Электронные архивы могут стать обязательными: предпосылки и преимущества

С сентября 2023 года изменился порядок работы с архивными документами. Новые правила утвердил Росархив. Часть из которых коснулась порядка работы с цифровыми документами в архивах. Теперь задачу по их хранению можно передать подрядчику, для которого это уставная деятельность. А на федеральном портале с проектами нормативных актов уже размещён текст нового закона об электронных архивах. Сейчас он находится на этапе независимой антикоррупционной экспертизы.

Подробнее о содержании проекта закона и удобстве цифровых архивов читайте в статье.

Новая версия закона о цифровых архивах — часть национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации». В последние годы сфере создания и использования электронных документов уделяется всё больше внимания на государственном уровне. Это происходит по нескольким причинам:

• госорганы и юрлица всё чаще переходят на цифровые документы;
  
• количество документов на бумажных носителях постоянно растёт;
  
• оптимизация бизнес-процессов позволит уменьшить расходы на хранение и сортировку физических документов.

В законопроекте указан ряд способов, которые можно будет использовать для перевода документа с материального носителя в цифровой вид и обратно. А также для смены формата электронных файлов. Важная деталь: согласно проекту те, кто создал цифровые дубликаты документов, смогут хранить бумажные варианты всего один год.

Сортировка и хранение кадровых документов на бумаге — трудоемкая задача. Заявления и приказы необходимо сортировать и распределять по личным делам сотрудников. Эта механическая работа отнимает у специалистов отдела кадров драгоценное время. А для хранения физических папок нужно всё больше и больше места. Цифровой архив — удобная альтернатива бумажным копиям документов. Такой формат позволяет бизнесу сократить расходы на печать, покупку техники и пространство для хранения.

Компании могут использовать тот тип электронного архива, который им удобен. Выделим три основных:

• Локальный архив. В этом случае документы хранятся на физических носителях — флешках, жестких дисках и т.п. Получить к ним доступ можно без выхода в Интернет.
  
• Облачный архив. При таком типе хранения документы находятся в цифровом хранилище в облачной среде. Для их просмотра необходим выход в Интернет.
  
• Электронный архив в решении для ЭДО или КЭДО. При таком типе хранения за безопасность документов отвечает провайдер решения.
  

Размещение файлов в электронном архиве — один из главных плюсов перехода на КЭДО. Компания получает свободный доступ к своим документам в любое время, а процессы КДП налаживаются. В HRlink доступны две опции размещения документов в архиве — в облаке и On-Premise, то есть на сервере клиента в его собственном контуре.

У обязательного внедрения электронных архивов и кадровых документов есть несколько предпосылок.

Во-первых, за последние несколько лет завершился эксперимент по использованию КЭДО, и эту практику закрепили на законодательном уровне (№377-ФЗ). Теперь любые компании и ИП могут перевести КДП в цифровой вид.

Во-вторых, в 2023 году стартовал эксперимент по использованию КЭДО в госорганах РФ.

В-третьих, в сентябре 2023 вступили в силу новые правила работы с архивными документами. Кроме того, проект нового федерального закона об электронных архивах уже находится на рассмотрении.

Можно сказать, что перспектива обязательного перехода на электронные архивы в ближайшие годы вполне реальна. Это соответствует общему курсу на цифровизацию, который был взят в последние несколько лет. Внедрение обязательного кадрового электронного документооборота вписывается в эту тенденцию. Сегодня использование решений для КЭДО остается добровольным. Поэтому у бизнеса есть шанс изучить эту технологию и перейти на цифровые документы, пока это не стало обязательным.