Как Sunlight перевели
7 000 сотрудников
на КЭДО

Sunlight — большая и динамично развивающаяся ювелирная компания. Сегодня под этим единым брендом работает развитая сеть магазинов и современная ИТ-функция. У Sunlight:

• 600+ магазинов по всей России;
  
• 241 город присутствия;
  
• 6500+ сотрудников;
  
• офис в Москве.

Ювелирный ритейлер полностью перешел на кадровый электронный документооборот. Выбор решения для внедрения пал на сервис кадрового ЭДО HRLink — партнёрский продукт из портфеля БФТ-Холдинга, который полностью удовлетворяет потребности Sunlight в области кадрового делопроизводства. О том, чем был неудобен бумажный документооборот, как внедрялась система КЭДО и каких результатов уже удалось достичь, рассказала Мария Касалинская, директор по корпоративной культуре и организационному развитию компании Sunlight.

Идея о переходе на КЭДО возникла в конце прошлого года. К тому моменту розничная сеть компании начала расти очень быстрыми темпами. Только за текущий год у нас прибавилось 100 магазинов. Соответственно, объем операционной работы и нагрузка как на линейных кадровых специалистов, так и на директоров магазинов значительно увеличились. Нашей задачей было эту нагрузку снизить.

Специфика ювелирного ритейла заключается в том, что ни один клиент не сможет совершить покупку без участия продавца. Наши сотрудники должны открывать витрины, показывать украшения, консультировать. И весь этот процесс требует ежеминутного контроля. Поэтому директор магазина всегда вовлечён в процесс продаж на 100% и параллельные обязанности, в том числе связанные с кадровым документооборотом, нужно автоматизировать максимально.

Кроме этого, у нашей компании территориально распределённая структура. Центральный офис находится в Москве, а магазины расположены по всей стране — вплоть до Хабаровска. Страна у нас огромная, и расстояния, а также разница в часовых поясах, значительно влияли на скорость документооборота. Например, с Хабаровским филиалом из-за разницы во времени подача заявления на отпуск могла занимать до двух дней.

Есть и еще одна особенность работы нашей компании. Объём документов, который мы генерируем, в два раза больше, нежели у других розничных компаний. У Sunlight помимо бизнеса по продаже ювелирных изделий есть направление по ломбардной деятельности. По закону такую деятельность может осуществлять только отдельное юрлицо, которое целенаправленно ею занимается. Соответственно, документооборот по таким сотрудникам двойной. Чтобы, например, уйти в отпуск нужно писать не одно заявление, а два — на каждое юрлицо.

Таким образом, у компании была колоссальная потребность в сокращении объёмов операционной работы с документами и уменьшении времени на эту работу.

При выборе решения мы руководствовались несколькими важными для нас критериями. Первый из них — возможность сервиса вести документооборот по физическому лицу, которое трудоустроено в двух юрлицах. Ряд программных продуктов, которые мы рассматривали, не могли корректно работать в таком режиме или не предоставляли всего нужного инструментария.

У нас в Sunlight есть собственное мобильное приложение для работников розничной сети, через которое сотрудники решают большинство рабочих задач. Нам было важно, чтобы наша экосистема оставалась единой, и мы могли легко в неё интегрировать систему КЭДО, а не заставлять наших сотрудников скачивать дополнительные приложения.

Еще одним важным моментом для нас была возможность интеграции с локальной системой ведения кадрового учета, реализованной на решении от российского поставщика систем управления предприятием. Нам было важно выбрать такой сервис КЭДО, который был бы с ним совместим, и кадровики могли бы работать через привычный продукт. Сейчас кадровые специалисты работают в привычном для себя контуре, а остальное происходит за счёт интеграции и автоматизации.

Мы сравнивали функциональные возможности пяти решений от различных вендоров. Выбор в итоге пал сервис HRlink. Он в полной мере соответствует нашим запросам, и в нём есть вся нужная нам функциональность.

В начале проекта мы поставили перед собой две основных задачи: первая — перевести на КЭДО все отделы и подразделения, вторая — выстроить максимально удобные процессы на новой платформе для кадровых специалистов.

Начали внедрение с пилотной группы, которая состояла из 250 человек. Это были наиболее продвинутые в области IT сотрудники. После этого мы перевели на новую систему сотрудников центрального офиса и складские службы. Параллельно мы дорабатывали решение под наши потребности и налаживали процессы совместимости с имеющимися у нас системами управления предприятием. По функциональности, кстати, мы тоже начинали с ограниченного количества процессов. Сначала переводили документооборот только по отпускам, дальше начали настраивать другие: кадровые переводы, заявления и так далее.

После перехода на КЭДО всего центрального офиса и склада мы начали запуск процесса в розничной сети по регионам. Каждые две с половиной недели запускали по два региона. Таким образом, всего за восемь месяцев нам удалось перевести на КЭДО все службы и подразделения компании, а это около 7000 сотрудников!

Вместе с руководителем отдела кадров мы собрали её сотрудников, около 30 человек, и рассказали о предстоящем проекте. Они позитивно восприняли эту инициативу и сразу подключились к переносу всех процессов на новую платформу. В итоге, каждый внёс свой вклад в успех внедрения, и мы вручили всем грамоты и корпоративный мерч (лимитированные часы Sunlight). Гордимся тем, что у нас есть такая сплочённая команда кадровиков.

Обучение сотрудников проводили как очно, так и в режиме онлайн. Использовали разные форматы: от видеоконференций для директоров магазинов до создания обучающих курсов и коротких видеоинструкций. У HRlink, кстати, есть хорошие инструкции в базе знаний, которыми мы пользовались для построения процесса обучения.

Мы уже подписали более 88 000 документов в электронном виде. Внедрение электронного документооборота, в том числе позволило нам избавиться от огромного количества бумажной документации, которую нужно было хранить, что освободило нам офисное пространство.

Важным показателем, свидетельствующим о хорошем результате, можно назвать минимальное количество обращений в поддержку. Сейчас это всего 3-5 обращений в день, а большинство из них с вопросами по процессам.

Про оптимизацию приведу такой пример: до внедрения КЭДО у нас было очень много печатных форм и разных типов заявлений. Только заявлений на кадровый перевод было шесть разных видов, заявлений на изменение персональных данных было пять вариантов. Благодаря HRlink у нас теперь по одному виду заявления по каждому из названных действий.

По поводу обратной связи, результат работы можно оценить одной фразой, которую я, наверное, буду очень долго вспоминать. В какой-то момент система КЭДО была недоступна, и специалист спросил меня: «А как тогда мы этот документ отправляем?» Я говорю: «На бумаге». Он искренне удивился: «Это как? А как я потом получу подписанный?».

Мы будем переводить в электронный формат всю бухгалтерию, связанную с HR. Кроме того, начали заниматься интеграцией в КЭДО документооборота по командировкам. Ключевые рабочие процессы, связанные с документооборотом, переведены в КЭДО, основной поток документов уже там. Но мы не остановимся, пока не переведем все документы в электронный вид.