300 сотрудников
в разных офисах
и один
специалист КДП:
КЭДО для ArrowMedia

ArrowMedia — digital-агентство с интеллектуальным подходом, которое начинает свою историю с 2004 года. Компания предоставляет полный спектр услуг в сфере интернет-рекламы: performance и brandformance с упором на аналитические решения. Среди клиентов ArrowMedia — лидеры рынка: ПИК, Лэтуаль, Пятерочка, Перекресток, Самолёт и Сбермаркет.

• 19 лет на рынке;
  
• центральный офис в Москве и подразделение в Красноярске;
  
• около 300 сотрудников;
  
• 1 специалист кадрового делопроизводства на всю команду.
  

Рекламный рынок динамично развивается и быстро адаптируется к внешним факторам и появляющимся трендам. Агентство ArrowMedia, как часть такой индустрии, стремится не только использовать передовые решения для своих клиентов, но и регулярно улучшать бизнес-процессы внутри. Переход на кадровый электронный документооборот — доказательство тому, поскольку он увеличивает скорость выполнения задач и минимизирует бумажную волокиту.

Примерно треть сотрудников ArrowMedia работает в Красноярске. Это всегда было мощным УТП для агентства, так как из-за разницы во времени бэк-офис может «закрывать задачи вчерашним днём». Обмен бумажными версиями кадровых документов проходил 2 раза в месяц, отправка почтой отнимала много времени, а макулатура копилась.

Инициатором внедрения кадрового электронного документооборота стал специалист КДП. Это был стратегический необходимый шаг для оптимизации ресурса. Тогда в ArrowMedia решили поддерживать тренд на диджитализацию и в этом вопросе.

Специалист КДП агентства проанализировала всех вендоров КЭДО на рынке, их коммерческие предложения и презентации. Главным критерием для ArrowMedia было удобство решения именно для рядовых сотрудников, а также надежность и перспективы развития поставщика. Чем больше возможностей для интеграции с внутренними ресурсами компании, корпоративным порталом, тем меньше трудностей у отдела HR. А понятные процессы получения и подписания документов через «сложные» ‎ЭЦП вызывают больше энтузиазма и одобрения со стороны сотрудников.

В итоге остановились на платформе HRlink, которая при оценке преимуществ получила больше всего баллов. Она выглядела как самая многообещающая по ряду параметров, среди которых:

• безопасность и вариативность видов поддерживаемых подписей;
• удобство использования системы как кадровыми работниками, так и всей командой;
• готовые модули интеграции с различными системами;
• качество, реальные отзывы и перспективы развития.

HRlink постоянно модернизируют свой сервис по запросу бизнеса в РФ, и это убедило агентство сделать выбор именно в их пользу.

На подготовку к переходу на КЭДО ушло около двух месяцев, ещё месяц заняло обучение специалиста КДП компании работе с системой и подключение всех сотрудников ArrowMedia к системе.

Бóльшая часть сотрудников ArrowMedia положительно восприняли новость о переходе на КЭДО. Но вскоре было выявлено существенное неудобство: ранее процесс по отпускам был реализован во внутренней ERP-системе, что помогало всей команде видеть отсутствующих. И несмотря на то, что внедрение КЭДО ускорило саму процедуру, агентство не смогло отказаться от графика отпусков в ERP. Из-за этого получили негативную обратную связь от сотрудников из-за дублирования действий, которую тут же решили общим мозговым штурмом.

Сейчас процесс реализован следующим образом: подача заявлений, согласование и подписание происходит на платформе HRlink, а отпуска подтягиваются в ERP за счёт её синхронизации с 1С. Следующая обсуждаемая точка роста — это интеграция с корпоративным порталом напрямую.

Теперь все сотрудники агентства обмениваются кадровыми документами в электронном виде и очень довольны таким уровнем автоматизации процессов.

• Увеличилась скорость подписания документов. Специалист отдела кадров может отправить договор или приказ на подпись и получить ответ уже через 10 минут. Даже от сотрудника на другом конце света.
• Сотрудники довольны тем, насколько в агентстве заботятся о реальном удобстве процессов для пользователей, а не просто модной автоматизацией

Через КЭДО и правда удобно работать с удалёнными сотрудниками, даже с теми, кто живёт за границей или часто путешествует. А еще в системе можно обмениваться документами с самозанятыми и исполнителями по договору ГПХ.

Хотите узнать больше о том, как переход на КЭДО поможет вашей компании? Менеджеры HRlink расскажут об этом на бесплатной консультации и помогут подобрать аргументы «‎за»‎ электронные документы для руководителя.