Как ускорить работу отдела КДП в 2 раза: кейс АО «БТС СК Мост»

Акционерное общество «Бамтоннельстрой СК Мост» входит в группу компаний Бамтоннельстрой-Мост. Это одно из самых крупных в России предприятий, специализирующихся на строительстве тоннелей, мостов, железных и автомобильных дорог, портов, причалов, гидротехнических сооружений.

• 600+ сотрудников: 10% персонала в офисах, 90% — вахтовые сотрудники.
• 5 офисов: Москва, Амурская область, Приморский край, Самарская область, Челябинская область.
• Отдел кадров для всех обособленных подразделений — в Москве.

У АО «БТС СК Мост» множество удаленных объектов по всей России, а большая часть персонала работает на стройке вахтовым методом. При этом единый отдел кадров расположен в Москве. Из-за этого у компании возникали проблемы со своевременным получением оригиналов кадровых документов. А иногда документы терялись во время доставки и приходилось восстанавливать.

С переходом на КЭДО АО «БТС СК Мост» хотело:

• тратить меньше времени на работу с документами сотрудников;
• сократить расходы на кадровый документооборот;
• отказаться от обычного архива в пользу электронного;
• ускорить все кадровые процессы.

Инициатива по переходу на кадровый электронный документооборот принадлежала генеральному директору компании, который всегда поддерживает внедрение инновационных инструментов в работу.

Поиск подходящего решения занял у АО «БТС СК Мост» несколько месяцев. Для компании было важно, чтобы подрядчик имел большой опыт внедрения КЭДО и работы с разными сферами бизнеса.

Среди других требований:

• готовый модуль интеграции с 1С без индивидуальной настройки под бизнес-процессы;
• быстрый бесплатный выпуск УНЭП для сотрудников без необходимости лично приезжать в удостоверяющий центр;
• удобный и понятный сервис как для рядовых сотрудников, так и для отдела КДП;
• прозрачное ценообразование;
• быстрое и простое внедрение решения.

Компания рассматривала семь систем для кадрового электронного документооборота и в итоге остановила выбор на платформе HRlink.

Внедрение КЭДО на все 600 сотрудников заняло у АО «БТС СК Мост» два с половиной месяца. За это время компания интегрировала HRlink с 1С:ЗУП и настроила гибкие маршруты подписания. Самым сложным этапом стало согласование всех решений с группой, в которую входит компания.

АО «БТС СК Мост» перевело в электронный вид сразу все типы кадровых документов, а в качестве фокус-группы выступили сами сотрудники отдела КДП. После тестирования системы решение масштабировали на все остальные подразделения.

Людям свойственно скептически относиться к большинству новшеств: какими бы прогрессивными они ни были, это автоматически настораживает. Поэтому некоторые вахтовые сотрудники компании в удаленных уголках страны опасались переходить на КЭДО. Но после того как руководство АО «БТС СК Мост» продемонстрировало все преимущества системы HRlink, ее оценили по достоинству.

Переход на КЭДО оценили как сотрудники компании, так и руководство. Теперь документы можно отправить и подписать из любой точки.

С КЭДО компании удалось безопасно и законно автоматизировать множество кадровых процессов, связанных с работой с персоналом. Это, например, приемы, переводы, увольнения и т.п.

Также компания смогла структурировать работу отдела КДП.

• 99% сотрудников пользуются КЭДО.
• Скорость работы специалистов КДП увеличилась в два раза.
• Сократились расходы на курьеров, бумагу и электроэнергию.