Благодаря КЭДО, сотрудники SUNLIGHT забыли как оформлять бумажные документы

SUNLIGHT — большая и динамично развивающаяся ювелирная компания. Сегодня под этим единым брендом работает развитая сеть магазинов и современная ИТ-функция. У SUNLIGHT:

• 600+ магазинов по всей России;
  
• 241 город присутствия;
  
• 6500+ сотрудников;
  
• офис в Москве.

Бóльшая часть сотрудников компании работает на местах, то есть в торговых точках, в офисе или на складе. И только небольшая часть ИТ-персонала выполняет свои задачи удалённо.

Для оптимизации работы отдела кадров. До внедрения КЭДО отдел кадрового делопроизводства и архив располагались в центральном офисе. Любой документ, подписанный в магазине в другом городе, отправляли в Москву. У SUNLIGHT собственная курьерская служба, которая доставляет украшения по всей стране. Это помогало отделу кадров экономить на работе почтовых служб. Но отправка всё равно отнимала много времени.

Хотели снизить объём операционных задач у директоров магазинов. С каждым годом ассортимент украшений и количество покупателей возрастает. Чтобы снять часть операционной нагрузки с директоров магазинов, в SUNLIGHT начали поиск решения для КЭДО.

Идея о переходе на кадровый электронный документооборот появилась в компании осенью 2022 года. Поиск подходящего решения занял около месяца. В SUNLIGHT изучали системы от пяти провайдеров.

Ещё для SUNLIGHT было важно:

• иметь возможность подписывать документы после сотрудников;
  
• выбрать систему с понятным интерфейсом;
  
• быть уверенными в качестве работы самой платформы.

В итоге в компании остановили свой выбор на КЭДО-платформе HRlink.

Внедрение системы началось в январе 2023 года и продлилось 8 месяцев. Сначала на КЭДО перевели внутреннюю ИТ-компанию SUNLIGHT. В эту тестовую группу вошли 250 человек. Компании было важно опробовать технологию на тех сотрудниках, которые работают удалённо. После тестовой группы на КЭДО перешёл весь офис и склад. Последним этапом был запуск системы в регионах.

Довольно много времени ушло на то, чтобы наладить глубокую интеграцию HRlink с 1С. Теперь сотрудники КДП SUNLIGHT работают со всем документами только в 1С и отправляют их из одной системы в другую напрямую.

Чтобы убедить сотрудников переходить на КЭДО, директор по корпоративной культуре и организационному развитию лично проводила встречи с подразделениями.Сначала с руководителями, а потом и с рядовыми сотрудниками, начиная с ИТ-подразделения и заканчивая магазинами во всех регионах. В итоге на КЭДО не перешли всего 11 сотрудников из 6500.

Как и планировалось, SUNLIGHT удалось наладить процессы кадрового делопроизводства.

• Сотрудники быстро подписывают документы.
  
• Специалистам КДП не нужно ждать, пока приедет курьер с конвертом бумаг.
  
• Трудоустройство в нескольких юр.лицах (в случае необходимости) больше не вызывает столько проблем.
  

Забота о сотрудниках — одна из важных задач бизнеса. От благополучия работников зависит атмосфера в коллективе, и, как следствие — продуктивность работы. Больше о концепции Well-being и практиках, которые помогают компаниям её поддерживать, мы рассказали в статье.

Перевод кадрового документооборота — один из способов облегчить работу сотрудников.
Модульбанку переход на КЭДО помог освободить время действующего персонала, при этом HR-бренд компании улучшился. Система КЭДО стала подтверждением того, что в компании мало бюрократии, и компания реально заботится о своих работниках.