнее несколько примеров, как HRlink встраивается в компании со сложной структурой.

В компаниях со сложной организационной структурой важно точечно разграничивать доступ к персональным данным и кадровым документам. В HRlink можно настраивать права по иерархии подразделений.

Кадровые специалисты, делопроизводители и руководители могут работать с документами сотрудников разных юрлиц без оформления совместительства в каждое из них. При этом доступ к подразделениям настраивается независимо.

Можно выдать права:

• только на родительское подразделение;
• только на выбранное дочернее подразделение;
• на подразделение вместе со всеми его дочерними подразделениями.

Это позволяет гибко ограничивать доступ к сотрудникам, документам и заявлениям в соответствии со структурой компании.

Функциональность позволяет назначать разных заместителей для разных мест работы и юрлиц с правом подписания документов сертификатом усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) на конкретный срок. Например, на время отпуска или командировки руководителя. Это нужно, чтобы разграничить доступ к документам и заявлениям.

Одного и того же заместителя можно назначить сразу на несколько мест работы и на несколько юрлиц с правом подписи документов УКЭП, если это требуется.

1. Оформление
В распределенной компании бумажный процесс растягивается на недели: если документы между офисами и удаленными командами пересылают почтой, к моменту их получения сотрудник может уже покинуть компанию.

Важно: в таком процессе недостаточно просто перевести подписание в электронный вид: маршрут документа в КЭДО должен автоматически учитывать юрлицо, подразделение и участников согласования.

2. Отпуск: от заявления до приказа
В распределенных командах согласование отпуска часто зависит от руководителей из разных регионов. На бумаге это превращается в долгий цикл согласований и подписаний.
Важно: при матричном подчинении недостаточно знать только формального руководителя. Система кадрового ЭДО должна учитывать реальную управленческую структуру.

3. Кадровые изменения: переводы, совместительство, изменение условий трудового договора

В сложных структурах один сотрудник может быть связан с несколькими юрлицами, подразделениями и руководителями. Любое изменение требует корректного оформления сразу по нескольким контурам.
Важно: платформа КЭДО должна предоставлять возможность учитывать структуру компании, чтобы снижать количество ручных операций кадровой службы.

□ Потребность в контроле статусов кадровых документов — кадровые специалисты ежедневно пишут и звонят сотрудникам и руководителям.
□ Необходимость непрерывно править маршруты согласования вручную.
□ Возникновение дублей данных из-за наличия совместителей и нескольких юрлиц — потребность в постоянной актуализации сведений.
□ Нестабильность синхронизации с «1С».
□ Отсутствие автоматического включения руководителей в маршруты — их приходится добавлять вручную с учетом структуры компании.
□ Отсутствие единой картины для головного офиса и непрозрачность процессов.

Во многих компаниях существуют сразу две структуры. Первая — юридическая, которая отражает штатное расписание, подразделения и непосредственных руководителей. Вторая — управленческая, по которой компания фактически работает каждый день.
Если КЭДО строит маршруты только на основе юридической структуры, документы начинают уходить не тем согласующим, процессы затягиваются, а кадровой службе приходится вручную корректировать маршруты.

Инструмент позволяет вести одновременно несколько моделей управления — юридическую, управленческую, проектную или дивизиональную — и использовать их при построении маршрутов согласования. Благодаря этому кадровые процессы соответствуют тому, как компания действительно устроена, а не только тому, как она описана в «1С».

Преимущества модуля:

• хранение и поддержание нескольких структур — юридической, управленческой, проектной, дивизиональной;
• возможность вносить изменения в режиме черновика и обновлять сведения в нужный момент — например, после финального согласования ФОТ;
• упрощение адаптации сотрудников — они могут легко найти коллегу, узнать его должность и контакты;
• настройка маршрутов согласования в КЭДО благодаря автоматическому добавлению руководителей из оргструктуры;
• возможность использовать инструмент при матричном управлении: один сотрудник может быть включен в несколько структур с разными руководителями.

□ Возможность разделять доступы по юрлицам и подразделениям.
□ Возможность настраивать маршруты согласования по типам документов.
□ Поддержка матричного управления системой КЭДО.
□ Наличие интеграций с «1С» и другими кадровыми системами, легкость их настройки.
□ Наличие автоматических статусов, уведомления и эскалации на руководителя.
□ Возможность подключать новые филиалы без долгих доработок.
□ Устройство электронного архива и доступные опции.
□ Наличие защищенного мобильного приложения для сотрудников с поддержкой двухфакторной аутентификации и единой технологии входа (SSO).