Как Sunlight перевели
7 000 сотрудников
на КЭДО

Опубликован: 18 октября 2023
Чтение: 8 минут
Подписаться на рассылку
Полезные материалы про цифровую HR-трансформацию и КЭДО
Автор статьи
Лера Романова
Копирайтер в HRlink
Sunlight — большая и динамично развивающаяся ювелирная компания. Сегодня под этим единым брендом работает развитая сеть магазинов и современная ИТ-функция. У Sunlight:

  • 600+ магазинов по всей России;
  • 241 город присутствия;
  • 6500+ сотрудников;
  • офис в Москве.
Ювелирный ритейлер полностью перешел на кадровый электронный документооборот. Выбор решения для внедрения пал на сервис кадрового ЭДО HRLink — партнёрский продукт из портфеля БФТ-Холдинга, который полностью удовлетворяет потребности Sunlight в области кадрового делопроизводства. О том, чем был неудобен бумажный документооборот, как внедрялась система КЭДО и каких результатов уже удалось достичь, рассказала Мария Касалинская, директор по корпоративной культуре и организационному развитию компании Sunlight.
Больше о возможностях КЭДО расскажут наши эксперты на персональной демо-встрече. Узнайте все о преимуществах электронных документов и о том, как подготовиться к переходу.
Запишитесь на бесплатный онлайн-воркшоп
Узнайте как HRlink поможет именно вашему бизнесу
Почему компания решила отказаться от бумажного документооборота и перейти на КЭДО?
Идея о переходе на КЭДО возникла в конце прошлого года. К тому моменту розничная сеть компании начала расти очень быстрыми темпами. Только за текущий год у нас прибавилось 100 магазинов. Соответственно, объем операционной работы и нагрузка как на линейных кадровых специалистов, так и на директоров магазинов значительно увеличились. Нашей задачей было эту нагрузку снизить.

Специфика ювелирного ритейла заключается в том, что ни один клиент не сможет совершить покупку без участия продавца. Наши сотрудники должны открывать витрины, показывать украшения, консультировать. И весь этот процесс требует ежеминутного контроля. Поэтому директор магазина всегда вовлечён в процесс продаж на 100% и параллельные обязанности, в том числе связанные с кадровым документооборотом, нужно автоматизировать максимально.

Кроме этого, у нашей компании территориально распределённая структура. Центральный офис находится в Москве, а магазины расположены по всей стране — вплоть до Хабаровска. Страна у нас огромная, и расстояния, а также разница в часовых поясах, значительно влияли на скорость документооборота. Например, с Хабаровским филиалом из-за разницы во времени подача заявления на отпуск могла занимать до двух дней.

Есть и еще одна особенность работы нашей компании. Объём документов, который мы генерируем, в два раза больше, нежели у других розничных компаний. У Sunlight помимо бизнеса по продаже ювелирных изделий есть направление по ломбардной деятельности. По закону такую деятельность может осуществлять только отдельное юрлицо, которое целенаправленно ею занимается. Соответственно, документооборот по таким сотрудникам двойной. Чтобы, например, уйти в отпуск нужно писать не одно заявление, а два — на каждое юрлицо.

Таким образом, у компании была колоссальная потребность в сокращении объёмов операционной работы с документами и уменьшении времени на эту работу.
Какие критерии при выборе платформы КЭДО рассматривались в первую очередь?
При выборе решения мы руководствовались несколькими важными для нас критериями. Первый из них — возможность сервиса вести документооборот по физическому лицу, которое трудоустроено в двух юрлицах. Ряд программных продуктов, которые мы рассматривали, не могли корректно работать в таком режиме или не предоставляли всего нужного инструментария.

У нас в Sunlight есть собственное мобильное приложение для работников розничной сети, через которое сотрудники решают большинство рабочих задач. Нам было важно, чтобы наша экосистема оставалась единой, и мы могли легко в неё интегрировать систему КЭДО, а не заставлять наших сотрудников скачивать дополнительные приложения.

Еще одним важным моментом для нас была возможность интеграции с локальной системой ведения кадрового учета, реализованной на решении от российского поставщика систем управления предприятием. Нам было важно выбрать такой сервис КЭДО, который был бы с ним совместим, и кадровики могли бы работать через привычный продукт. Сейчас кадровые специалисты работают в привычном для себя контуре, а остальное происходит за счёт интеграции и автоматизации.

Мы сравнивали функциональные возможности пяти решений от различных вендоров. Выбор в итоге пал сервис HRlink. Он в полной мере соответствует нашим запросам, и в нём есть вся нужная нам функциональность.
Полезные материалы про HR и КЭДО
Telegram
Рассылка
Проект получился достаточно масштабным. Расскажите о его основных этапах.
В начале проекта мы поставили перед собой две основных задачи: первая — перевести на КЭДО все отделы и подразделения, вторая — выстроить максимально удобные процессы на новой платформе для кадровых специалистов.

Начали внедрение с пилотной группы, которая состояла из 250 человек. Это были наиболее продвинутые в области IT сотрудники. После этого мы перевели на новую систему сотрудников центрального офиса и складские службы. Параллельно мы дорабатывали решение под наши потребности и налаживали процессы совместимости с имеющимися у нас системами управления предприятием. По функциональности, кстати, мы тоже начинали с ограниченного количества процессов. Сначала переводили документооборот только по отпускам, дальше начали настраивать другие: кадровые переводы, заявления и так далее.

После перехода на КЭДО всего центрального офиса и склада мы начали запуск процесса в розничной сети по регионам. Каждые две с половиной недели запускали по два региона. Таким образом, всего за восемь месяцев нам удалось перевести на КЭДО все службы и подразделения компании, а это около 7000 сотрудников!
Как сотрудники разных отделов и направлений, с различным уровнем технологической подкованности, восприняли эти изменения? Какая работа с сотрудниками проводилась в процессе внедрения?
Вместе с руководителем отдела кадров мы собрали её сотрудников, около 30 человек, и рассказали о предстоящем проекте. Они позитивно восприняли эту инициативу и сразу подключились к переносу всех процессов на новую платформу. В итоге, каждый внёс свой вклад в успех внедрения, и мы вручили всем грамоты и корпоративный мерч (лимитированные часы Sunlight). Гордимся тем, что у нас есть такая сплочённая команда кадровиков.

Обучение сотрудников проводили как очно, так и в режиме онлайн. Использовали разные форматы: от видеоконференций для директоров магазинов до создания обучающих курсов и коротких видеоинструкций. У HRlink, кстати, есть хорошие инструкции в базе знаний, которыми мы пользовались для построения процесса обучения.
Каковы первые результаты проекта?
Мы уже подписали более 88 000 документов в электронном виде. Внедрение электронного документооборота, в том числе позволило нам избавиться от огромного количества бумажной документации, которую нужно было хранить, что освободило нам офисное пространство.

Важным показателем, свидетельствующим о хорошем результате, можно назвать минимальное количество обращений в поддержку. Сейчас это всего 3-5 обращений в день, а большинство из них с вопросами по процессам.
Насколько вам удалось минимизировать рутинные операции, связанные с кадровым документооборотом? Какую обратную связь получаете от сотрудников, которых «разгрузили»?
Про оптимизацию приведу такой пример: до внедрения КЭДО у нас было очень много печатных форм и разных типов заявлений. Только заявлений на кадровый перевод было шесть разных видов, заявлений на изменение персональных данных было пять вариантов. Благодаря HRlink у нас теперь по одному виду заявления по каждому из названных действий.

По поводу обратной связи, результат работы можно оценить одной фразой, которую я, наверное, буду очень долго вспоминать. В какой-то момент система КЭДО была недоступна, и специалист спросил меня: «А как тогда мы этот документ отправляем?» Я говорю: «На бумаге». Он искренне удивился: «Это как? А как я потом получу подписанный?».
Поделитесь планами компании по развитию направления КЭДО? Какие процессы еще необходимо закрыть? Возможно, планируется внедрение или уже внедряются новые недавно анонсированные модули?
Мы будем переводить в электронный формат всю бухгалтерию, связанную с HR. Кроме того, начали заниматься интеграцией в КЭДО документооборота по командировкам. Ключевые рабочие процессы, связанные с документооборотом, переведены в КЭДО, основной поток документов уже там. Но мы не остановимся, пока не переведем все документы в электронный вид.
Больше о том, как происходит внедрение HRlink, вы можете узнать здесь. А если вы хотите задать вопросы о КЭДО нашим специалистам, запишитесь на бесплатную индивидуальную консультацию.
Запись на бесплатную консультацию
+7
Afghanistan (افغانستان)
+93
Albania (Shqipëri)
+355
Algeria (الجزائر)
+213
Andorra
+376
Angola
+244
Armenia (Հայաստան)
+374
Antigua and Barbuda
+1 (268)
Argentina
+54
Australia
+61
Austria (Österreich)
+43
Azerbaijan (Azərbaycan)
+994
Bahamas
+1 (242)
Bahrain (البحرين)
+973
Bangladesh (বাংলাদেশ)
+880
Barbados
+1 (246)
Belarus (Беларусь)
+375
Belgium (België)
+32
Belize
+501
Benin (Bénin)
+229
Bhutan (འབྲུག)
+975
Bolivia
+591
Bosnia and Herzegovina
+387
Botswana
+267
Brazil (Brasil)
+55
Brunei
+673
Bulgaria (България)
+359
Burkina Faso
+226
Burundi (Uburundi)
+257
Cambodia (កម្ពុជា)
+855
Cameroon (Cameroun)
+237
Canada
+1
Cape Verde (Kabu Verdi)
+238
Caribbean Netherlands
+599
Cayman Islands
+1
Central African Republic (République centrafricaine)
+236
Chad (Tchad)
+235
Chile
+56
China (中国)
+86
Colombia
+57
Comoros (جزر القمر)
+269
Congo (DRC) (Jamhuri ya Kidemokrasia ya Kongo)
+243
Congo (Republic) (Congo-Brazzaville)
+242
Cook Islands
+682
Costa Rica
+506
Cote d’Ivoire
+225
Croatia (Hrvatska)
+385
Cuba
+53
Cyprus (Κύπρος)
+357
Czech Republic (Česká republika)
+420
Denmark (Danmark)
+45
Djibouti
+253
Dominica
+1 (767)
Dominican Republic (República Dominicana)
+1
Ecuador
+593
Egypt (مصر)
+20
El Salvador
+503
Equatorial Guinea (Guinea Ecuatorial)
+240
Eritrea
+291
Estonia (Eesti)
+372
Ethiopia
+251
Fiji
+679
Finland (Suomi)
+358
France
+33
Gabon
+241
Gambia
+220
Georgia (საქართველო)
+995
Germany (Deutschland)
+49
Ghana (Gaana)
+233
Greece (Ελλάδα)
+30
Grenada
+1 (473)
Guatemala
+502
Guinea (Guinée)
+224
Guinea-Bissau (Guiné Bissau)
+245
Guyana
+592
Haiti
+509
Honduras
+504
Hong Kong (香港)
+852
Hungary (Magyarország)
+36
Iceland (Ísland)
+354
India (भारत)
+91
Indonesia
+62
Iran (ایران)
+98
Iraq (العراق)
+964
Ireland
+353
Israel (ישראל)
+972
Italy (Italia)
+39
Jamaica
+1
Japan (日本)
+81
Jordan (الأردن)
+962
Kazakhstan (Казахстан)
+7
Kenya
+254
Kiribati
+686
Kosovo (Republic)
+383
Kuwait (الكويت)
+965
Kyrgyzstan (Кыргызстан)
+996
Laos (ລາວ)
+856
Latvia (Latvija)
+371
Lebanon (لبنان)
+961
Lesotho
+266
Liberia
+231
Libya (ليبيا)
+218
Liechtenstein
+423
Lithuania (Lietuva)
+370
Luxembourg
+352
Macao
+853
Macedonia (FYROM) (Македонија)
+389
Madagascar (Madagasikara)
+261
Malawi
+265
Malaysia
+60
Maldives
+960
Mali
+223
Malta
+356
Marshall Islands
+692
Mauritania (موريتانيا)
+222
Mauritius (Moris)
+230
Mexico (México)
+52
Mexico (México)
+521
Micronesia
+691
Moldova (Republica Moldova)
+373
Monaco
+377
Mongolia (Монгол)
+976
Montenegro (Crna Gora)
+382
Morocco (المغرب)
+212
Mozambique (Moçambique)
+258
Myanmar (Burma) (မြန်မာ)
+95
Namibia (Namibië)
+264
Nauru
+674
Nepal (नेपाल)
+977
Netherlands (Nederland)
+31
New Caledonia
+687
New Zealand
+64
Nicaragua
+505
Niger (Nijar)
+227
Nigeria
+234
Niue
+683
North Korea (조선 민주주의 인민 공화국)
+850
Norway (Norge)
+47
Oman (عُمان)
+968
Panama
+507
Pakistan (پاکستان)
+92
Palau
+680
Palestinian Territory
+970
Papua New Guinea
+675
Paraguay
+595
Peru (Perú)
+51
Philippines
+63
Poland (Polska)
+48
Portugal
+351
Qatar (قطر)
+974
Romania (România)
+40
Russian Federation (Российская Федерация)
+7
Rwanda
+250
Saint Kitts and Nevis
+1 (869)
Saint Lucia
+1 (758)
Saint Vincent and the Grenadines
+1 (784)
Samoa
+685
San Marino
+378
Sao Tome and Principe (São Tomé e Príncipe)
+239
Saudi Arabia (المملكة العربية السعودية)
+966
Senegal (Sénégal)
+221
Serbia (Србија)
+381
Seychelles
+248
Sierra Leone
+232
Singapore
+65
Slovakia (Slovensko)
+421
Slovenia (Slovenija)
+386
Solomon Islands
+677
Somalia (Soomaaliya)
+252
South Africa
+27
South Korea (대한민국)
+82
South Sudan (جنوب السودان)
+211
Spain (España)
+34
Sri Lanka (ශ්‍රී ලංකාව)
+94
Sudan (السودان)
+249
Suriname
+597
Swaziland
+268
Sweden (Sverige)
+46
Switzerland (Schweiz)
+41
Syria (سوريا)
+963
Taiwan (台灣)
+886
Tajikistan
+992
Tanzania
+255
Thailand (ไทย)
+66
Togo
+228
Tonga
+676
Trinidad and Tobago
+1 (868)
Tunisia (تونس)
+216
Turkey (Türkiye)
+90
Turkmenistan
+993
Tuvalu
+688
Uganda
+256
Ukraine (Україна)
+380
United Arab Emirates (الإمارات العربية المتحدة)
+971
United Kingdom
+44
USA
+1
Uruguay
+598
Uzbekistan (Oʻzbekiston)
+998
Vanuatu
+678
Vatican City (Città del Vaticano)
+39
Venezuela
+58
Vietnam (Việt Nam)
+84
Yemen (اليمن)
+967
Zambia
+260
Zimbabwe
+263
Мы свяжемся с вами в рабочее время, чтобы назначить встречу
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c Политикой конфиденциальности
Ещё в нашем блоге
Ещё в нашем блоге
Ещё в нашем блоге
Ещё в нашем блоге
Ещё в нашем блоге
Читайте также: